Dane osobowe: Kompletny przewodnik po RODO na 2025 rok

Czym są dane osobowe - pigułka wiedzy

• Dane osobowe według RODO to wszelkie informacje umożliwiające identyfikację osoby fizycznej. Ich ochrona jest kluczowa dla zachowania prywatności. W Polsce zajmuje się tym Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO)
• RODO klasyfikuje dane osobowe na różne kategorie, w tym dane wrażliwe (m.in przekonania religijne, poglądy polityczne, dane dotyczące zdrowia
• Osoby, których dane dotyczą, posiadają szereg praw, w tym prawo dostępu do danych, prawo sprostowania oraz prawo do usunięcia danych, co umożliwia im kontrolę nad ich informacjami.

Co to są dane osobowe? Definicja danych osobowych

Definicja danych osobowych została zawarta w art. 4 RODO:

Dane osobowe według RODO to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowania danej osoby fizycznej. Obejmują m.in datę urodzenia, imię i nazwisko, adres zamieszkania czy identyfikator internetowy

W praktyce każdy fragment informacji, który może prowadzić do bezpośredniego lub pośredniego zidentyfikowania osoby fizycznej może być uznawany za daną osobową i podlegać ochronie prawnej.

Tak szeroka definicja oznacza, że to, czy coś zostanie uznane za dane osobowe lub nie zależy od oceny. W wielu aspektach identyfikowalność osoby może być względna i uzależniona od tego, kto daną informację przetwarza, w jakim kontekście tego dokonuje oraz jakimi środkami się posługuje.

Aby stwierdzić, czy dany sposób może być z uzasadnionym prawdopodobieństwem wykorzystany do zidentyfikowania danej osoby, należy wziąć pod uwagę wszelkie obiektywne czynniki, takie jak koszt i czas potrzebne do jej zidentyfikowania, oraz uwzględnić technologię dostępną w momencie przetwarzania danych, jak i postęp technologiczny.

RODO zawiera zapis, że informacji nie uważa się za umożliwiającą określenie tożsamości osoby, jeżeli wymagałoby to nadmiernych kosztów, czasu lub działań.

Przykłady danych osobowych

Przykładami danych osobowych są m.in:

• imię i nazwisko
• numer identyfikacyjny
• dane o lokalizacji
• identyfikator internetowy

Te informacje, choć mogą wydawać się nieszkodliwe, w rękach nieuprawnionych osób mogą prowadzić do poważnych naruszeń prywatności.

Oprócz podstawowych danych, takich jak imię i nazwisko, dane osobowe mogą obejmować również bardziej specyficzne informacje, takie jak odciski palców czy dane o lokalizacji.

Kategorie danych osobowych

W RODO występuje podział na dane osobowe zwykłe i wrażliwe (dane osobowe szczególnej kategorii).

Do danych osobowych szczególnej kategorii zalicza się:

• pochodzenie rasowe lub etniczne,
• poglądy polityczne,
• przekonania religijne lub światopoglądowe,
• przynależność do związków zawodowych, a także
• dane genetyczne,
• dane biometryczne przetwarzane w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej danej osoby.

Te kategorie danych są objęte surowszymi regulacjami ze względu na ich wrażliwy charakter.

Dane biometryczne, genetyczne i dotyczące zdrowia

Część danych szczególnych kategorii została przez prawodawcę unijnego dodatkowo wyciągnięta przed nawias za sprawą odpowiedniego ich zdefiniowania. Są dane genetyczne, biometryczne i dotyczące zdrowia.

Dane biometryczne, takie jak odciski palców, zdjęcia twarzy i cechy siatkówki oka, są używane do jednoznacznej identyfikacji osoby. W odróżnieniu od innych danych, biometryczne dane osobowe są niemalże unikalne dla każdej osoby, co czyni je szczególnie wartościowymi, ale i wymagającymi szczególnej ochrony.

