Audyt RODO - wszystko co musisz wiedzieć

Audyt RODO - podstawa prawna

Pojęcie audytu zgodności z RODO łączy się z funkcją Inspektora Ochrony Danych Osobowych. IOD, to, za motywem 97 preambuły do RODO: osoba dysponującą wiedzą fachową na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych osobowych.

Twoja firma lub organizacja, bez względu na to, czy jest administratorem czy podmiotem przetwarzającym, powinna wyznaczyć IOD, jeśli jej główna działalność obejmuje przetwarzanie danych wrażliwych na dużą skalę lub regularne i systematyczne monitorowanie osób na dużą skalę.

Do zadań IOD należą między innymi:

monitorowanie przestrzegania niniejszego rozporządzenia, innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych oraz polityk administratora lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty

– Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych, art. 39.

Co to jest ISO 9001? Międzynarodowy standard dla zarządzania jakością

Czy audyt RODO jest obowiązkowy?

W treści ogólnego rozporządzenia o ochronie danych nie zapisano wprost, że mamy obowiązek przeprowadzenia audytu RODO.

Jednak według art. 24 RODO:

administrator wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie odbywało się zgodnie z niniejszym rozporządzeniem i aby móc to wykazać. Środki te są w razie potrzeby poddawane przeglądom i uaktualniane.

Co istotne, RODO w art. 5 wprowadza zasadę rozliczalności. Według niej administrator danych jest odpowiedzialny nie tylko za przestrzeganie przepisów dotyczących procesów przetwarzania danych, ale musi też być w stanie wykazać, że ich przestrzega. Można to zrobić m.in na przykładzie audytów realizowanych w organizacji i powstałych na ich bazie raportów.

Przeprowadzenie audytu zgodności uchroni Cię od kar finansowych

Należy pamiętać, że audyt ma na celu zapewnienie zgodności procesów przetwarzania danych z przepisami. Od początku wprowadzenia RODO było jasne, że dane mają być chronione w praktyce, a nie w teorii. W Polsce sprawdza to Urząd Ochrony Danych Osobowych, który może nałożyć surowe kary na firmy niestosujące się do przepisów RODO.

Wśród żelaznego zestawu 27 pytań, które UODO kieruje do administratorów danych i podmiotów przetwarzających, znalazły się takie zagadnienia:

• Czy IOD opracował (systematycznie opracowuje) plan swojej pracy np. w zakresie szkoleń, audytów?
• Jak często i w jaki sposób IOD przekazuje administratorowi wyniki przeprowadzonych audytów?

Pamiętajmy, że UODO często kontaktuje się z firmami z powodu otrzymanej skargi, związanej z przetwarzaniem danych. Regularne audyty zmniejszają ryzyko złamania przepisów RODO przez organizację i zwiększają szansę na uniknięcie kary.

Organ nadzorczy może nałożyć administracyjną karę pieniężną w wysokości do 20 000 000 euro, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 4% jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa.

Dowiedz się więcej o karach RODO. Artykuł LexDigital

Czym jest audyt zgodności z RODO?

Przeprowadzenie audytu zgodności z RODO ma na celu sprawdzenie, czy organizacja rzeczywiście spełnia wymagania rozporządzenia o ochronie danych osobowych. Należy pamiętać, że wszystkie operacje związane z przetwarzaniem danych (a nie tylko wybrane procesy) muszą być zgodne z treścią przepisów RODO.

Audyt RODO identyfikuje potencjalne zagrożenia w systemie ochrony danych osobowych oraz zaproponowanie odpowiednich działań naprawczych. Przeprowadzenie audytu zgodności z RODO powinno obejmować aspekty organizacyjne, ludzkie i analizę środków technicznych (np. systemy informatyczne). Sprawdza się m.in zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem, utratą danych i naruszeniami bezpieczeństwa.

Weryfikacji podlegają też kwestie prawne. Przykładowo, jeśli dane są przesyłane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) to audyt powinien sprawdzić, czy obywa się to w sposób legalny.

