Nagrywanie pracowników. Czy monitoring z dźwiękiem jest legalny?

Kamery monitoringu - definicja

Zgodnie z definicją słownikową, monitoring jest to stała obserwacja i kontrola jakichś procesów lub zjawisk. Monitoring może mieć różne cele - np.: zapewnienie bezpieczeństwa pracowników, zapewnienie bezpieczeństwa w miejscu publicznym, weryfikacja jakości świadczonych usług, weryfikacja prawidłowości wykonanej pracy.

Obecnie monitoring jest narzędziem wykorzystywanym powszechnie, w każdej dziedzinie życia, w sektorze prywatnym oraz w przestrzeni publicznej. Monitoring może polegać na przetwarzaniu danych w formie wizerunku (wizerunek osoby fizycznej) lub numerów identyfikacyjnych (np. tablice rejestracyjne).

Monitoring w miejscu pracy. Dowiedz się więcej

Przepisy kodeksu pracy rozróżniają dwie formy monitoringu:

• monitoring wizyjny
• monitoring poczty pracownika
• kodeks przewiduje również inne formy monitoringu, które nie zostały wymienione enumeratywnie.

Do innych form monitoringu można zaliczyć:

• kontrolę położenia pracownika (geolokalizacja);
• kontrolę służbowych rozmów telefonicznych (np. rejestracja czasu połączeń, jakość obsługi klienta);
• monitoring systemów informatycznych (tj. kontrola aktywności pracownika w sieci, np. poprzez wykaz odwiedzanych stron, podgląd pulpitu, cykliczne zrzuty ekranu).

Poza poniżej opisanymi wymogami wynikającymi z kodeksu pracy, w przypadku stosowania monitoringu, a co za tym idzie przetwarzania danych osobowych, na podmiocie, który decyduje o formie monitoringu oraz jego celach i sposobach wykonania (administrator) ciążą obowiązki wynikające bezpośrednio z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.) - dalej jako RODO.

Zakazane praktyki według art. 5 AI Act - dowiedz się więcej

Monitorowanie pracowników. Obowiązki pracodawcy

W przypadku jeśli pracodawca (administrator) wprowadza np. monitoring wizyjny obejmujący teren parkingu, musi być on świadomy, że nie będzie przetwarzał danych wyłącznie swoich pracowników, ale również dane osób będących kontrahentami, podwykonawcami czy innych osób mogących wejść na teren parkingu.

Wobec tych osób administrator musi przekazać następujące informacje:

• swoją tożsamość i dane kontaktowe oraz, gdy ma to zastosowanie, tożsamość i dane kontaktowe swojego przedstawiciela;
• gdy ma to zastosowanie - dane kontaktowe inspektora ochrony danych;
• cele przetwarzania danych osobowych, oraz podstawę prawną przetwarzania;
• jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez administratora lub przez stronę trzecią;
• informacje o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców, jeżeli istnieją;
• gdy ma to zastosowanie - informacje o zamiarze przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej;
• okres, przez który dane osobowe będą przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu;
• informacje o prawie do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących osoby, której dane dotyczą, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także o prawie do przenoszenia danych;
• jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody - informacje o prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
• informacje o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego, czyli Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
• informację, czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym lub warunkiem zawarcia umowy oraz czy osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania i jakie są ewentualne konsekwencje niepodania danych;
• informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu.

Obowiązki podmiotów przetwarzających i podmiotów dalszego powierzenia - omówienie opinii EROD z 7.10.2024

Monitoring wizyjny w zakładzie pracy

Kodeks pracy reguluje dwie formy monitoringu: monitoring wizyjny oraz monitoring poczty elektronicznej pracownika. Należy pamiętać, że przepisy kodeksu pracy w zakresie monitoringu nie wyłączają stosowania przepisów RODO w tym zakresie.

Monitoring wizyjny dopuszczalny jest w przypadku, gdy jest niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Monitoring nie może obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Ponadto monitoring nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji dopuszczalnego celu (zapewnienie bezpieczeństwa, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji) i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Dodatkowym wymogiem objęty jest monitoring pomieszczeń sanitarnych, który wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa - uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Standardowe klauzule umowne (SCC), a umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych - porównanie

Kamery monitoringu w pracy? Rozwiewamy wątpliwości

Kodeks pracy wskazuje również dokładny maksymalny okres przetwarzania danych, który wynosi 3 miesiące od dnia nagrania obrazu. Termin 3 miesięcy ulega przedłużeniu w przypadku gdy nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, wówczas termin ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Wprowadzenie monitoringu wiąże się po stronie pracodawcy z określonymi w kodeksie obowiązkami:

• cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu należy ustalić w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy;
• pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem;
• pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje, o których mowa powyżej;
• pracodawca zobowiązany jest również do oznaczenia pomieszczeń i terenu monitorowanego w sposób widoczny i czytelny - przy użyciu odpowiednich znaków.

Monitoring poczty pracownika

Monitoring poczty elektronicznej pracownika, jest dopuszczalny jeśli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Monitoring poczty elektronicznej pracownika nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Wprowadzenie monitoringu poczty wiąże się po stronie pracodawcy z określonymi w kodeksie obowiązkami:

• cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu należy ustalić w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy;
• pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem;
• pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje, o których mowa powyżej;
• pracodawca zobowiązany jest również do oznaczenia pomieszczeń i terenu monitorowanego w sposób widoczny i czytelny - przy użyciu odpowiednich znaków.

