GRC — Governance Risk Compliance

W tym artykule omówimy:

• czym dokładnie jest GRC,
• jakie są jego kluczowe elementy,
• jakie są korzyści z jego wdrożenia.

  

Dlaczego GRC jest ważne dla firm?

GRC jest ważne dla firm z wielu powodów. Przede wszystkim, zapewnia właściwe zarządzanie ryzykiem, co jest niezbędne do minimalizowania strat i uniknięcia nieprzewidywalnych zdarzeń w całej organizacji. Ponadto, GRC zapewnia zgodność z przepisami i normami obowiązującymi w danym sektorze lub kraju, co pomaga uniknąć sankcji i negatywnych skutków finansowych dla firmy.

Integracja procesów i narzędzi GRC umożliwia również lepszą kontrolę nad swoimi operacjami, co prowadzi do zwiększenia efektywności i wydajności.

GRC pomaga firmom chronić swoją reputację poprzez minimalizowanie ryzyka wystąpienia problemów związanych ze zgodnością z przepisami lub korupcją. Dzięki GRC firmy mogą zapewnić, że ich pracownicy i partnerzy biznesowi przestrzegają etycznych i zgodnych z przepisami standardów.

Wreszcie, GRC pomaga zapewnić właściwy ład korporacyjny, co jest niezbędne do zwiększenia zaufania inwestorów oraz klientów. Również poprzez identyfikowanie i eliminowanie zbędnych kosztów i procesów, firmy mogą zwiększyć swoją wydajność i poprawić swoją rentowność.

Kto jest odpowiedzialny za GRC?

Odpowiedzialność za GRC spoczywa na różnych poziomach organizacji.

Na najwyższym poziomie, zarząd firmy jest odpowiedzialny za ustanowienie strategii i polityki GRC oraz zapewnienie, że są one wdrażane i przestrzegane we wszystkich działach organizacji.

Na poziomie operacyjnym, menedżerowie z różnych działów są odpowiedzialni za wdrażanie strategii GRC w swoich obszarach i zapewnienie, że procesy i narzędzia GRC są skutecznie stosowane.

Wreszcie, w samych działach, pracownicy są odpowiedzialni za przestrzeganie zasad i procedur związanych z GRC oraz zgłaszanie wszelkich problemów i naruszeń. Często do takich procesów wykorzystuje się rozwiązania i programy pokroju SAP, jednak nie zawsze są one tak wygodne i skuteczne, jak by się chciało.

Oprócz wewnętrznej odpowiedzialności organizacje mogą korzystać z pomocy firm zewnętrznych specjalizujących się w doradztwie GRC lub zatrudniać specjalistów wewnętrznych do zarządzania GRC. W każdym przypadku ważne jest, aby GRC było priorytetem organizacji i była traktowana jako integralna część zarządzania i funkcjonowania firmy.

Jakie są elementy GRC?

GRC to podejście do zarządzania ryzykiem i zgodnością w organizacjach, które skupia się na trzech głównych obszarach: zarządzaniu ryzykiem, zarządzaniu zgodnością oraz zarządzaniu procesami biznesowymi (ładem korporacyjnym).

GRC obejmuje cały zakres działań, od identyfikacji ryzyka i zgodności, poprzez ich analizę i monitorowanie, aż do raportowania i zarządzania ryzykiem oraz zgodnością.

Governance

Ład korporacyjny (ang. corporate governance) to zbiór procesów, zasad i praktyk, które określają sposób, w jaki przedsiębiorstwa są zarządzane i kontrolowane.

Celem ładu korporacyjnego jest zapewnienie odpowiedzialności osób zarządzających (menedżerów, dyrektorów, członków zarządu) wobec akcjonariuszy lub udziałowców oraz innych interesariuszy firmy, a także zapewnienie skutecznej i zrównoważonej strategii biznesowej.

Ład korporacyjny obejmuje wiele różnych obszarów, takich jak:

• struktura zarządzania,
• nadzór nad działalnością przedsiębiorstwa,
• proces podejmowania decyzji, relacje z inwestorami,
• ocena partnerów,
• etyka biznesowa i wiele innych.

Dobry ład korporacyjny przyczynia się do zwiększenia zaufania akcjonariuszy i innych interesariuszy do przedsiębiorstwa oraz poprawia efektywność i wyniki finansowe firmy. Dlatego wiele krajów wprowadziło przepisy regulujące ład korporacyjny, w tym wymagania dotyczące składu zarządu, relacji z inwestorami, audytu i wiele innych.