Kolejnym etapem następującym po audycie jest wprowadzenie wszelkich zmian w procesach, dokumentacji oraz obowiązujących zasadach. Im szybciej wdrożymy zmiany tym mniejsze prawdopodobieństwo problemów i kar od UODO.

Czym się różni audyt zerowy od audytu cyklicznego?

Audyt wstępny (zerowy) to pierwszy audyt przeprowadzany w danej organizacji.  Audyt cykliczny to regularnie przeprowadzana kontrola potrzebna np. w przypadku dynamicznego rozwoju organizacji, zmian w obowiązujących przepisach lub nowych aspektów przetwarzania danych występujących w projektach.

Jak często powinien być wykonywany audyt RODO?

Standardową praktyką jest przeprowadzenie audytu RODO raz do roku. Pomocny w planowaniu audytów będzie rejestr czynności przetwarzania, o którym więcej przeczytasz tutaj.

Sporządzając plan audytów, warto przemyśleć takie jego elementy, jak: częstotliwość przeprowadzania, metody, kryteria i zakres poszczególnych audytów (w zależności od obszaru poddawanego ocenie), tryb uruchamiania audytów, zasady i sposób jego dokumentowania (w tym czas przechowywania raportu z audytu), zasady i sposób raportowania jego wyników. Trzeba pamiętać, że - z uwagi na podejście oparte na ryzyku i nieprzewidziane zdarzenia, na które należy szybko reagować – plan audytów powinien przewidywać tryb doraźny.

– czytamy na oficjalnej stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Dlaczego warto przeprowadzić audyt zgodności z RODO?

Wiele firm zadało sobie dużo trudu, przeprowadzając wdrożenie RODO. Istnieje jednak ryzyko, że wprowadzenie procedur mogło ominąć niektóre obszary, i przepisy RODO nie są przestrzegane w stu procentach. To stwarza ryzyko kar finansowych, po których możesz utracić zaufanie klientów czy partnerów biznesowych, których dane dotyczą - w takim wypadku cały trud związany z dostosowaniem się do wymogów RODO pójdzie na marne.

Możliwe też, że niektóre rodzaje danych osobowych nie są należycie chronione z powodu upływu czasu. Systemy informatyczne i procesy przetwarzania danych nieustannie się zmieniają, więc należy je zaktualizować.

Pamiętaj, że na barkach administratora danych (lub podmiotu przetwarzającego) ciąży regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania.

Poza tym, jeśli Twoja organizacja dynamicznie się rozwija, mogą pojawić się nowe aspekty związane z przetwarzaniem danych osobowych, których nie było na wcześniejszych etapach. Niektóre procedury mogą być nieaktualne lub źle zaprojektowane. Audyt RODO to pierwszy krok do usprawnienia ich działania.

Bez kompleksowego audytu nie jest możliwe wykonanie fundamentalnych obowiązków nakładanych przez RODO takich jak analiza ryzyka czy rejestr czynności przetwarzania. Dodatkowo przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych jest w dzisiejszych czasach standardem. Warto przeprowadzić audyt RODO, aby upewnić się, że zasady związane z ochroną danych osobowych faktycznie działają i są stosowane.

Analiza ryzyka. Sprawdzone wzory LexDigital znajdziesz pod tym adresem.

Kto może przeprowadzić audyt RODO?

Osoba, której powierzysz przeprowadzenie audytu RODO musi mieć wiedzę i doświadczenie odpowiednie do skali trudności zadania - tak, aby kompleksowy audyt był w stanie usprawnić procesy przetwarzania i uchronić Cię przed karami.

Raport audytu zgodności powinien być kompleksowy i zawierać konkretne wytyczne, które pozwolą na zgodność działania organizacji z wymogami określonymi w RODO.

Do celu przeprowadzenia audytu zgodności można wyznaczyć pracownika lub zewnętrznego audytora, czyli firmę wyspecjalizowaną w takich zadaniach.

Outsourcing audytu RODO to rozwiązanie, które ma wiele zalet. Dzięki nim oszczędzamy czas, bo pracownik nie musi przechodzić szkolenia czy opracowywać planu audytu. Dodatkowo decydując się się na usługi zewnętrznego audytora masz pewność, że ocena zgodności będzie obiektywna.

