LexDigital

Rejestr czynności przetwarzania

Jednym z obowiązków nałożonych na administratorów danych osobowych jest konieczność prowadzenia rejestru czynności przetwarzania. To podstawowy dokument, dotyczący ochrony danych osobowych w organizacji. Powinien być sporządzony przez zdecydowaną większość podmiotów, które przetwarzają dane osobowe.

Rejestr czynności przetwarzania

Kto musi sporządzać rejestr czynności przetwarzania?

Zgodnie z przepisami rozporządzenia ogólnego o ochronie danych, Administratorzy Danych Osobowych (ADO) są zobowiązani do prowadzenia rejestru czynności przetwarzania. Stanowi on bazowy dokument dotyczący ochrony danych osobowych. Jednakże nie wszystkie podmioty są obowiązane do jego tworzenia. Rejestru nie muszą posiadać ci administratorzy danych, którzy zatrudniają mniej niż 250 osób. Nie dotyczy to jednak sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych nie ma charakteru sporadycznego, a więc jest prowadzone regularnie lub systematycznie, a same czynności przetwarzania danych są na tyle istotne dla organizacji, że operacje na danych wykonywane są stosunkowo często. Ponadto wyłączenie to nie może być zastosowane przez podmioty, które przetwarzają dane osobowe w sposób powodujący możliwość naruszenia praw i wolności osób fizycznych. Co więcej, Administrator zawsze musi sporządzić rejestr czynności przetwarzania w sytuacji gdy przetwarza dane osobowe szczególnej kategorii, takie jak dane o stanie zdrowia, poglądach politycznych, wyznaniu, orientacji seksualnej czy dane biometryczne. Jego sporządzenie jest również konieczne w przypadku przetwarzania danych w postaci wyroków skazujących i naruszeń prawa.

W praktyce zwolnienie spod obowiązku sporządzania rejestru czynności przetwarzania dotyczyło będzie bardzo małej ilości przedsiębiorców w Polsce. O ile wiele podmiotów posiada mniej niż 250 pracowników, to zdecydowana większość musi przetwarzać dane osobowe częściej niż sporadycznie, chociażby w związku z zatrudnianiem pracowników lub kontaktowaniem się z klientami. Ponadto z reguły przetwarzanie danych osobowych łączy się z chociaż potencjalnym ryzykiem naruszenia praw i wolności osób fizycznych. Co więcej, bardzo wiele podmiotów przetwarza dane osobowe szczególnej kategorii, np. dotyczące stanu zdrowia pracowników. Oznacza to, że w praktyce jedynie niektórzy mikroprzedsiębiorcy nie będą musieli tworzyć rejestru czynności przetwarzania.

Jakie elementy powinien zawierać rejestr czynności przetwarzania?

RODO wskazuje na szereg elementów, które muszą znaleźć się w rejestrze czynności przetwarzania. Pierwszym z nich jest konieczność wskazania tożsamość Administratora Danych Osobowych oraz jego dane kontaktowe. Administratorem danych jest podmiot, który decyduje o celu i sposobach przetwarzania danych osobowych. Oznacza to, że jeżeli dana organizacja decyduje się na przetwarzanie danych osobowych, określa cel w jakim to robi i ustala sposoby prowadzenia operacji na danych osobowych, to jest administratorem danych osobowych. Właśnie taki podmiot powinien w treści rejestru wskazać określone informacje, dotyczące prowadzonych przez siebie czynności przetwarzania danych.

W sytuacji gdy Administratorem Danych Osobowych jest osoba fizyczna, konieczne jest podanie jej imienia, nazwiska oraz danych kontaktowych, takich jak adres do korespondencji, adres zamieszkania lub adres prowadzenia działalności gospodarczej. Prawidłowe będzie podanie również innych informacji kontaktowych, takich jak adres poczty elektronicznej lub numer telefonu. W przypadku gdy administratorem danych jest np. spółka prawa handlowego, konieczne jest podanie firmy (nazwy) tej spółki, jej siedziby, adresu oraz innych danych kontaktowych, takich jak wspomniany adres poczty elektronicznej lub numer telefonu do przedstawiciela spółki.

