Wdrożenie RODO - ochrona danych osobowych w przedsiębiorstwie
Wdrożenie procesów to kolejny z etapów dostosowania organizacji do postanowień rozporządzenia o ochronie danych osobowych. Zostanie przeprowadzony w oparciu o wyniki zakończonego wcześniej audytu, oraz o plan działań wspólnie opracowany i zatwierdzony przez klienta.
Kluczowe zagadnienia, których plan dotyczy można podzielić na trzy kategorie:
- Przeprowadzenie analizy ryzyka dla wykrytych procesów.
Analiza poprzedzona jest inwentaryzacją elementów infrastruktury teleinformatycznej oraz weryfikacją zabezpieczeń wykorzystywanego oprogramowania. W przypadku zaistnienia takiej konieczności, przeprowadzenie i udokumentowanie oceny skutków dla ochrony danych dla procesów, w których zostanie stwierdzone znaczne ryzyko naruszenia prywatności (tzw. OSOD lub DPIA od data protection impact assessment). Następnie, zgodnie z zapotrzebowaniem, korespondencja z regulatorem (Urzędem Ochrony Danych Osobowych) albo podmiotami danych w celu ustalenia akceptowanego kształtu procesu przetwarzania. Istotną składową wdrożenia podejścia opartego na analizie ryzyka jest opracowanie samego modelu analizowania, rejestracji i zarządzania ryzykami. W tym zakresie LexDigital dostarcza funkcjonalne i sprawdzone rozwiązanie, które następnie integruje z obecnymi już u klienta narzędziami stosowanymi do analizy lub zarządzania ryzykiem.
- Legalizacja przypadków powierzenia oraz udostępnienia danych osobowych, poprzez doprowadzenie do zawarcia stosownych umów. LexDigital przygotowuje dedykowane i bezpieczne drafty umów powierzenia przetwarzania dla wszystkich zdiagnozowanych na etapie audytowym obszarów, w których klient potrzebuje zachować pełną autonomię i dynamikę wchodzenia w relacje umowne (np. w obszarze budowania sieci dystrybucji). Następnie opracowana zostaje zasada włączania zespołu specjalistów LexDigital w procesy negocjacji i oceny umów, których standaryzacja nie jest możliwa albo wskazana. Ostatecznie opracowane zostają aneksy do umów już obowiązujących, a niespełniających wymogów formalnych albo bezpieczeństwa w świetle nowych przepisów.
- Opracowanie procedur oraz przygotowanie dokumentacji. Zespół LexDigital przeprowadza konwersję zastanych zwyczajów oraz zasad postępowania w jednolity system korespondujących ze sobą procedur. W przypadku braku skrystalizowanych praktyk w obszarach kluczowych dla bezpieczeństwa, zostanie opracowana propozycja rozwiązań organizacyjnych, których ostateczny kształt zawsze weryfikuje i zatwierdza klient. Z chwilą skompletowania wszystkich procedur niezbędnych do właściwego zabezpieczenia danych, na ich podstawie opracowana zostaje dokumentacja, która służy przede wszystkim umożliwieniu jak najszybszego i przy tym skutecznego wdrożenia personelu w jego nowe obowiązki.
Zalecenia poaudytowe mogą dotyczyć również innych obszarów i wymagać innego typu działań:
- wsparcie merytoryczne przy doborze i zakupie technicznych i fizycznych środków ochrony,
- ustalenie standardu weryfikacji skuteczności przyjętych środków ochrony dla każdego procesu,
- przygotowanie klauzul zgód i klauzul obowiązku informacyjnego
- przeprowadzenie szkoleń dla personelu operacyjnego rzeczowo tłumaczących ich zakres obowiązków, kanały komunikacji i procedury postępowania w przypadku wystąpienia incydentu,
- przedłożenie propozycji sposobu rejestrowania incydentów, ewidencjonowania personelu upoważnionego, odbiorców danych oraz wniosków, skarg i zapytań,
- stworzenie rejestru czynności przetwarzania w postaci nadającej się do publikacji.
Wdrożenie RODO zostanie przeprowadzone nie tylko na poziomie dokumentacji i procedur, ale również na poziomie praktycznego zastosowania procedur. W tym celu przeprowadzone zostaną odpowiednie wizytacje i obserwacja procesów w organizacji. Celem jest stworzenie systemu zabezpieczeń ochrony danych, który jest zgodny z wytycznymi regulacji RODO, nie tylko na poziomie teoretycznym, ale również praktycznym.
Dowiedz się, jak przebiegają pozostałe etapy wprowadzenia RODO:
.png)
