TSUE zablokował Privacy Shield – zmiany w transferze danych do USA

Co w praktyce oznacza wyrok?

Przestała istnieć główna podstawa prawna do przesyłania danych z UE, czyli „Privacy Shield”. Obecnie „Privacy Shield”, jest główną podstawą prawną do transferu danych przez tysiące innych firm (w tym przez Facebook). Teraz, po stwierdzeniu nieważności Tarczy wiele przedsiębiorstw będzie musiało znaleźć inny sposób na legalizację tego przesyłu np. w oparciu o tzw. standardowe klauzule umowne.

Na jakiego rodzaju podmioty wpływa wyrok? Wyrok ma wpływ na wszystkie firmy mające siedzibę w UE, a współpracujące z amerykańskimi partnerami np. posiadające serwery w USA.

Jakie działania należy podjąć?

1. Wybór podstawy prawnej transferu

Jeżeli do transferu danych do USA wykorzystywaliśmy decyzję stwierdzającą odpowiedni poziom ochrony w postaci Privacy Shield musimy wybrać i wdrożyć jedno z następujących rozwiązań:

Standardowe klauzule ochrony danych – są to standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską lub przez organ nadzorczy i zatwierdzone przez Komisję Europejską. Wiążące reguły korporacyjne – są to reguły tworzone na potrzeby konkretnej grupy spółek, w której ustalone są zasady transferu danych, zatwierdzone przez organ nadzorczy.

Zatwierdzone kodeksy postępowania – są to kodeksy postępowania opracowane przez zrzeszenia i inne podmioty reprezentujące określone grupy przedsiębiorców. Kodeks postępowania może być uznany za odpowiednie zabezpieczenie dopiero po zatwierdzeniu jego treści przez właściwy organ nadzorczy. Na ten moment w Polsce żaden ze zgłoszonych kodeksów nie został formalnie zatwierdzony przez PUODO.

Zatwierdzony mechanizm certyfikacji – jest to możliwość uzyskania przez odbiorcę danych w państwie trzecim certyfikacji, mającej świadczyć o zgodności z RODO.

W obecnej sytuacji prawnej najbardziej efektywną drogą zalegalizowania transferu do USA będzie podpisanie standardowych klauzul umownych. Klauzule te powinny zostać zawarte w umowie z odbiorcą danych.

2. Aktualizacja Polityki prywatności i Polityki cookies na stronach internetowych

Tak jak w przypadku obowiązków informacyjnych treści, które udostępniamy na naszych stronach internetowych mogą zawierać informacje o wykorzystaniu Privacy Shield jako mechanizmu bezpiecznego udostępnienia danych. Należy pamiętać o aktualizacji tych zapisów.

3. Zmiany w obowiązkach informacyjnych.

Obowiązkiem Administratora jest wskazanie w obowiązku informacyjnym czy dane osobowe podmiotu będą przekazywane poza EOG. Jeżeli tak, musi on przedstawić osobie, której dane przetwarza miejsce, do którego dane będą przekazane. A więc, jeżeli wskazujemy w obowiązku informacyjnym, że dane są przekazywane do USA na podstawie Privacy Shield, będzie to równoznaczne z koniecznością zmiany zapisów w klauzulach infrmacyjnych.

4. Aktualizacja Rejestru Czynności Przetwarzania oraz Rejestru Kategorii Przetwarzania

W RCP i RKCP wskazujemy czy w danym procesie przetwarzania dochodzi do transferu danych do Państw trzecich, jeżeli tak musimy udokumentować z jakich zabezpieczeń korzystamy. Będzie to kolejne miejsce w dokumentacji ochrony danych osobowych, które należy zaktualizować.

5. Zmiany w obowiązkach informacyjnych.

Obowiązkiem Administratora jest wskazanie w obowiązku informacyjnym czy dane osobowe podmiotu będą przekazywane poza EOG. Jeżeli tak, musi on przedstawić osobie, której dane przetwarza miejsce, do którego dane będą przekazane. A więc, jeżeli wskazujemy w obowiązku informacyjnym, że dane są przekazywane do USA na podstawie Privacy Shield, będzie to równoznaczne z koniecznością zmiany zapisów w klauzulach infrmacyjnych.

6. Przegląd analizy ryzyka procesów przetwarzania (w tym DPIA)

Podczas wykonywania analizy ryzyka w procesach przetwarzania danych osobowych istotną kwestią jest element transferu danych do Państw trzecich. Zmiana mechanizmu zabezpieczenia może wpłynąć na ostateczny wynik analizy, a co za tym idzie na rekomendowane działania minimalizujące ryzyko.