Plan kontroli sektorowych UODO na 2024 - kto na celowniku?

Oto szczegóły kontroli:

• Kontrola organów przetwarzających dane w Systemie Informacyjnym Schengen (SIS) i Wizowym Systemie Informacyjnym (VIS) i mające dostęp do tych systemów:
• System Informacyjny Schengen (SIS) - to system umożliwiający wymianę informacji między krajami należącymi do strefy Schengen w celu zapewnienia bezpieczeństwa granic i zwalczania przestępczości.
• Wizowy System Informacyjny (VIS) - to system wspierający proces wydawania wiz dla osób podróżujących do państw Schengen.

Firmy i instytucje, które przetwarzają dane osobowe w tych systemach lub mają do nich dostęp, muszą działać zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 sierpnia 2007 r. o udziale Rzeczypospolitej Polskiej w Systemie Informacyjnym Schengen oraz Wizowym Systemie Informacyjnym, aktów wykonawczych oraz przepisów Unii Europejskiej.

• Kontrola firm używających aplikacji internetowych:

Firmy, które przetwarzają dane osobowe za pomocą aplikacji internetowych (webowych), będą poddane kontroli. Sprawdzane będzie, w jaki sposób firmy zabezpieczają i udostępniają dane osobowe przetwarzane przez te aplikacje. Kontrole te będą kontynuacją działań z poprzedniego roku.

Aplikacja internetowa to program komputerowy, który działa w przeglądarce internetowej użytkownika i umożliwia interakcję z danymi lub usługami dostępnymi przez internet. Aplikacje internetowe mogą mieć różnorodne zastosowania, np. mogą służyć do komunikacji, zakupów online, pracy zdalnej, edukacji online czy rozrywki. Działają one na zasadzie klient-serwer, gdzie przeglądarka internetowa pełni rolę klienta, a serwer dostarcza treści i obsługuje żądania użytkownika.

• Kontrola prawidłowego informowania przez firmy prywatne:

Kontrole będą dotyczyć tego, czy firmy prywatne prawidłowo informują osoby, których dane są przetwarzane, zgodnie z przepisami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych. Czyli sprawdzana będzie prawidłowość spełniania obowiązku informacyjnego określonego w art. 13 i 14 RODO

Kontrole te są ważne ze względu na coraz częstsze naruszanie przepisów o ochronie danych osobowych w tych sektorach oraz rosnące zainteresowanie społeczne tymi problemami. 

Co jeśli moja firma nie przejdzie kontroli? 

Naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych mogą skutkować poważnymi konsekwencjami dla firm. UODO może nałożyć kary finansowe sięgające nawet kilku milionów euro lub 4% rocznego światowego obrotu firmy, w zależności od rodzaju naruszenia. Ponadto, taka sytuacja naraża firmę na utratę zaufania klientów oraz szkody wizerunkowe, co może negatywnie wpłynąć na działalność.

Czy plan kontroli na 2024 mnie dotyczy?

Skoncentrujmy się na tych elementach planu, które dotyczą sektora prywatnego.

Aplikacja internetowa to dowolne oprogramowanie uruchamiane za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Aplikacje internetowe są wykorzystywane przez firmy z różnych dziedzin do zarządzania operacjami, komunikacją, sprzedażą i wieloma innymi zadaniami. Często odgrywają kluczową rolę w infrastrukturze cyfrowej nowoczesnych przedsiębiorstw, umożliwiając im większą efektywność i koncentrację na kliencie. 

Oto kilka przykładów powszechnie używanych aplikacji internetowych do różnych zastosowań:

1. Komunikacja i wideokonferencje (np. Zoom, Microsoft Teams, Webex, Slack), 
2. Zarządzanie i przechowywanie dokumentów (np. Google Drive, Dropbox, Evernote Business),
3. Zarządzanie relacjami z klientami (np. Salesforce, Microsoft Dynamics, Pipedrive).

Plan PUODO obejmuje nie tylko producentów aplikacji internetowych, ale także wszystkie podmioty przetwarzające dane osobowe za pośrednictwem takich aplikacji internetowych, dzięki czemu zakres planu jest bardzo szeroki.

Obowiązki informacyjne — prawidłowość i przejrzystość ich wypełniania. Ten punkt planu kontroli PUODO obejmuje w praktyce wszystkie podmioty sektora prywatnego, niezależnie od branży, w której działają. Wszyscy administratorzy muszą dopełniać obowiązków przejrzystości wynikających z RODO, a wszyscy przedsiębiorcy stosują różne polityki prywatności dostosowane do swoich operacji przetwarzania. 

Naruszenie art. 13 i 14 RODO może prowadzić do wysokich kar. Pamiętasz? Pierwsza nałożona przez UODO kara finansowa (w decyzji ZSPR.421.3.2018 PUODO  o wysokości 943 470,00 zł) dotyczyła właśnie naruszenia art. 14 ust. 1 i 2 RODO.

Czy Ty i Twoja firma jesteście gotowi na ewentualną kontrolę?

Dla firm i organizacji przetwarzających dane osobowe te informacje są nie tylko przypomnieniem o konieczności przestrzegania przepisów RODO, ale także sygnałem, że nadchodzące kontrole będą szczególnie skupiać się również na sektorze prywatnym!

Zaplanuj odpowiednio działania w zakresie ochrony danych i przygotuj się na nadchodzące kontrole.

Napisz do nas – przez wiele lat wspieramy wiele podmiotów z opisywanych przez UODO sektorów. Razem zadbamy o bezpieczeństwo danych osobowych w Twojej firmie i unikniemy nieprzyjemnych konsekwencji kontroli