Incydenty i naruszenia ochrony danych osobowych w dni wolne od pracy i święta

Reagowanie na incydenty w dni wolne, po godzinach pracy i w okresach świątecznych, kiedy urzędy nie działają, a kluczowe osoby są niedostępne, może być dużym wyzwaniem. Ważne jest, aby opracować odpowiednią strategię, plan awaryjny i komunikację, które pomogą w zarządzaniu sytuacją.

Incydent bezpieczeństwa informacji w dni wolne. 72 godziny na zgłoszenie

Zacznijmy od definicji. Według ISO 27001 incydent bezpieczeństwa informacji to pojedyncze zdarzenie lub seria niepożądanych/niespodziewanych zdarzeń, które stwarzają znaczne prawdopodobieństwo zakłócenia działań biznesowych i zagrażają bezpieczeństwu informacji. Samo ujawnienie incydentu szkodzi wizerunkowi organizacji, a zatajanie go może doprowadzić do opłakanych skutków, takich jak mocny spadek zaufania publicznego i dotkliwe kary administracyjne.

Incydent bezpieczeństwa w wakacje nie musi powalić Twojej firmy. Wystarczy, że zadbasz o procedury.

Należy podkreślić, że czas wymagany na dokonanie zgłoszenia naruszenia do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) – 72 godziny od momentu zidentyfikowania naruszenia - nie uwzględnia dni wolnych od pracy (świąt, urlopów itp.).

Jeśli w Twojej organizacji wystąpi incydent bezpieczeństwa, masz mało czasu na zgłoszenie. Najlepiej działać niezwłocznie.

Dokonanie zgłoszenia po wymaganym czasie związane jest z koniecznością przedłożenia powodów spóźnienia, do których nie można zaliczyć np. nieobecności/niedostępności osób decyzyjnych czy dni wolnych od pracy dla Urzędów Pocztowych czy firm kurierskich – zgłoszenia można bowiem dokonać online.

Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) może zaakceptować opóźnienie tylko, jeśli organizacja przedstawi uzasadnione powody i udowodni, że podjęła wszelkie starania, aby zgłoszenie zostało dokonane na czas.

Administrator musi powiadomić osobę, której dane dotyczą, tylko jeśli naruszenie może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności.

Sprawdź także: Dane osobowe: Kompletny przewodnik po RODO na 2025 rok

Kwestia bezpieczeństwa danych osobowych. Przygotowanie organizacji na incydenty

Poniżej proponujemy działania, które można podjąć, aby odpowiednio zareagować w warunkach ograniczonej aktywności przedsiębiorstwa w kontekście naruszeń potencjalnych lub takich, które faktycznie wystąpiły.

1. Planowanie i wdrożenie środków bezpieczeństwa danych osobowych

Opracowanie planu awaryjnego: Jako podmiot, który przetwarza dane osobowe (Administrator danych lub podmiot przetwarzający) postaraj się zidentyfikować potencjalne ryzyka, które mogą wystąpić w okresie świątecznym, weekendy itp. i opracuj plan zarządzania kryzysowego. Określ, kto i jakie decyzje będzie podejmować w sytuacjach awaryjnych, jeśli kluczowi decydenci będą niedostępni.

Ustalenie punktów kontaktowych: Zaktualizuj listę osób dostępnych w czasie wolnym od pracy, w tym osoby pełniące dyżury oraz alternatywnych kontaktów, które mogą podjąć działania w przypadku wystąpienia naruszenia.

Zabezpieczenie zasobów: Zapewnij odpowiednią infrastrukturę i zasoby (np. wsparcie IT, zaplecze logistyczne), które będą działały w trybie awaryjnym, nawet jeśli nie wszystkie osoby będą dostępne.

Szkolenie pracowników: Upewnij się, że zespół wie, jak zidentyfikować incydent i jak postępować w przypadku jego wystąpienia. Regularnie (a szczególnie przed okresami dłuższych nieobecności takich jak święta czy „długie weekendy”) przypomnij pracownikom procedury identyfikacji i zgłaszania incydentów oraz procedury awaryjne.

Nagrywanie pracowników. Czy monitoring z dźwiękiem jest legalny?

2. Monitorowanie i wczesne wykrywanie incydentów

Zwiększenie monitoringu w kluczowych obszarach: Upewnij się, że systemy monitorowania (np. IT, bezpieczeństwo, logistyka) są aktywne 24/7 i że są odpowiednio skonfigurowane, by wykrywać incydenty wcześnie.

Automatyczne alerty: Skonfiguruj automatyczne powiadomienia, które mogą szybko poinformować odpowiedzialnych pracowników o incydencie, nawet w dni wolne.