Dobre „governance" wymaga przejrzystości, uczciwości, odpowiedzialności i partycypacji, a także zdolności do podejmowania zrównoważonych decyzji i zarządzania ryzykiem. W skrócie, dobry governance to sposób zarządzania, który pozwala na efektywne podejmowanie decyzji, zapewniając równocześnie transparentność i odpowiedzialność.

Sprawdź nasz artykuł: Piguła wiedzy o compliance po polsku

Risk management, czyli zarządzanie ryzykiem

Risk management to proces identyfikacji, oceny, monitorowania i kontroli ryzyka związanego z działalnością przedsiębiorstwa. Celem risk managementu jest minimalizacja negatywnych skutków ryzyka i zwiększenie szans na osiągnięcie celów organizacji.

Zarządzanie ryzykiem to przede wszystkim ciągły proces identyfikacji, analizy i kontrolowania ryzyk związanych z działalnością biznesową. Ryzyka te mogą wynikać z różnych źródeł, takich jak rynek, technologia, przepisy prawne, czy nawet kultura organizacyjna. Zarządzanie ryzykiem obejmuje zarówno ryzyka finansowe, jak i niefinansowe, takie jak ryzyko reputacyjne, ryzyko cybernetyczne czy ryzyko związane z ochroną danych osobowych.

Proces zarządzania ryzykiem obejmuje kilka kroków, przy czym do najważniejszych można zaliczyć następujące:

1. Identyfikacja ryzyka - rozpoznanie potencjalnych zagrożeń dla organizacji, jakie mogą wpłynąć na realizację jej celów.
2. Ocena ryzyka - oszacowanie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka oraz jego wpływu na działalność organizacji, tak aby określić poziom ryzyka i zdecydować o dalszych krokach.
3. Zarządzanie ryzykiem - decyzja o sposobie postępowania wobec ryzyka (np. jego uniknięcie, redukcja, przeniesienie, czy zaakceptowanie).
4. Monitorowanie i kontrolowanie ryzyka - stała obserwacja sytuacji i ryzyk oraz wdrożenie działań zapobiegawczych w razie potrzeby.

Proces risk managmentu jest kluczowy dla każdej organizacji, ponieważ pozwala na minimalizowanie strat i skutków niepożądanych zdarzeń. Jest stosowany w różnych obszarach działalności, w szczególności w AML, finansach lub księgowości, HR, w obszarze danych osobowych, IT, produkcji czy logistyce.

Compliance

Compliance (pol. zgodność) to pojęcie odnoszące się do przestrzegania przez organizacje i przedsiębiorstwa obowiązujących przepisów, norm i standardów, a także zasad etycznych i moralnych.

Compliance dotyczy wielu różnych obszarów, w tym prawa, finansów, podatków, ochrony danych osobowych, zasad korporacyjnych, zdrowia i bezpieczeństwa pracy, a także ochrony środowiska.

Elementy compliance to różne aspekty, które wpływają na skuteczne i zgodne z przepisami prowadzenie działalności gospodarczej.

Oto kilka przykładów działań związanych z compliance:

• Polityka zgodności - dokument określający zasady postępowania w celu zapewnienia przestrzegania przepisów, norm i standardów.
• Monitorowanie i ocena ryzyka - proces identyfikacji, oceny i zarządzania ryzykiem związanym z naruszeniem przepisów.
• Weryfikacja kontrahentów.
• Nadzór nad transakcjami finansowymi.
• Szkolenia i świadomość - zapewnienie szkoleń pracowników dotyczących przestrzegania przepisów oraz podniesienie ich świadomości w tym zakresie.
• Kontrola wewnętrzna - zapewnienie, że procesy biznesowe są zgodne z przepisami poprzez stosowanie odpowiednich procedur i kontroli.
• Audyt wewnętrzny - ocena skuteczności działań związanych z przestrzeganiem przepisów i wskazywanie obszarów wymagających poprawy.
• Raportowanie - regularne i precyzyjne raportowanie wyników i działań związanych z przestrzeganiem przepisów.
• Zarządzanie ryzykiem - proces identyfikacji, oceny i zarządzania ryzykiem związanym z naruszeniem przepisów.
• Postępowanie w przypadku naruszenia - opracowanie procedur postępowania w przypadku naruszenia przepisów oraz ich wdrożenie.