Drugim wymaganym przez prawo elementem rejestru jest konieczność wskazania celów przetwarzania. Należy przy tym pamiętać, że niezbędne jest określenie celu odrębnie w stosunku do każdej z czynności przetwarzania. Inny cel bowiem dotyczy przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy, przy czym czynnością przetwarzania może być tu np. gromadzenie CV potencjalnych pracowników, a inny dotyczy przetwarzania danych klientów przedsiębiorcy, może być bowiem związany np. z wykonaniem zawartej pomiędzy stronami umowy czy też spełnieniem obowiązków wynikających z przepisów podatkowych.

W treści rejestru czynności przetwarzania powinien się również opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz kategorii danych osobowych. Nawiązując do powyższego przykładu, kategorią osób, których dane dotyczą mogą być np. potencjalni pracownicy, którzy przysłali administratorowi swoje CV, a kategoriami danych będą informacje zawarte w treści zgłoszeń rekrutacyjnych. Należy pamiętać, że wystarczające jest określenie kategorii danych i osób, a więc określonych zbiorów podmiotów danych i informacji o nich. Nie oznacza to konieczności wskazywania listy wszystkich osób, których dane przetwarza administrator.

Kolejnym elementem rejestru czynności przetwarzania jest wskazanie kategorie odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, w tym odbiorców w państwach trzecich lub w organizacjach międzynarodowych. Odbiorcą danych będą przede wszystkim podmioty przetwarzające dane w imieniu administratora. Może to być np. przedsiębiorca świadczący na rzecz administratora usługi księgowe lub polegające na hostingu poczty elektronicznej administratora. Odbiorcami danych będą także inni administratorzy danych, którzy otrzymują je od tworzącego rejestr czynności przetwarzania. Jeżeli dane osobowe są przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, konieczne jest zawarcie tej informacji w rejestrze wraz z nazwą tego państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej. Państwem trzecim w rozumieniu RODO jest państwo poza terenem Unii Europejskiej.

W treści rejestru należy również wskazać planowane terminy usunięcia poszczególnych kategorii danych. Mogą one być określone poprzez wskazanie dni, miesięcy lub lat przez które przetwarzane będą dane osobowe. W przypadku gdy nie jest to możliwe wystarczające będzie wskazanie kryteriów, w oparciu o jakie ustalony zostanie czas przetwarzania danych osobowych. Dodatkowo, w rozporządzeniu wskazano, że administrator powinien zawrzeć w treści rejestru ogólny opis środków technicznych i organizacyjnych służących zabezpieczeniu danych osobowych, o ile jest to możliwe.

Rejestr kategorii czynności przetwarzania a ochrona danych osobowych

Podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu innego administratora zobowiązane są do prowadzenia rejestru kategorii czynności przetwarzania, czyli rejestr prowadzony przez procesora. Dokument ten zawiera informacje podobne do tych wymaganych w rejestrze czynności przetwarzania, obejmujących zwłaszcza:

  • Wskazanie imienia i nazwiska lub nazwy oraz danych kontaktowych podmiotu przetwarzającego lub podmiotów przetwarzających oraz każdego administratora, w imieniu którego działa podmiot przetwarzający,
  • Opis kategorii przetwarzań dokonywanych w imieniu każdego z administratorów,
  • Informacje o ewentualnym przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, w tym nazwa tego państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej,
  • jeżeli jest to możliwe, ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa.

W praktyce zdecydowana większość procesorów będzie prowadziła dwa rejestry – rejestr czynności przetwarzania jako administrator oraz rejestr kategorii czynności przetwarzania jako podmiot przetwarzający.