Dane biometryczne umożliwiają precyzyjną identyfikację osób na podstawie ich cech fizycznych. W praktyce są one wykorzystywane w różnych systemach bezpieczeństwa, takich jak systemy kontroli dostępu, co podkreśla ich znaczenie w ochronie danych osobowych oraz pozwala pośrednio zidentyfikować osoby.

Dane genetyczne to informacje dotyczące cech dziedzicznych, które mogą być związane z osobą fizyczną, takie jak sekwencje DNA. Dane te mogą być wykorzystywane do identyfikacji osób fizycznych poprzez porównanie z bazami danych DNA, co ma szczególne znaczenie w medycynie, a także w kontekście określających fizyczną fizjologiczną genetyczną psychiczną ekonomiczną kulturową i kryminalistyce.

Dane genetyczne są objęte szczególną regulacją prawną ze względu na ich potencjalne zastosowania w identyfikacji i ustalaniu pokrewieństwa. Ochrona tych danych jest kluczowa, aby zapobiec ich nadużyciom i zapewnić prywatność jednostek.

W motywach RODO dokładnie wyjaśniono, czym są dane osobowe dotyczące zdrowia. Otóż zalicza się do nich wszystkie dane o stanie zdrowia osoby, której dane dotyczą, ujawniające informacje o przeszłym, obecnym lub przyszłym stanie fizycznego lub psychicznego zdrowia. Do danych takich należą informacje o danej osobie fizycznej zbierane podczas jej rejestracji do usług opieki zdrowotnej lub podczas świadczenia jej usług opieki zdrowotnej. Będą to wszelkie informacje, na przykład o chorobie, niepełnosprawności, ryzyku choroby, historii medycznej, leczeniu klinicznym lub stanie fizjologicznym lub biomedycznym osoby, której dane dotyczą, niezależnie od ich źródła, którym może być na przykład lekarz lub inny pracownik służby zdrowia, szpital, urządzenie medyczne lub badanie diagnostyczne in vitro.

Dyrektywa NIS 2. Kluczowe branże dotknięte zmianą prawa

Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

RODO wskazuje sześć podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych zwykłych, w tym zgodę, realizację umowy oraz prawnie uzasadnione interesy. Każda z tych podstaw musi być odpowiednio udokumentowana i spełniać określone warunki, aby przetwarzanie danych było legalne.

Administratorzy danych powinni najpierw sprawdzić, czy istnieją przepisy prawne, które pozwalają na przetwarzanie danych osobowych przed uzyskaniem zgody. Przykłady obejmują przetwarzanie danych w celu realizacji umowy, obsługi zapytań ofertowych oraz przetwarzanie danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji.

Zgoda osoby, której dane dotyczą

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych musi być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna. Oznacza to, że osoba musi być poinformowana o celu przetwarzania. Wycofanie zgody przez osobę, której dane dotyczą, może zablokować proces przetwarzania danych, dla którego ta zgoda została zebrana.

Aby zgoda była świadoma, osoba, której dane dotyczą, powinna mieć łatwy dostęp do informacji dotyczących przetwarzania oraz możliwości jej wycofania w każdym momencie. Takie podejście zapewnia, że przetwarzanie danych odbywa się w pełni zgodnie z wolą osoby, której dane dotyczą.

Realizacja umowy

Przetwarzanie danych osobowych może być niezbędne do realizacji umowy zawartej z osobą, której dane dotyczą. Dane osobowe mogą być przetwarzane, gdy jest to konieczne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą.

W praktyce oznacza to, że przetwarzanie danych osobowych jest uzasadnione, gdy jest to niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą. Przykłady obejmują przetwarzanie danych w celu realizacji umowy, obsługi zapytań ofertowych oraz przetwarzanie danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji.

Prawnie uzasadnione interesy

Przetwarzanie danych osobowych może być uzasadnione, jeśli administrator ma ważny interes, który nie jest przewyższany przez prawa i wolności osoby, której dane dotyczą. Prawnie uzasadniony interes administratora może być stosowany, gdy nie istnieje inna odpowiednia podstawa prawna, a administracja danych nie narusza praw ani wolności osób, których dane dotyczą.