Przestrzeganie zasad compliance jest ważne dla każdej organizacji, ponieważ pozwala na minimalizowanie ryzyka naruszenia przepisów i norm, a także zwiększa zaufanie ze strony klientów, inwestorów i innych interesariuszy. Wiele organizacji posiada dedykowane działania compliance, które zajmują się zarządzaniem ryzykiem i wdrażaniem odpowiednich procedur.

Compliance jest szczególnie ważny w przypadku organizacji prowadzących działalność na rynkach międzynarodowych, gdzie istnieją różnice w wymaganiach prawnych w różnych krajach. Wymagania compliance są także narzędziem zwiększającym zaufanie i wiarygodność organizacji wobec klientów, inwestorów i innych interesariuszy. Dlatego coraz więcej organizacji ma specjalne zespoły compliance, które nadzorują przestrzeganie wymagań prawnych i standardów etycznych.

Jakie są najlepsze praktyki związane z implementacją GRC?

Implementacja GRC (Governance, Risk Management and Compliance) jest procesem kompleksowym i wymaga uwzględnienia wielu aspektów.

Najlepsze praktyki, które mogą pomóc w skutecznej implementacji GRC w organizacji, można sprowadzić do następujących działań:

• Zaangażowanie władz i kierownictwa - wysokiej rangi decydenci lub kadra zarządzając powinni być zaangażowani w proces implementacji GRC, aby zagwarantować poparcie dla procesów zarządzania ryzykiem i przestrzegania przepisów.
• Dokładna identyfikacja ryzyka - organizacja powinna przeprowadzić dokładną analizę ryzyka w celu zidentyfikowania potencjalnych zagrożeń i zobowiązań związanych z przepisami.
• Zastosowanie najlepszych praktyk zarządzania ryzykiem - organizacja powinna stosować najlepsze praktyki zarządzania ryzykiem, takie jak regularne przeglądy ryzyka, monitoring i raportowanie.
• Stworzenie spójnego programu zgodności - organizacja powinna opracować spójny program zgodności, który określa zasady i procedury związane z przestrzeganiem przepisów.
• Odpowiednie szkolenia pracowników - organizacja powinna zapewnić odpowiednie szkolenia dla pracowników dotyczące zasad i procedur związanych z GRC, a także zapewnić ciągłe szkolenia.

Znaczenie technologii w GRC

Technologia odgrywa istotną rolę w GRC, a jej zastosowanie może znacznie poprawić skuteczność i efektywność GRC.

Oto kilka przykładów zastosowania technologii w GRC:

1. Oprogramowanie do zarządzania ryzykiem - to narzędzie umożliwiające identyfikację, ocenę i zarządzanie ryzykiem w całej firmie. Oprogramowanie może pomóc w automatyzacji procesu zarządzania ryzykiem, umożliwiając szybsze i bardziej skuteczne podejmowanie decyzji opartych na danych.
2. Narzędzia do monitorowania zgodności - to oprogramowanie, które pomaga w monitorowaniu i raportowaniu zgodności z przepisami i regulacjami. Narzędzia te umożliwiają łatwe śledzenie zmian w przepisach i automatyczne generowanie raportów, co pomaga w uniknięciu nieprzestrzegania przepisów i łamaniu zasad związanych z GRC.
3. Rozwiązania do zarządzania dokumentami - to narzędzia umożliwiające łatwe zarządzanie dokumentami związanymi z GRC, takimi jak polityki, procedury i raporty. Rozwiązania te umożliwiają również automatyzację procesów związanych z dokumentami, co przyspiesza i ułatwia zarządzanie nimi.
4. Narzędzia do analizy danych - to narzędzia umożliwiające analizę danych, które mogą pomóc w identyfikacji ryzyka i wykrywaniu nieprawidłowości. Narzędzia te umożliwiają również szybkie generowanie raportów i wizualizacji danych, co pomaga w podejmowaniu decyzji opartych na faktach.
5. Technologie blockchain - to technologie umożliwiające bezpieczne przechowywanie i udostępnianie informacji, co może pomóc w zapewnieniu zgodności z przepisami i ochronie danych przed naruszeniami.

Podsumowując, zastosowanie technologii w GRC może przyspieszyć procesy, zwiększyć efektywność i skuteczność oraz zapewnić lepszą kontrolę nad ryzykiem i zgodnością z przepisami.

Autorem artykułu jest radca prawny: Jakub Pawłowski.