Prowadzenie rejestru czynności przetwarzania

Rozporządzenie wymaga, aby rejestr czynności przetwarzania prowadzony był w formie pisemnej lub elektronicznej. Umożliwia to szybsze reagowanie na zmieniającą się sytuację gospodarczą, która wymusza nagłe edytowanie rejestru i dodawanie do niego lub usuwanie określonych czynności przetwarzania danych. Warto przy tym podkreślić, że nie jest konieczne informowanie o prowadzeniu rejestru czynności przetwarzania organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).


Sprawdź również:


Polecane

TSUE zablokował Privacy Shield - zmiany w transferze danych do USA

TSUE zablokował Privacy Shield - zmiany w transferze danych do USA

TSUE zablokował „Privacy Shield” („Tarczę prywatności”). Powodem jest zbyt łatwy dostęp amerykańskich służb tj. amerykańskiej Agencji Bezpieczeństwa Narodowego do danych Europejczyków. Co więcej, odbywa się to bez kontroli sądowej, a obywatele UE nie mają w praktycznie żadnej możliwości podważenia decyzji o wglądzie do informacji na ich temat.

Popularne

Wdrożenie – dostosowanie organizacji do określonych wytycznych

Wdrożenie – dostosowanie organizacji do określonych wytycznych

Wdrożenie zasad to jeden z najważniejszych, ale i najtrudniejszych etapów koniecznych do przeprowadzenia na drodze do uzyskania zgodności z wybranymi standardami czy przepisami prawa. Ustanowione zasady musząbyćdostosowane do specyfiki organizacji, a ich wprowadzanie powinno być odpowiednio zaplanowane i musi uwzględniać wiele aspektów począwszy od ustalenia niezbędnych zasobów, a kończąc na zbudowaniu świadomości pracowników.

Konsultacje i wsparcie merytoryczne zespołu specjalistów

Konsultacje i wsparcie merytoryczne zespołu specjalistów

Każdywdrożony system jest żywy i ewoluuje wraz z rozwojem przedsiębiorstwa, wprowadzaniem kolejnych zmian w procesach czy wykorzystywanych narzędziach. Zmianom ulegająrównież wytyczne w stosunku do których wprowadzane były zmiany. Bardzo często pewne sytuacje osobom na co dzień nie zajmującymsiętematyką ochrony danych czy szeroko rozumianego bezpieczeństwa informacji sprawiają trudności, w szczególności,że wiele przepisów jest bardzo ogólnych, trudnych

Chcesz skorzystać z naszej oferty?Nie czekaj!

Wspieramy przedsiębiorców

Skontaktuj się osobiście z doradcą LexDigital - odpowiemy na nurtujące Cię pytania, zaplanujemy spotkanie, przygotujemy spersonalizowaną ofertę dopasowaną do potrzeb Twojej organizacji.

Zapraszamy do kontaktu

Informujemy, że Państwa zgoda może zostać cofnięta w dowolnym momencie przez wysłanie wiadomości e-mail na adres naszego Inspektora Ochrony Danych iod@lexdigital.pl spod adresu, którego zgoda dotyczy.

Administratorem Państwa danych osobowych jest LexDigital Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (60-363), przy ul. Grodziska 8. Wszystkie pytania i wątpliwości prosimy kierować do naszego Inspektora Ochrony Danych na adres iod@lexdigital.pl

Państwa dane przetwarzane są w celu odpowiedzi na wiadomość wysłaną za pomocą formularza kontaktowego, podjęcia na Państwa wniosek określonych działań przed zawarciem umowy lub wysłania Państwu treści marketingowych. Przysługuje Państwu prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu i cofnięcia w każdym momencie udzielonej zgody bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Masz również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych znajdziecie Państwo w naszej Polityce prywatności.

Biofarm Fibar Group Apart Wykop.pl PhytoPharm Veolia Cuf-podatki Netguru GetHero Tesgas GPD Agency Golden Submarine Pixers Pearson UEP

Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies.

Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.