Rejestr czynności przetwarzania

Kto musi sporządzać rejestr czynności przetwarzania?

Zgodnie z przepisami rozporządzenia ogólnego o ochronie danych, Administratorzy Danych Osobowych (ADO) są zobowiązani do prowadzenia rejestru czynności przetwarzania. Stanowi on bazowy dokument dotyczący ochrony danych osobowych. Jednakże nie wszystkie podmioty są obowiązane do jego tworzenia. Rejestru nie muszą posiadać ci administratorzy danych, którzy zatrudniają mniej niż 250 osób. Nie dotyczy to jednak sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych nie ma charakteru sporadycznego, a więc jest prowadzone regularnie lub systematycznie, a same czynności przetwarzania danych są na tyle istotne dla organizacji, że operacje na danych wykonywane są stosunkowo często. Ponadto wyłączenie to nie może być zastosowane przez podmioty, które przetwarzają dane osobowe w sposób powodujący możliwość naruszenia praw i wolności osób fizycznych. Co więcej, Administrator zawsze musi sporządzić rejestr czynności przetwarzania w sytuacji gdy przetwarza dane osobowe szczególnej kategorii, takie jak dane o stanie zdrowia, poglądach politycznych, wyznaniu, orientacji seksualnej czy dane biometryczne. Jego sporządzenie jest również konieczne w przypadku przetwarzania danych w postaci wyroków skazujących i naruszeń prawa.

W praktyce zwolnienie spod obowiązku sporządzania rejestru czynności przetwarzania dotyczyło będzie bardzo małej ilości przedsiębiorców w Polsce. O ile wiele podmiotów posiada mniej niż 250 pracowników, to zdecydowana większość musi przetwarzać dane osobowe częściej niż sporadycznie, chociażby w związku z zatrudnianiem pracowników lub kontaktowaniem się z klientami. Ponadto z reguły przetwarzanie danych osobowych łączy się z chociaż potencjalnym ryzykiem naruszenia praw i wolności osób fizycznych. Co więcej, bardzo wiele podmiotów przetwarza dane osobowe szczególnej kategorii, np. dotyczące stanu zdrowia pracowników. Oznacza to, że w praktyce jedynie niektórzy mikroprzedsiębiorcy nie będą musieli tworzyć rejestru czynności przetwarzania.

Jakie elementy powinien zawierać rejestr czynności przetwarzania?

RODO wskazuje na szereg elementów, które muszą znaleźć się w rejestrze czynności przetwarzania. Pierwszym z nich jest konieczność wskazania tożsamość Administratora Danych Osobowych oraz jego dane kontaktowe. Administratorem danych jest podmiot, który decyduje o celu i sposobach przetwarzania danych osobowych. Oznacza to, że jeżeli dana organizacja decyduje się na przetwarzanie danych osobowych, określa cel w jakim to robi i ustala sposoby prowadzenia operacji na danych osobowych, to jest administratorem danych osobowych. Właśnie taki podmiot powinien w treści rejestru wskazać określone informacje, dotyczące prowadzonych przez siebie czynności przetwarzania danych.

W sytuacji gdy Administratorem Danych Osobowych jest osoba fizyczna, konieczne jest podanie jej imienia, nazwiska oraz danych kontaktowych, takich jak adres do korespondencji, adres zamieszkania lub adres prowadzenia działalności gospodarczej. Prawidłowe będzie podanie również innych informacji kontaktowych, takich jak adres poczty elektronicznej lub numer telefonu. W przypadku gdy administratorem danych jest np. spółka prawa handlowego, konieczne jest podanie firmy (nazwy) tej spółki, jej siedziby, adresu oraz innych danych kontaktowych, takich jak wspomniany adres poczty elektronicznej lub numer telefonu do przedstawiciela spółki.

