Kto ma obowiązek prowadzenia rejestru czynności przetwarzania? Zapoznaj się z wymaganiami prawnymi

Zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych (RODO), Administratorzy Danych Osobowych (ADO) są zobowiązani do prowadzenia rejestru czynności przetwarzania. Stanowi on bazowy dokument dotyczący ochrony danych osobowych.

Jednakże nie wszystkie organizacje są obowiązane do jego tworzenia.

Ze względu szczególną sytuację mikroprzedsiębiorstw oraz małych i średnich przedsiębiorstw rejestru nie muszą posiadać podmioty zatrudniające mniej niż 250 osób.

Nie dotyczy to jednak sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych nie ma charakteru sporadycznego, a więc jest prowadzone regularnie lub systematycznie, a same czynności przetwarzania danych są na tyle istotne dla organizacji, że operacje na danych wykonywane są stosunkowo często.

Ponadto wyłączenie to nie może być zastosowane przez podmioty, które przetwarzają dane osobowe w sposób, mogący powodować ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych.

Przetwarzasz szczególne kategorie danych osobowych? Musisz prowadzić rejestr czynności przetwarzania

Co więcej, Administrator zawsze musi prowadzić rejestr w sytuacji gdy przetwarza szczególne kategorie danych osobowych, takie jak informacje o:

• stanie zdrowia
• poglądach politycznych
• wyznaniu
• orientacji seksualnej

Obowiązek prowadzenia rejestru czynności ma zastosowanie również w przypadku, kiedy przetwarzamy dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych.

Zapoznając się z wymaganiami prawnymi, szybko można określić, że w praktyce zwolnienie z obowiązku sporządzania rejestru dotyczy bardzo małej ilości przedsiębiorców w Polsce.

O ile wiele podmiotów posiada mniej niż 250 pracowników, to zdecydowana większość musi przetwarzać dane osobowe częściej niż sporadycznie, chociażby w związku z zatrudnianiem pracowników lub kontaktowaniem się z klientami.

Ponadto z reguły przetwarzanie danych osobowych łączy się z chociaż potencjalnym ryzykiem naruszenia praw i wolności osób fizycznych.

Co więcej, bardzo wiele podmiotów przetwarza dane osobowe szczególnej kategorii, np. dotyczące stanu zdrowia pracowników. Oznacza to, że w praktyce jedynie niektórzy mikroprzedsiębiorcy nie będą musieli tworzyć rejestru czynności przetwarzania.

Plan kontroli sektorowych UODO na 2024 - kto na celowniku?

Rejestr czynności przetwarzania musi zawierać dane kontaktowe administratora

RODO wskazuje na szereg elementów, które muszą znaleźć się w rejestrze czynności przetwarzania. Pierwszym z nich jest konieczność wskazania tożsamości Administratora Danych Osobowych oraz jego dane kontaktowe.

Administratorem danych jest podmiot, który decyduje o celu i sposobach przetwarzania danych osobowych. Jeżeli dana organizacja decyduje się na przetwarzanie danych osobowych, określa cel w jakim to robi i ustala sposoby prowadzenia operacji na danych osobowych, to jest administratorem danych osobowych. Właśnie taki podmiot powinien w treści rejestru czynności przetwarzania danych wskazać określone informacje, dotyczące prowadzonych przez siebie czynności przetwarzania danych.

W sytuacji gdy Administratorem Danych Osobowych jest osoba fizyczna, w rejestrze muszą znaleźć się dane kontaktowe administratora.

Konieczne jest podanie jej imienia, nazwiska oraz danych kontaktowych, takich jak adres do korespondencji, adres zamieszkania lub adres prowadzenia działalności gospodarczej. Prawidłowe będzie podanie również innych informacji kontaktowych, takich jak adres poczty elektronicznej lub numer telefonu. To samo tyczy się wszelkich współadministratorów, a gdy ma to zastosowanie, także przedstawiciela administratora oraz inspektora ochrony danych.

W przypadku gdy administratorem danych jest np. spółka prawa handlowego, konieczne jest podanie firmy (nazwy) tej spółki, jej siedziby, adresu oraz innych danych kontaktowych, takich jak wspomniany adres poczty elektronicznej lub numer telefonu do przedstawiciela spółki.

Drugim wymaganym przez prawo elementem rejestru jest konieczność wskazania celów przetwarzania. Należy przy tym pamiętać, że niezbędne jest określenie celu odrębnie w stosunku do każdej z czynności przetwarzania. Inny cel bowiem dotyczy przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy, przy czym czynnością przetwarzania może być tu np. gromadzenie CV potencjalnych pracowników, a inny dotyczy przetwarzania danych klientów przedsiębiorcy, może być bowiem związany np. z wykonaniem zawartej pomiędzy stronami umowy czy też spełnieniem obowiązków wynikających z przepisów podatkowych.