Przetwarzanie danych na podstawie prawnie uzasadnionych interesów administratora wymaga oceny, czy interesy te nie naruszają praw osób, których dane dotyczą. W praktyce oznacza to, że administrator musi dokładnie rozważyć, czy jego interesy są wystarczająco ważne, aby uzasadnić przetwarzanie danych osobowych.

Ochrona danych osobowych w praktyce

Implementacja ochrony danych osobowych wymaga zrównoważonego podejścia do wszystkich aspektów, aby uniknąć luk w systemie. Praktyczne podejście do ochrony danych osobowych uwzględnia wdrażanie odpowiednich procedur oraz szkoleń dla pracowników.

Praktyczne metody ochrony danych osobowych obejmują m.in. wdrażanie polityki bezpieczeństwa oraz szkolenie pracowników w zakresie ochrony danych. Takie podejście zapewnia, że wszystkie aspekty przetwarzania danych osobowych są odpowiednio zabezpieczone.

Outsourcing funkcji IOD. Przekaż nam pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych Osobowych w swojej firmie!

Minimalizacja danych

Zasada minimalizacji danych wymaga przetwarzania jedynie tych informacji, które są niezbędne do osiągnięcia danego celu. Minimalizacja danych polega na zebraniu tylko niezbędnych informacji potrzebnych do osiągnięcia określonego celu.

Administrator danych powinien ocenić, czy zbierane informacje nie są nadmierne w kontekście zamierzonych celów przetwarzania. Uzyskanie zgody na przetwarzanie danych osobowych powinno być ostatnią opcją, gdy inne podstawy przetwarzania są niedostępne. Więcej dowiesz się, czytając ten artykuł.

Anonimizacja i pseudonimizacja

Anonimizacja to proces, który polega na trwałym usunięciu danych osobowych, co uniemożliwia identyfikację osoby. Pseudonimizacja natomiast pozwala na przetwarzanie danych przy zachowaniu możliwości ich późniejszego przypisania do konkretnego podmiotu.

Kluczową różnicą między anonimizacją a pseudonimizacją jest to, że anonimizacja uniemożliwia identyfikację osoby, podczas gdy pseudonimizacja ogranicza dostęp do danych, ale umożliwia ich późniejszą identyfikację. Wybór między anonimizacją a pseudonimizacją ma kluczowe znaczenie w kontekście ochrony danych osobowych, ponieważ każdy z tych procesów ma różne implikacje dla bezpieczeństwa i prywatności danych.

Świadoma zgoda

Niezbędne jest uzyskanie świadomej zgody na wykorzystanie danych. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych musi być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna, co oznacza, że osoba musi być w pełni poinformowana o celu przetwarzania.

Aby zgoda była świadoma, osoba, której dane dotyczą, powinna mieć łatwy dostęp do informacji dotyczących przetwarzania oraz możliwości jej wycofania w każdym momencie. Takie podejście zapewnia, że przetwarzanie danych odbywa się w pełni zgodnie z wolą osoby, której dane dotyczą.

Poradnik LexDigital. Jak legalnie przetwarzać dane osobowe? Rozwiewamy wątpliwości!

Prawa osób, których dane dotyczą

Osoby, których dane są przetwarzane, mają szeroki zakres praw przyznanych przez RODO, które umożliwiają im kontrolowanie swoich danych osobowych i zapewniają ochronę ich prywatności. Te prawa obejmują m.in. prawo dostępu do danych, prawo do ich sprostowania oraz prawo do usunięcia danych, czyli tzw. prawo do bycia zapomnianym.

Te uprawnienia zapewniają, że osoby fizyczne mogą kontrolować, kto i w jaki sposób przetwarza ich dane osobowe. Dzięki temu mogą one żądać informacji o przetwarzaniu swoich danych oraz podejmować działania w celu ich poprawienia lub usunięcia, jeśli jest to konieczne.

