System zarządzania jakością zgodny z ISO 9001. Jakie korzyści płyną z jego wdrożenia?

Jest diagnoza, ale nie ma recepty, czyli kiedy powinniśmy wdrożyć w naszej organizacji normę ISO 9001?

Usprawniając swoje działania, firmy koncentrują się na pozyskaniu pracowników o jak najwyższych kompetencjach. Ścigają się w oferowaniu kandydatom coraz to nowych benefitów czy gratyfikacji. Motywacją do podejmowania takich kroków jest przeświadczenie, że budowa potencjału firmy opiera się przede wszystkim na kompetencjach personelu. W krótkim okresie taka konstrukcja przynosi efekty i pozwala dynamizować rozwój organizacji, jednocześnie jednak uzależnia ten rozwój od niestety niestałego aktywa, jakim jest człowiek.

Co zatem firmy powinny robić, by stabilizować sytuację?

Trener skoczków narciarskich w takim wypadku na pewno doradziłby koncentrację na „dobrym skakaniu”, czyli usprawnieniu i doskonaleniu procesów mających wpływ na efekty działania. Niedostateczna samoświadomość, w tym brak odpowiedniego zrozumienia funkcjonujących w firmie procesów, może skutkować niewykorzystywaniem jej potencjału i pojawiających się na horyzoncie szans. Parafrazując tytuł popularnego programu telewizyjnego, by temu przeciwdziałać należy przeprowadzić „firmowe rewolucje”. Scenariuszem w tym przypadku będą wymagania normy dotyczącej systemów zarządzania jakością – ISO 9001 2015. Po wdrożeniu zasad danej normy otwiera się możliwość uzyskać certyfikat ISO 9001 2015.

Za co odpowiada norma zarządzania jakością ISO 9001 2015?

Decyzja o przyjęciu systemu zarządzania jakością w oparciu o wymagania normy PN-EN ISO 9001 to zorientowanie firmy w stronę zarządzania procesowego. Co to oznacza? Dla przedsiębiorstwa jest to przede wszystkim zadanie zrozumienia powiązanych ze sobą procesów funkcjonujących w firmie: jak takie procesy działają na co dzień, jak wygląda ich uporządkowanie, nadzorowanie oraz doskonalenie. Rozpatrując te procesy warto uwzględnić podejście oparte na ryzyku, aby wykorzystać szanse oraz zapobiegać niepożądanym skutkom. Podejście procesowe z założenia dąży do wyeliminowania dublujących się działań oraz przypadkowości w określaniu i realizacji celów organizacji. Podejście oparte na ryzyku umożliwia określenie czynników, które mogą powodować odchylenia od zaplanowanych wyników dotyczących zarówno procesów, jak i całego systemu zarządzania jakością ISO 9001, a także wdrożenie zapobiegawczych środków nadzoru.

Norma ISO 9001 opiera się na kilku głównych zasadach, które enumeratywnie wymienia. Należą do nich:

W normie ISO 9001 2015 czytelnik znajdzie szereg wyspecyfikowanych wymagań, których dotyczy system zarządzania jakością ISO. Wymagania są dedykowane tym organizacjom, które dążą do wykazania swojej zdolności do stałego dostarczania wyrobów czy usług zaspokajających wymagania klienta oraz spełnienia wymagań prawnych czy regulacyjnych. Wymagania ISO 9001 mogą także mieć zastosowanie w organizacjach, które receptę na zwiększenie zadowolenia klienta upatrują w skutecznym stosowaniu systemu.

Wymagania te koncentrują się wokół takich zagadnień:

• Zrozumienie organizacji i jej kontekstu – z uwzględnieniem czynników wewnętrznych i zewnętrznych oddziałujących na organizację. Pod uwagę brane są potrzeby i oczekiwania stron zainteresowanych oraz identyfikacja i określenie funkcjonujących w organizacji procesów, w tym ich wzajemnego oddziaływania.
• Przywództwo i zaangażowanie kierownictwa w kontekście funkcjonowania systemu zarządzania jakością z uwzględnieniem orientacji na klienta.
• Ustanowienie wewnętrznych regulacji systemowych z polityką jakości na czele oraz zapewnienie odpowiedniego jej komunikowania organizacji, a także przypisanie ról odpowiedzialności i uprawnień osobom funkcyjnym w systemie.
• Odpowiednie planowanie, będące elementem cyklu funkcjonowania systemu zarządzania jakością. Planowanie to ma być realizowane na podbudowie działań, odnoszących się do ryzyk i szans z uwzględnieniem ustanowionych i rozliczanych celów jakościowych.
• Zapewnienie adekwatnych zasobów przyczyniających się do utrzymywania, rozwoju i doskonalenia systemu zarządzania jakością. W tym ludzi o odpowiednich kompetencjach, niezbędnej infrastruktury, komunikacji oraz udokumentowanych informacji wymaganych przez normę ISO 9001.
• Działania operacyjne, podejmowane w związku z realizacją procesu projektowania i rozwoju wyrobów i usług.
• Ocena efektów działania z uwzględnieniem takich zagadnień jak monitorowanie, pomiary, analiza i ocena.
• Doskonalenie, czyli podejmowanie i wdrożenie wszelkich niezbędnych działań, przede wszystkim mających na celu spełnienie wymagań klienta, a w konsekwencji zwiększenie jego zadowolenia.