Drugim wymaganym przez prawo elementem rejestru jest konieczność wskazania celów przetwarzania. Należy przy tym pamiętać, że niezbędne jest określenie celu odrębnie w stosunku do każdej z czynności przetwarzania. Inny cel bowiem dotyczy przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy, przy czym czynnością przetwarzania może być tu np. gromadzenie CV potencjalnych pracowników, a inny dotyczy przetwarzania danych klientów przedsiębiorcy, może być bowiem związany np. z wykonaniem zawartej pomiędzy stronami umowy czy też spełnieniem obowiązków wynikających z przepisów podatkowych.

W treści rejestru czynności przetwarzania powinien się również opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz kategorii danych osobowych. Nawiązując do powyższego przykładu, kategorią osób, których dane dotyczą mogą być np. potencjalni pracownicy, którzy przysłali administratorowi swoje CV, a kategoriami danych będą informacje zawarte w treści zgłoszeń rekrutacyjnych. Należy pamiętać, że wystarczające jest określenie kategorii danych i osób, a więc określonych zbiorów podmiotów danych i informacji o nich. Nie oznacza to konieczności wskazywania listy wszystkich osób, których dane przetwarza administrator.

Kolejnym elementem rejestru czynności przetwarzania jest wskazanie kategorie odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, w tym odbiorców w państwach trzecich lub w organizacjach międzynarodowych. Odbiorcą danych będą przede wszystkim podmioty przetwarzające dane w imieniu administratora. Może to być np. przedsiębiorca świadczący na rzecz administratora usługi księgowe lub polegające na hostingu poczty elektronicznej administratora. Odbiorcami danych będą także inni administratorzy danych, którzy otrzymują je od tworzącego rejestr czynności przetwarzania. Jeżeli dane osobowe są przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, konieczne jest zawarcie tej informacji w rejestrze wraz z nazwą tego państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej. Państwem trzecim w rozumieniu RODO jest państwo poza terenem Unii Europejskiej.

W treści rejestru należy również wskazać planowane terminy usunięcia poszczególnych kategorii danych. Mogą one być określone poprzez wskazanie dni, miesięcy lub lat przez które przetwarzane będą dane osobowe. W przypadku gdy nie jest to możliwe wystarczające będzie wskazanie kryteriów, w oparciu o jakie ustalony zostanie czas przetwarzania danych osobowych. Dodatkowo, w rozporządzeniu wskazano, że administrator powinien zawrzeć w treści rejestru ogólny opis środków technicznych i organizacyjnych służących zabezpieczeniu danych osobowych, o ile jest to możliwe.

Rejestr kategorii czynności przetwarzania a ochrona danych osobowych

Podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu innego administratora zobowiązane są do prowadzenia rejestru kategorii czynności przetwarzania, czyli rejestr prowadzony przez procesora. Dokument ten zawiera informacje podobne do tych wymaganych w rejestrze czynności przetwarzania, obejmujących zwłaszcza:

• Wskazanie imienia i nazwiska lub nazwy oraz danych kontaktowych podmiotu przetwarzającego lub podmiotów przetwarzających oraz każdego administratora, w imieniu którego działa podmiot przetwarzający,
• Opis kategorii przetwarzań dokonywanych w imieniu każdego z administratorów,
• Informacje o ewentualnym przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, w tym nazwa tego państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej,
• jeżeli jest to możliwe, ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa.

W praktyce zdecydowana większość procesorów będzie prowadziła dwa rejestry – rejestr czynności przetwarzania jako administrator oraz rejestr kategorii czynności przetwarzania jako podmiot przetwarzający.

Prowadzenie rejestru czynności przetwarzania

Rozporządzenie wymaga, aby rejestr czynności przetwarzania prowadzony był w formie pisemnej lub elektronicznej. Umożliwia to szybsze reagowanie na zmieniającą się sytuację gospodarczą, która wymusza nagłe edytowanie rejestru i dodawanie do niego lub usuwanie określonych czynności przetwarzania danych. Warto przy tym podkreślić, że nie jest konieczne informowanie o prowadzeniu rejestru czynności przetwarzania organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

Sprawdź również:

• Naruszenie ochrony danych osobowych
• Monitoring wizyjny a ochrona danych osobowych
• Działania marketingowe zgodne z RODO