W treści rejestru czynności przetwarzania powinien się również opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz opis kategorii danych osobowych. Nawiązując do powyższego przykładu, kategorią osób, których dane dotyczą mogą być np. potencjalni pracownicy, którzy przysłali administratorowi swoje CV, a kategoriami danych będą informacje zawarte w treści zgłoszeń rekrutacyjnych.

Należy pamiętać, że wystarczające jest określenie kategorii danych osobowych i osób, a więc określonych zbiorów podmiotów danych i informacji o nich. Nie oznacza to konieczności wskazywania listy wszystkich osób, których dane przetwarza administrator.

Rejestr musi uwzględniać przekazanie danych do organizacji międzynarodowej lub odbiorców z "państwa trzeciego"

Kolejnym elementem rejestru czynności przetwarzania są kategorie odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, w tym odbiorców w państwach trzecich lub w organizacjach międzynarodowych.

Odbiorcą danych będą przede wszystkim podmioty przetwarzające dane w imieniu administratora. Może to być np. przedsiębiorca świadczący na rzecz administratora usługi księgowe lub polegające na hostingu poczty elektronicznej administratora. Odbiorcami danych będą także inni administratorzy danych, którzy otrzymują je od tworzącego rejestr czynności przetwarzania.

Jeżeli dane osobowe są przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, konieczne jest zawarcie tej informacji w rejestrze wraz z nazwą tego państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej. Państwem trzecim w rozumieniu RODO jest państwo poza terenem Unii Europejskiej.

W rejestrze musi się znaleźć opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa

W treści rejestru należy również wskazać planowane terminy usunięcia poszczególnych kategorii danych. Mogą one być określone poprzez wskazanie dni, miesięcy lub lat przez które przetwarzane będą dane osobowe.

W przypadku gdy nie jest to możliwe wystarczające będzie wskazanie kryteriów, w oparciu o jakie ustalony zostanie czas przetwarzania danych osobowych.

Ważnym elementem rejestru jest dokumentacja odpowiednich zabezpieczeń. W rozporządzeniu wskazano, że administrator powinien zawrzeć w treści rejestru ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa służących zabezpieczeniu danych osobowych, o ile jest to możliwe.

Podmiot przetwarzający. Rejestr kategorii czynności przetwarzania

Można rozróżnić typy dwa rejestru czynności przetwarzania danych. Pierwszy, czyli opisany powyżej rejestr dla Administratora Danych Osobowych zawiera szczegółowe informacje o przetwarzanych danych.

Z kolei podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu innego administratora zobowiązane są do prowadzenia rejestru kategorii czynności przetwarzania danych osobowych. Dokument ten zawiera informacje podobne do tych wymaganych w rejestrze czynności przetwarzania.

Do rejestru kategorii czynności przetwarzania danych osobowych trzeba koniecznie wpisać takie informacje, jak nazwa i dane kontaktowe podmiotu przetwarzającego (lub podmiotów przetwarzających, jeśli jest ich wiele).

Poza tym rejestr musi zawierać następujące dane:

• Nazwa oraz dane kontaktowe każdego administratora, w imieniu którego działa podmiot przetwarzający, a gdy ma to zastosowanie – przedstawiciela administratora lub podmiotu przetwarzającego oraz inspektora ochrony danych
• Opis kategorii przetwarzań dokonywanych w imieniu każdego z administratorów,
• Informacje o ewentualnym przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, w tym nazwa tego państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej,
• jeżeli jest to możliwe, ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa.

W praktyce zdecydowana większość procesorów będzie prowadziła dwa rejestry – rejestr czynności przetwarzania jako administrator oraz rejestr kategorii czynności przetwarzania jako podmiot przetwarzający.

Prowadzenie rejestru czynności przetwarzania

Rozporządzenie wymaga, aby rejestr czynności przetwarzania prowadzony był w formie pisemnej lub elektronicznej. Umożliwia to szybsze reagowanie na zmieniającą się sytuację gospodarczą, która wymusza nagłe edytowanie rejestru i dodawanie do niego lub usuwanie określonych czynności przetwarzania danych.

Oobowiązek prowadzenia i aktualizowania rejestru czynności przetwarzania danych osobowych spoczywa na każdym Administratorze Danych Osobowych oraz – w uzasadnionych przypadkach – na jego przedstawicielu.

Warto przy tym podkreślić, że nie jest konieczne informowanie organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych) o prowadzeniu rejestru czynności przetwarzania.

Sprawdź szablony rejestru czynności przetwarzania

Ze względu na różnorodność administratorów, sektorów, w których działają i procesów przetwarzania danych, które prowadzą oraz innych czynników, w praktyce może występować wiele różnych modeli (struktur) rejestru czynności.

– czytamy na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Oznacza to, że jeśli administrator uważa, że w rejestrze czynności przetwarzania danych osobowych powinny się pojawić inne informacje, np. źródła pozyskania danych, to jak najbardziej może uwzględnić je w dokumencie.

Przykładowe rejestry znajdziesz w naszym sklepie z wzorami dokumentów. Więcej o wzorach przeczytasz tutaj.