Co zyskujemy wdrażając system zarządzania jakością w oparciu o wymagania normy ISO 9001?

Norma ISO 9001 wskazuje potencjalne korzyści dla organizacji wynikające z wdrożenia systemu zarządzania jakością, zaliczając do nich:

• zdolność do dostarczania produktów (wyrobów i usług), które spełnią wymagania klientów oraz zapewnią odpowiednie stosowanie wymagań prawnych i regulacyjnych;
• stworzenie przestrzeni do zwiększenia zadowolenia klientów;
• postrzeganie przez pryzmat ryzyka i szans, celów i kontekstu organizacji, a w nim czynników zewnętrznych i wewnętrznych, oddziałujących na organizację;
• możliwość wykazania przed interesariuszami zgodności funkcjonowania organizacji z wyspecyfikowanymi wymaganiami normy ISO 9001 i otrzymania certyfikatu ISO 9001.

Z praktycznego punktu widzenia, po skutecznym wdrożeniu systemy zarządzania jakością, zgodnego z wymaganiami normy ISO 9001, organizacja odczuwalnie poprawia swoje funkcjonowanie. Poprawa procesów biznesowych, usprawnienie kanałów komunikacji wewnętrznej, skuteczniejsze wykorzystywanie zaangażowania personelu, skrócenie czasu reakcji na zmiany pojawiające się zarówno na rynku, jak i w otoczeniu firmy – to wszystko niewątpliwie przekłada się na wzmocnienie jej pozytywnego wizerunku organizacji w oczach klientów i partnerów biznesowych.

Jak wygląda proces przygotowania i certyfikacji ISO 9001?

Proces przygotowania i wdrażania systemu zarządzania jakością to często czas „generalnych porządków” w firmie i poznawania jej na nowo.

Audyt zerowy

Na podstawie tzw. audytu zerowego, prowadzonego zazwyczaj przez podmiot wyspecjalizowany w zakresie wdrożeń systemów zarządzania jakością, organizacja dokonuje diagnozy stanu obecnego oraz oceny na ile spełnia wymagania normy. Ta samoświadomość jest konieczna, gdyż pozwala oszacować i przygotować zasoby niezbędne do wdrożenia systemu, a także zapewnia podłoże do opracowania harmonogramu implementacji.

Wyznaczenie zespołu wdrożeniowego

Kolejny krok to wyznaczenie zespołu, odpowiedzialnego za wdrożenie, a następnie dalsze utrzymanie sytemu. Taki zespół gwarantuje, że po wdrożeniu systemu, kiedy opadnie „bitewny kurz” związany z certyfikacją, poszczególne zaplanowane działania będą dalej kontynuowane, a system będzie doskonalony.  

Opracowanie dokumentacji systemowej

Oprócz wymogów prawnych, formalnych i technicznych jakie musi spełniać dokumentacja systemowa, najważniejszy aspekt to zapewnienie by była „skrojona na miarę”. Czyli stworzenie dokumentacji, która będzie uwzględniała realia organizacji i będzie dostosowana do jej potrzeb - w innym przypadku stanie się nikomu niepotrzebna, a to najkrótsza dogra do nieskuteczności systemu.

Wdrożenie

Wdrożenie, to najbardziej wymagająca faza dla organizacji. Musi uwzględniać mechanizmy zarządzania zmianą, gdyż implementuje do krwioobiegu organizacji całą paletę nowych rozwiązań, mających zapewnić spełnienie zasad normy. Fazę tą powinny poprzedzać gruntowne szkolenia personelu przygotowujące do realizacji zadań według nowego podejścia.

Audyt wewnętrzny

Audyt wewnętrzny to faza, w której organizacja mówi „sprawdzam”.  W ramach tej fazy następuje porównanie wdrożonych rozwiązań z wymaganiami normy ISO 9001. Audyty wewnętrzne mogą być realizowane zarówno siłami pracowników firmy odpowiednio przygotowanych do pełnienia takiej roli, jak i siłami personelu firmy zewnętrznej. Certyfikat ISO 9001 jest dowodem, że firma jest zorientowana na osiągnięcie wysokich wyników.

Audyt certyfikacyjny (certyfikacja)

Nieodzownym elementem certyfikacji jest przeprowadzenie audytu systemu przez niezależnego audytora ISO 9001. Tylko po takim audycie uzyskuje się certyfikat ISO 9001. Działaniem poprzedzającym tą czynność będzie wybór przez organizację jednej z wielu funkcjonujących na rynku jednostek certyfikujących.

Wdrożenie ISO 9001 z LexDigital sp. z o.o.

Ze względu na dość skomplikowany proces wdrożenia systemu ISO 9001 w firmie, warto rozważyć w tym zakresie pomoc podmiotu wyspecjalizowanego we wdrożeniach systemów zarządzania.

Decydując się na wdrożenie systemu zarządzania jakością ISO 9001 z LexDigital sp. z o.o. możecie być Państwo pewni profesjonalnego podejścia. Zajmiemy się profesjonalnym przeprowadzeniem Waszej organizacji przez cały proces wdrożenia wymagań systemowych, przygotowaniem do certyfikacji wdrożonego systemu, a także zapewnimy bezpośrednią asystę podczas audytu certyfikującego.

Zapraszamy do kontaktu.