Piguła wiedzy o compliance po polsku

Z tego artykułu dowiesz się czym właściwie jest system compliance, w jakim celu jest wdrażany, w jakich sytuacjach najczęściej mamy z tymi zasadami do czynienia oraz przed czym nas chronią.

Czym jest compliance?

Według definicji "compliance" zaczerpnięty wprost z angielskiego oznacza "zgodność" z obowiązującymi przepisami prawa (hard law) oraz z regulaminami wewnątrz organizacji (soft law). To nie tylko narzędzie do monitorowania i egzekwowania regulaminów organizacji, ale także sposób na zwiększenie zaufania klientów i partnerów biznesowych do danej firmy.

Pierwsze działy compliance powstały w amerykańskich korporacjach pod koniec lat dziewięćdziesiątych jako programy etyczne, które miały zapobiegać nadużyciom w sektorze publicznym. Pierwsze kontrole potwierdziły, że problem dotyczy wielu kluczowych działów w firmie jak księgowość, prawo pracy itd.

System compliance

System compliance to kompleksowe podejście do zapewnienia zgodności działania firmy z przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi, standardami branżowymi, zasadami etyki w biznesie, zasadami ładu korporacyjnego i dobrego zarządzania, a także oczekiwaniami społecznymi. Jest to ważne narzędzie dla przedsiębiorstw, które chcą minimalizować ryzyko prawne i działać zgodnie z najlepszymi praktykami.

W celu zapewnienia prawidłowej realizacji założeń compliance należy zaangażować całą firmę — bez wyjątku, zatem kontroli i przestrzeganiu przepisów wewnętrznych podlegają:

• Zarząd i członkowie Rady Nadzorczej,
• kadra kierownicza wszystkich działów,
• same w sobie komórki compliance,
• szeregowi pracownicy.

System compliance może polegać m.in. na utworzeniu działu zapewnienia zgodności, powołania i stworzenia stanowisk Compliance Officer lub Compliance Manager, szkoleń z obowiązujących przepisów organizowanych dla pracowników, systemu informatycznego służącego do zgłaszania nadużyć czy działań niezgodnych z prawem oraz okresowych audytów wewnętrznych badających ryzyko wystąpienia niezgodności.

Przykłady regulacji wpisujące się w system compliance:

1. Przepisy RODO — zgodnie z literą prawa pozyskiwanie, przetwarzanie oraz przechowywanie danych osobowych wymaga przestrzegania licznych procedur. Udostępnienie ich osobom nieuprawnionym naraża firmę nie tylko na wysokie kary finansowe, ale również wizerunkowe, które mogą być dla biznesu nawet dotkliwsze.
2. Przepisy z zakresu prawa pracy - obejmują wszystkie procesy związane z procesem rekrutacji, zatrudnienia i zakończenia stosunku pracy z pracownikami.
3. Regulacje ładu korporacyjnego - obejmują wewnętrze zasady związane z podziałem kompetencji i odpowiedzialności pomiędzy poszczególne komórki lub pracowników.
4. Przepisy antykorupcyjne — przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu opisuje ustawa o AML (Dz.U.2023.1124). Również przepisy kontrolne monitorujące korupcję oraz defraudację wpisują się w zasady compliance.
5. Cyberbezpieczeństwo — bezpośrednio zagadnienie powiązane z ochroną danych zarówno firmy (np. patentów, czy informacji finansowych), jak i osobowych. Więcej o tym zagadnieniu pisaliśmy w artykule Cyberbezpieczeństwo — jak się bronić i zapobiegać, co wynika z RODO?
6. Normy ochrony środowiska — firmy produkcyjne muszą wdrażać działania zmierzające do zmniejszenia wytwarzanych zanieczyszczeń oraz niwelowania ich szkodliwego wpływu na ekosystem. Unia Europejska zgodnie z planem ekologicznym wdraża coraz surowsze regulacje.
7. Przestrzeganie zasad i dobrych praktyk wszelkiego rodzaju ISO — prowadzenie odpowiedniej dokumentacji, tworzenie procedur z obowiązujących przepisów prawa to istota zarządzanie ryzykiem braku zgodności.

   

Zarządzanie ryzykiem braku zgodności

Zarządzania ryzykiem w praktyce compliance oznacza przede wszystkim monitoring procesu wdrażania kolejnych procedur podyktowanych dobrymi praktykami biznesu oraz obowiązkiem prawnym. Mając na uwadze powyższe, przedsiębiorstwa muszą przekazać szereg kompetencji swoim pracownikom, co zazwyczaj przyjmuje formę regulacji wewnętrznych, czyli polityki compliance.

Im większa organizacja, tym bardziej rozproszona struktura organizacyjna i nadzór nad poszczególnymi działaniami poszczególnych pracowników i całych zespołów. Może to prowadzić do nieporozumień wynikających z konfliktów interesów poszczególnych działań, nieświadomego łamania przepisów prawa np. tajemnicy bankowej czy wręcz celowych nadużyć pewnych pracowników.

Dlatego dział compliance musi działać dwutorowo, czyli monitorować wszelkie zagrożenia, które mogą zaszkodzić firmie (finansowo lub wizerunkowo), jak i organizować cykliczne szkolenia pracowników, by utrwalać wiedzę oraz wprowadzać aktualne zmiany w prawie.

Dla wielu pracowników pojęcie compliance kojarzy przede wszystkim z dodatkową papierologią, nudnymi szkoleniami i nieraz absurdalnymi (z ich perspektywy) procedurami np. względem prezentów świątecznych od klientów.

Czy warto wdrożyć compliance?

W dzisiejszych czasach, kiedy ochrona danych osobowych nabiera szczególnego znaczenia, compliance staje się niezbędnym elementem prowadzenia biznesu. Rozpoznanie środowiska prawno-regulacyjnego umożliwia umiejętne lawirowanie pomiędzy:

• terminarzem zmian w przepisach,
• potencjalnymi sankcjami finansowymi,
• zapewnieniem ciągłości produkcji,
• prawidłową ocenę ryzyka odpowiedzialności prawnej, finansowej oraz środowiskowej,
• monitowanie zagrożeń reputacyjnych — również natury etycznej.

Samo słowo compliance zgodnie ze słownikiem języka angielskiego należy odczytywać jako zgodność i zarządzanie konfliktami interesów według standardów rynkowych. Odpowiednio zabezpieczona witryna internetowa, przemyślane rozwiązania organizacyjne poparte szkoleniami pracowników oraz dobre praktyki przestrzegane na wszystkich szczeblach hierarchii firmy umożliwiają prowadzenie rzetelnego i wiarygodnego biznesu.

Zaprojektowanie systemu zarządzania zgodnością wymaga uwzględnienia:

• identyfikacji ryzyka,
• cyklicznych kontroli zgodności oraz aktualizacji dokumentacji w tym zakresie,
• monitorowania wdrożenia wewnętrznego procesu zgłoszenia naruszeń,
• wyjaśniania zgłaszanych naruszeń i incydentów oraz wsparcie ich wykrywania,
• ochrony sygnalisty,
• reagowania na naruszenia w sposób prawnie zgodny z przepisami.

Niestety zdecydowana większość pracowników przedsiębiorstw w Polsce nie zdaje sobie sprawy z tego, czym zajmuje się właściwie dział compliance. Dla pracodawców zatrudnienie skrupulatnych ekspertów, którzy będą wdrażać i raportować efekty wprowadzanych regulacji są dla firmy bezcenni, ponieważ ich praca pozwala zaoszczędzić zarządowi zmartwień.