Outsourcing funkcji IOD. Przekaż nam pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych Osobowych w swojej firmie!

Zaufaj ekspertom w zakresie ochrony danych osobowych

LexDigital jest jednym z prekursorów świadczących usługi związane z dostosowaniem wewnętrznych procesów organizacji do wymogów RODO. Dziś na swoim koncie mamy kilkadziesiąt wdrożeń w przedsiębiorstwach pochodzących z różnych sektorów rynku. Mogliśmy tego dokonać dzięki pracy interdyscyplinarnego zespołu specjalistów, którzy bazując na wieloletnim doświadczeniu tworzą indywidualne rozwiązania dla każdego z podmiotów bez względu na rodzaj wykonywanej działalności.

Przeprowadzając audyt zgodności z RODO w Twojej firmie, LexDigital dokona kompleksowej oceny stanu faktycznego i formalnego najważniejszych obszarów przetwarzania danych osobowych oraz opracuje raport audytu zgodności, w którym wskaże kluczowe rekomendacje wraz z priorytetowością ich wdrażania.

Dodatkowo oferujemy doraźne konsultacje m.in. w zakresie: 

• projektowania i wyboru bezpiecznych systemów i aplikacji oraz stron internetowych spełniających wytyczne prawa o ochronie danych
• wsparcia przy zajściu incydentów lub naruszeń ochrony danych
• pomocy przy praktycznej realizacji żądań osób fizycznych w zakresie przysługujących im praw
• legalizacji współpracy podmiotów w zakresie przetwarzania danych
• innych sytuacji kryzysowych i problematycznych, co do których rozwiązania organizacja nie ma pewności

Jak wygląda proces audytu systemu ochrony danych osobowych?

Każdy podmiot jest inny i dlatego nasza usługa zawsze dopasowuje się do Państwa wymagań i kontekstu funkcjonowania organizacji. Możemy jednak przedstawić ramowy plan audytu, który dotyczy większości przypadków:

1. Warsztat wstępny z osobą odpowiedzialną za kwestie związane z RODO lub dedykowanym reprezentantem
2. Warsztaty praktyczne dla kierowników/managerów poszczególnych działów - inwentaryzacja procesów ze wsparciem zespołu LexDigital
3. Opracowanie mapy procesów przetwarzanie danych osobowych odwzorowującej wszystkie aktywności występujące w danym podmiocie
4. Audyt fizyczny - wizja lokalna kluczowych pomieszczeń w organizacji tj. m.in: archiwum, serwerownie, kluczowe pomieszczenia biurowe, wydzielone stanowiska biurowe w przestrzeni logistycznej, magazynowej lub produkcyjnej
5. Analiza dokumentacji RODO, takiej jak umowy powierzenia przetwarzania, zgody, obowiązki informacyjne, RCP, procedury, polityki itd. analiza strony internetowej, aplikacji mobilnej i wszelkich narzędzi technologicznych uczestniczących w procesach przetwarzania danych.
6. Przygotowanie sprawozdania - raportu z audytu RODO, który jest jednocześnie wstępnym planem wdrożenia wymaganych zmian

Czemu powinieneś zlecić wykonanie audytu zgodności z RODO LexDigital?

Mamy największe doświadczenie

Nasz zespół posiada ponad 20 letnie doświadczenie w zakresie ochrony danych osobowych, bezpieczeństwie informacji, ciągłości działania czy zarządzaniu ryzykiem dla sektora prywatnego i publicznego.

Dyżurujemy 24/7 - jesteśmy zawsze dostępni

Nasi specjaliści są dostępni przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu - na wypadek nagłego incydentu, wycieku danych czy otrzymania pisma od organu nadzorczego. Dzielimy się wewnętrznie wiedzą na temat naszych projektów - w przypadku nieobecności jednej osoby z zespołu zawsze dostępna jest inna posiadająca niezbędną dla klienta wiedzę.