Prawo dostępu do danych

Prawo dostępu do danych umożliwia osobom zwrócenie się do administratora o informacje dotyczące przetwarzanych danych osobowych. Zgodnie z art. 15 RODO, osoba może zażądać potwierdzenia, czy jej dane osobowe są przetwarzane, a jeśli tak, uzyskać dostęp do tych danych oraz informacji o ich przetwarzaniu.

Osoby mogą również żądać wyjaśnień dotyczących sposobu przetwarzania ich danych oraz podmiotów, które mają do nich dostęp. To prawo jest kluczowe dla zapewnienia przejrzystości i zaufania w procesie przetwarzania danych osobowych.

Prawo do sprostowania danych

Osoby, których dane dotyczą, mają prawo do poprawienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych osobowych, co administrator danych powinien zrealizować niezwłocznie. Mogą one żądać niezwłocznego poprawienia nieprawidłowych danych osobowych oraz uzupełnienia danych, które są niekompletne.

Dzięki temu prawo do sprostowania danych osoby fizyczne mają pewność, że informacje na ich temat są dokładne i aktualne, co jest kluczowe dla ich prawidłowego przetwarzania i ochrony.

Prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym)

Osoby mają prawo żądać usunięcia swoich danych osobowych, jeśli nie są one już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane. Mogą one również żądać usunięcia swoich danych w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezgodne z prawem lub gdy wycofały zgodę na przetwarzanie.

Administrator musi zrealizować żądanie usunięcia danych osobowych bez zbędnej zwłoki, jeśli występuje jedna z określonych przesłanek. Dzięki temu prawo do bycia zapomnianym osoby fizyczne mogą skutecznie chronić swoją prywatność i kontrolować swoje dane osobowe.

Kiedy RODO nie obowiązuje?

Wg art 2. RODO nie ma zastosowania do przetwarzania danych osobowych:

• w ramach działalności nieobjętej zakresem prawa Unii
• przez państwa członkowskie w ramach wykonywania działań wchodzących w zakres tytułu V rozdział 2 TUE
• przez osobę fizyczną w ramach czynności o czysto osobistym lub domowym charakterze
• przez właściwe organy do celów zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania i ścigania czynów zabronionych lub wykonywania kar, w tym ochrony przed zagrożeniami dla bezpieczeństwa publicznego i zapobiegania takim zagrożeniom.

Najczęściej zadawane pytania

Co to są dane osobowe według RODO?

Dane osobowe według RODO to wszelkie informacje, które odnoszą się do zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Wskazuje to na szeroki zakres danych, które mogą identyfikować konkretne osoby.

Jakie są przykłady danych osobowych?

Przykładami danych osobowych są imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikatory internetowe oraz odciski palców. Wszystkie te informacje mogą być użyte do identyfikacji osoby.

Jakie są podstawy prawne przetwarzania danych osobowych?

Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych zgodnie z RODO obejmują m.in zgodę, realizację umowy oraz prawnie uzasadnione interesy. Warto znać te podstawy, aby zapewnić zgodność z przepisami o ochronie danych.

Jakie są prawa osób, których dane dotyczą?

Osoby, których dane dotyczą, mają prawo dostępu do swoich danych, prawo do ich sprostowania oraz prawo do usunięcia danych, znane jako prawo do bycia zapomnianym. Te prawa umożliwiają kontrolę nad własnymi informacjami osobistymi.

Co to jest minimalizacja danych?

Minimalizacja danych to zasada, która nakłada obowiązek przetwarzania jedynie tych informacji, które są konieczne do realizacji określonego celu. Strategia ta ma na celu ograniczenie ryzyka związanego z niewłaściwym wykorzystaniem danych.

Istnieje uzasadnione prawdopodobieństwo, że NIS 2 wpłynie na Twoją firmę. Potrzebujesz wdrożyć ISO 27001? Sprawdź, jak możemy Ci pomóc!