Jak legalnie przetwarzać dane osobowe? Rozwiewamy wątpliwości

Inne formy monitoringu w zakładzie pracy

Jeżeli dla zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, niezbędne jest wprowadzenie innych form monitoringu, wówczas analogiczne zastosowanie mają przepisy dotyczące monitoringu poczty elektronicznej pracownika.

Do innych form monitoringu można zaliczyć:

• kontrola położenia pracownika (geolokalizacja);
• kontrola służbowych rozmów telefonicznych (np. rejestracja czasu połączeń, jakość obsługi klienta);
• monitoring systemów informatycznych (tj. kontrola aktywności pracownika w sieci, np. poprzez wykaz odwiedzanych stron, podgląd pulpitu, cykliczne zrzuty ekranu).

Stosowanie monitoringu wizyjnego dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników

Jedną z przesłanek wprowadzenia monitoringu przez pracodawcę na terenie zakładu pracy jest zapewnienie bezpieczeństwa pracowników. Argumentem przemawiającym za stosowaniem systemu monitoringu dla bezpieczeństwa może być cykl produkcyjny stwarzający niebezpieczeństwo i wymagający ciągłego monitorowania lub przypadki incydentów (np. bójka pracowników) do jakich doszło na terenie zakładu pracy.

Dla poprawy bezpieczeństwa, pracodawca w swojej firmie za pomocą kamer może rejestrować obraz, musi jednak pamiętać konieczności oznaczenia takiego terenu np. poprzez informację "obiekt monitorowany', co stanowi dla pracowników informację o obecności kamer w miejscu pracy.

Inną przesłanką uzasadniającą wprowadzenie monitoringu może być kontrola produkcji lub ochrona mienia pracodawcy.

Dyrektywa NIS 2. Kluczowe branże dotknięte zmianą prawa

Monitoring wizyjny w miejscach publicznych

Monitoring w miejscach publicznych prowadzony przez jednostki samorządu terytorialnego (gmina, powiat, województwo) został szczegółowo uregulowany w ustawach samorządowych.

Ustawa o samorządzie gminnym wskazuje, że gmina w celu zapewnienia porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli oraz ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej może stosować środki techniczne umożliwiające rejestrację obrazu (monitoring) w obszarze przestrzeni publicznej, za zgodą zarządzającego tym obszarem lub podmiotu posiadającego tytuł prawny do tego obszaru lub na terenie nieruchomości i w obiektach budowlanych stanowiących mienie gminy lub jednostek organizacyjnych gminy, a także na terenie wokół takich nieruchomości i obiektów budowlanych, jeżeli jest to konieczne do zapewnienia porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli lub ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej.

Podobnie jak w kodeksie pracy, również w ustawie o samorządzie gminnym wskazuje, że monitoring nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni oraz obiektów socjalnych.

Również analogicznie został określony czas przechowywania nagrań - nagrania obrazu zawierające dane osobowe przetwarza się wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, z wyjątkiem sytuacji, w których nagrania zostały zabezpieczone, zgodnie z odrębnymi przepisami.

Ponadto nieruchomości i obiekty budowlane objęte monitoringiem należy oznaczyć w sposób widoczny i czytelny informacją o monitoringu, w szczególności za pomocą odpowiednich znaków.

Ustawodawca nałożył również na samorząd gminny obowiązek stosowania środków zabezpieczających przetwarzanie danych z monitoringu, w szczególności uniemożliwiających ich utratę lub bezprawne rozpowszechnienie, a także uniemożliwienie dostępu do danych osobom nieuprawnionym.

Analogiczne przepisy dotyczące monitoringu w miejscach publicznych znajdują się w ustawie o samorządzie powiatowym oraz w ustawie o samorządzie województwa.

Pracodawca chce rejestrować dźwięk. Czy monitoring z dźwiękiem jest legalny?

Analizując przepisy kodeksu pracy (art. 22(2)) zgodnie z zasadą celowości oraz literalną wykładnią tego przepisu - nadzór na terenie zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy może obejmować tylko środki techniczne umożliwiające rejestrację wyłącznie obrazu, a co za ty idzie brak jest podstaw do wykorzystania urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk jednocześnie.

Stosowanie rozwiązań rejestrujących jednocześnie obraz i dźwięk może być uznane za nadmierne przetwarzanie danych osobowych i wiązać się z odpowiedzialnością administracyjną, cywilną, a nawet odpowiedzialnością na gruncie przepisów karnych.

Podobnie uregulowane jest korzystanie z monitoringu wizyjnego prowadzonego przez samorządy (gmina, powiat, województwo), przepisy te - jak wyżej zostało wskazane - pozwalają jedynie na wprowadzenie monitoringu wizyjnego - bez możliwości nagrywania dźwięku.

Podsumowanie

Monitoring dopuszczalny jest w różnych formach i różnym celu, jednak jest mocno ograniczony przepisami, nie tylko kodeksu pracy, ale również ustaw samorządowych. Podobnie uregulowane są zasady wprowadzenia monitoringu i wymogi jakie musi on spełniać - zarówno dla pracodawcy, jak również dla samorządów.

Zaplanowanie i wprowadzenie monitoringu wiąże się ze spełnieniem obowiązków wynikających nie tylko z przepisów prawa samorządowego i kodeksu pracy, ale również z licznymi obowiązkami wynikającymi z ochrony danych osobowych.

Pamiętać należy, że w przypadku jeśli prowadzony monitoring nie spełnia wymagań polskiego prawa istnieje ryzyko, że ktoś może zgłosić nielegalny monitoring, szczególnie monitoring z dźwiękiem. Zgłoszenie takie może zostać skierowane do Urzędu Ochrony Danych Osobowych.