Posiadamy polisę do 10 mln złotych

Jesteśmy przekonani o jakości naszych działań ale dla wspólnego komfortu na wypadek podjęcia przez nas błędnych decyzji posiadamy zabezpieczenie do 10 mln złotych. 

Działamy szybko i skutecznie

Potrafimy odpowiednio ustalać priorytety, rozdzielać zadania i stosować najlepsze praktyki tak aby Twój problem został rozwiązany najszybciej jak to możliwe.

Posiadamy certyfikaty ISO 27001 oraz 22301

Stosujemy zasady rekomendowane przez międzynarodowe standardy. Posiadamy certyfikowany system zarządzania jakością (PN-EN ISO/IEC 9001:2015) oraz system zarządzania bezpieczeństwem informacji (PN-EN ISO/IEC 27001:2022).

Rozwijamy się i dzielimy wiedzą

Jesteśmy aktywnymi członkami w stowarzyszeniach i grupach roboczych, na codzień prowadzimy wykłady na uczelniach wyższych, współtworzymy specjalistyczne publikacje i szkolimy nowych Inspektorów Ochrony Danych Osobowych. Członkowie naszego zespołu regularnie wypowiadają się publicznie w mediach oraz występują na konferencjach branżowych. Jesteśmy zawsze na bieżąco z obowiązującym prawem i jego zmianami, edukujemy rynek i konkurencję.

Skontaktuj się z nami.

Co wchodzi w skład raportu poaudytowego?

Raport audytu zgodności składa się z:

• listy procesów przetwarzania danych osobowych,
• wykazu niezgodności,
• propozycji rekomendowanych działań w celu osiągnięcia zgodności,
• priorytetów co do podjęcia konkretnych działań (działania na froncie).

Ile kosztuje audyt zgodności z RODO?

U nas płacisz za jakość i bezpieczeństwo, wiedzę oraz doświadczenie najlepszych praktyków na rynku. Działamy sprawnie, dyżurujemy 24/7 oraz posiadamy polisę zabezpieczającą do 10 mln zł.

Cena każdej ze świadczonych usług może być uzależniona od:

• wielkości organizacji,
• poziomu skomplikowania projektu
• zaangażowanie czasowego naszego zespołu,
• dostępności i zaangażowania Zespołu Klienta.

Umów się na rozmowę, przeprowadzimy dla Ciebie darmową wycenę.

Audyt RODO - dodatkowe informacje na temat sposobu wdrożenia w Twojej organizacji.

Czeka Ciebie przeprowadzenie audytu zgodności z RODO? Jeżeli tak, powinieneś zadać sobie parę istotnych pytań w zakresie ochrony danych osobowych. 

• Czy posiadasz Inspektora ochrony danych osobowych?
• Prowadzisz rejestr naruszeń i rejestr czynności przetwarzania?
• Czy masz za sobą przeszkolenie personelu z przepisów RODO?
• Czy Twoja firma miała podejście do mapowania procesów pod kątem RODO?
• Czy potrzebujesz również wsparcia w zakresie bezpieczeństwa informacji?
• Czy i na jakim etapie jest spełniany obowiązek informacyjny?

Pamiętaj, że regularne dokonywanie przeglądów procesów i narzędzi oraz oceny skuteczności wdrożonych zabezpieczeń technicznych jest jednym z podstawowych elementów cyklicznego audytu ochrony danych osobowych. Administrator danych powinien wykorzystywać skuteczne narzędzia zgodne z przepisami RODO aby zadbać o prawa osób oraz bezpieczeństwo IT w Twojej firmie.

W ramach audytu prowadzimy oględziny miejsc, analizy bezpieczeństwa nośników danych, jak również proponujemy dobre praktyki i w razie potrzeby sugerujemy szereg działań naprawczych.

Audyt ochrony danych osobowych zapewnia bezpieczeństwo uniknięcia wysokich kar. Wieloletnie doświadczenie naszej organizacji jak również znajomość kompleksowych wymogów RODO, wszelkich niezbędnych procedur oraz świadomość tego jak je wdrażać minimalizuje ryzyko naruszenia prawa.

Zapraszamy do kontaktu.