Pierwsze kary za nieprawidłowości w obszarze ochrony danych osobowych

RODO - wysokość kar

O możliwości narzucenia przez organy nadzorcze krajów Unii Europejskiej wysokich grzywien związanych z nieprzestrzeganiem prawa w zakresie obowiązującego od 25 maja 2018 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych mówi się wiele. Niektórym wizja kary spędza sen z powiek, inni nie dopuszczają do siebie scenariusza kontroli organu nadzorczego, a tym bardziej wynikających z ewentualnych naruszeń kar.

Dla przypomnienia górne granice sankcji wskazanych przez RODO to 20 milionów euro lub do 4% wartości rocznego światowego obrotu przedsiębiorstwa w przypadku naruszenia m.in. : podstawowych zasad przetwarzania danych osobowych, w tym warunków zgody, naruszenia praw osób, których dane dotyczą, przekazywania danych osobowych odbiorcy w państwie trzecim czy nieprzestrzeganie nakazu ograniczenia przetwarzania. Drugi obowiązujący próg to 10 milionów euro lub do 2% wartości rocznego światowego obrotu przedsiębiorstwa w przypadku m.in. : niedopełnienia obowiązków administratora i podmiotu przetwarzającego, podmiotu certyfikującego czy podmiotu monitorującego. 

Pierwsze sankcje - Austria

O tym jak bardzo realne stały się działania organów nadzorczych odpowiednich dla krajów Unii Europejskiej świadczyć może wyrok ogłoszony w Austrii, gdzie na podmiot prywatny narzucona została kara w wysokości ponad 4 tysięcy euro za objęcie monitoringiem wizyjnym zbyt szerokiego obszaru chodnika, w związku z czym dochodziło do przetwarzania danych nieświadomych przechodniów. Sankcja została nałożona proporcjonalnie do dochodów firmy.

Dużo bardziej dotkliwa kara dotknęła w ostatnich dniach Centrum Szpitalne Barreiro-Montijo w Portugalii. Po przeprowadzonej w czerwcu kontroli przez Comissão Nacional de Protecção de Dados, w skrócie CNPD – portugalski organ nadzorczy zajmujący się ochroną danych osobowych, nałożona została kara opiewająca na 400 tysięcy euro.

Pierwsze sankcje - Portugalia

Wszystkie wskazane nieprawidłowości dotyczyły dostępu do systemu zarządzania danymi medycznymi pacjentów. Szpital nie posiadał wewnętrznych uregulowań dotyczących zasad tworzenia kont ani rozdzielenia dostępu do danych medycznych dla poszczególnych grup pracowników. Kontrola wykazała istnienie 985 aktywnych kont z dostępem do danych medycznych, pomimo zatrudniania 296 lekarzy. Nie podjęto odpowiednich środków do zapewnienia trwałego usunięcia kont lekarzy, którzy zakończyli pracę w placówce. 

Wykazano także dostęp do danych przeznaczonych wyłącznie dla lekarzy, który posiadało co najmniej 9 osób z personelu niemedycznego. CNPD obarcza szpital odpowiedzialnością za naruszenie poziomów dostępu do danych pacjentów poprzez świadome powiązanie profilu lekarza z profilem, który powinien być profilem czysto technicznym. 

Zawiodła także metoda uwierzytelniania, która nie uwzględniała danych identyfikacyjnych, pozwalających na połączenie danego specjalisty z obszarem, który nadzoruje. Każdy lekarz o dowolnej specjalizacji był w stanie w każdym momencie uzyskać dostęp do danych pacjentów z różnych ośrodków szpitalnych.  

CNPD zarzuca administracji szpitala świadome działanie, pomimo posiadanej wiedzy o ciążących na nich obowiązkach zapewnienia organizacyjnych i technicznych środków niezbędnych do prawidłowej  identyfikacji i uwierzytelnienia pracowników, do zarządzania i rozgraniczania dostępów do profili informacyjnych oraz ich warstwowania zgodnie z nadanymi poziomami dostępów. 

W wyniku zaniedbań doszło do przyznania dostępów wielu osobom, które nigdy nie powinny posiadać możliwości wglądu w dane medyczne poszczególnych pacjentów. Brak konkretnych wewnętrznych zasad tworzenia kont w systemie informatycznym oraz jego błędna konfiguracja, niedopasowana do panującej struktury organizacyjnej, doprowadziła do powstania chaosu, który kosztował Centrum Szpitalne Barreiro-Montijo w Portugalii łącznie 400 tysięcy euro. 

Sytuacja w Portugalii pokazuje jak ważna jest świadomość administratora danych podczas zarządzania systemami informatycznymi oraz ciągły nadzór nad nimi. 

Zarządzanie uprawnieniami - odpowiednia procedura mogła uchronić przed tak wysoką karą

Wprowadzenie polityki czy regulaminu bezpieczeństwa danych pozwoliłoby na bezpiecznie zarządzanie danymi osobowymi oraz uniknięcie w przyszłości naruszeń praw osób związanych z nieuprawnionym dostępem do danych pacjentów, które kwalifikowane są jako dane wrażliwe i wymagają zastosowania szczególnych zabezpieczeń.

Dobrą praktyką jest także stosowanie procedury nadawania uprawnień, która często jest nieodłącznym elementem wspomnianej powyżej polityki bezpieczeństwa danych.

Procedura ta powinna bardzo przejrzyście informować o dostępie do informacji medycznych tylko dla osób upoważnionych. Przetwarzane informacje powinny zostać poddane klasyfikacji oraz zawierać informacje kto i w jakim zakresie jest uprawniony do przetwarzania. Inny zakres informacji powinien być dostępny dla lekarza biorącego udział w hospitalizacji danego pacjenta, inny dla pielęgniarki sprawującej opiekę nad pacjentami danego oddziału, jeszcze inny dla personelu niemedycznego. Przydzielone uprawnienia powinny być oparte na zakresie wykonywanych obowiązków. Często stosuje się także rozdzielenie nadawanych uprawnień zgodnie z kategorią zajmowanego stanowiska czy stażem pracy. 

Bardzo ważne jest stosowanie się do zasady celowości oraz minimalizacji danych. Co to oznacza w praktyce? Otóż nadawanie uprawnień zgodnie z celem przetwarzania danych oraz w jak najmniejszym zakresie, który pozwoli na osiągnięcie tego celu. Między innymi to właśnie zaniedbanie w tym obszarze spowodowało nałożenie kary na portugalski szpital. 

Procedura ta powinna narzucać stałe monitorowanie i śledzenie nadanych uprawnień. Zapewniać weryfikację już nadanych upoważnień oraz ich ewentualnych zmian związanych z np. zmianą stanowiska czy zakresu obowiązków. Jest to bardzo ważny element bezpieczeństwa przetwarzania danych medycznych.