Incydent bezpieczeństwa informacji. Zawiadomienie kluczowych pracowników zapewnia integralność i utrudnia włamanie.

3. Zarządzanie komunikacją

Jasne kanały komunikacji: Ustal priorytetowe kanały komunikacji, które powinny być wykorzystywane w sytuacji wystąpienia incydentu (np. telefon awaryjny, e-mail, platformy komunikacyjne).

Komunikacja z klientami i partnerami: Jeśli incydent dotyczy klientów lub zewnętrznych partnerów, zadbaj o przejrzyste komunikaty, które będą do nich kierowane, a mogą dotyczyć podejmowanych działań naprawczych czy koniecznych do podjęcia kroków minimalizujących skutki incydentów. Istotne jest, aby osoby odpowiedzialne za komunikację były w stanie szybko udzielać precyzyjnych i wyczerpujących informacji.

Jeśli dane zostały naruszone, ważne jest działanie w oparciu o skuteczny sposób komunikacji.

NIS2 - sprawdź nowe wymagania dla firm

4. Działania w sytuacji kryzysowej

Decyzje na poziomie dyżurów: Jeżeli kluczowe osoby są niedostępne, ważne jest, aby osoby pełniące dyżury miały jasno określony zakres uprawnień do podejmowania decyzji. Może to obejmować dostęp do niezbędnych zasobów, podejmowanie działań naprawczych, informowanie osób dotkniętych naruszeniem

Szybkie eskalowanie incydentu: Jeśli incydent wymaga decyzji wyższej rangi, należy określić, w jaki sposób można uzyskać kontakt z osobami decyzyjnymi, np. przez systemy awaryjne, zewnętrzne konsultacje czy specjalne kontakty.

Priorytetyzacja incydentów: Określ, które incydenty wymagają natychmiastowego działania (w tym zgłoszenia do organu nadzorczego – Urzędu Ochrony Danych Osobowych), a które mogą poczekać do powrotu kluczowych osób.

Incydent bezpieczeństwa. Wdrożenie odpowiednich środków pomoże uniknąć stresu w przyszłości.

5. Dokumentowanie działań

Rejestracja incydentów: Wszystkie działania związane z incydentem powinny być szczegółowo dokumentowane, niezależnie od tego, czy incydent zostanie rozwiązany w ciągu kilku godzin, czy będzie trwał dłużej. Pomoże to w późniejszej analizie, ocenie reakcji i poprawie procesów na przyszłość. Jeśli zgłoszenie Prezesowi UODO nie jest możliwe w ciągu 72 godzin, administrator musi wyjaśnić w raporcie przyczyny opóźnienia.

Podsumowanie po incydencie: Po zakończeniu incydentu, warto przygotować raport podsumowujący działania, jakie zostały podjęte, oraz ocenić skuteczność wdrożonych procedur awaryjnych.

Dane mogą dostać się w niepowołane ręce m.in z powodu nieodpowiedniego zabezpieczenia sprzętu.

6. Automatyzacja i narzędzia wspomagające

Wykorzystanie narzędzi do automatyzacji: Jeśli to możliwe, zainwestuj w systemy, które mogą pomóc w automatyzowaniu reakcji na incydenty, takie jak systemy monitorowania, zarządzania incydentami, platformy komunikacyjne czy oprogramowanie do zdalnej obsługi.

Przygotowanie szablonów i procedur: Miej przygotowane standardowe szablony komunikatów, raportów, decyzji do podjęcia w przypadku różnych typów incydentów.

Jak zapewnić poufność informacji? Szyfrowanie do podstawa

Incydent bezpieczeństwa w dni wolne - podsumowanie

Należy mieć świadomość, że pracownicy pełniący dyżury w czasie świąt (szczególnie w kontekście takich zdarzeń jak naruszenia ochrony danych osobowych) mogą odczuwać stres i presję. Ważne jest, aby zapewnić im odpowiednie wsparcie, być może w postaci dodatkowych zasobów czy możliwości konsultacji z podmiotem zewnętrznym doświadczonym w obsłudze takich procesów.

Reagowanie na incydenty w okresie świątecznym wymaga staranności, planowania i dobrze zorganizowanej komunikacji. Kluczowe jest przygotowanie zespołu, automatyzacja procesów oraz dostępność zasobów, które umożliwią szybką reakcję, nawet w czasie, gdy wielu decydentów jest niedostępnych.

Sprawdź nasze inne artykuły:

Zakazane praktyki w zakresie AI według art. 5 AI Act

Certyfikacja ISO 9001. Sukces LexDigital i Daily Services!

ISO 27001 - czyli System Zarządzania Bezpieczeństwem informacji (SZBI). Wszystko, co musisz wiedzieć