Testowanie pracowników w kontekście projektu ustawy o zmianie kodeksu pracy - co powinieneś wiedzieć?

Z tego artykułu dowiesz się:

• jakie są okoliczności kontroli trzeźwości pracowników,
• jak powinno przebiegać testowanie pracowników — również w zakładach pracy z aktywnymi związkami zawodowymi,
• zmiany w kartotece pracownika oraz obowiązek informacyjny,
• kontrowersje towarzyszące wdrożeniu procedur,
• prawa pracowników.

Okoliczności kontroli

Pracownik jest zobowiązany do utrzymania trzeźwości podczas pracy oraz unikania stosowania substancji wpływających negatywnie na jego zdolności psychofizyczne.

Dotychczas kontrolę trzeźwości zlecano policji, jeśli pracodawca miał uzasadnione podejrzenie do konkretnego pracownika oraz jego zdolności do wykonywania pracy. Nowelizacja ustawy umożliwia przeprowadzenie badania alkomatem we własnym zakresie, a także działania prewencyjnego, pod warunkiem, że testy nie naruszają godności ani dóbr osobistych pracownika zgodnie z art. 30 Konstytucji RP oraz art. 22 (1c) par. 2 Kodeksu pracy.

Ustawa umożliwia pracodawcy w ramach polecenia służbowego zlecić pracownikowi poddanie się badaniu, jeśli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników oraz ochrony mienia firmy.

Wdrożenie kontroli w zakładzie pracy

Decyzja o wdrożeniu kontroli pracowników jest po stronie pracodawcy. Wymaga to wcielenia w życie odpowiednich procedur, jak np. wprowadzenie nowych zapisów w regulaminie pracy, układzie zbiorowym lub obwieszczeniu. Przepisy dotyczą każdego pracownika niezależnie od formy zatrudnienia (również B2B) oraz miejsca pracy (włączając w to pracę zdalną).

Po stronie pracodawcy jest określenie:

• procedury kontroli — metody i narzędzia niewymagające badania laboratoryjnego,
• czasu i częstotliwości testowania pracowników,
• grupy pracowników, które będą poddawane badaniom — można wpisać, że dotyczy to wszystkich działów,
• klauzuli informacyjnej dla pracowników o kontroli trzeźwości w firmie,
• protokołu potwierdzającego uzasadnione podejrzenie niezdolności do pracy pracownika,
• konsekwencji nietrzeźwości — w tym kary finansowe, upomnienia, kary dyscyplinarne oraz przechowywanie pozytywnego wyniku testu (nietrzeźwości lub stanu odurzenia) w kartotece pracownika,
• praw pracownika (odmowa testu lub ponowny test innym wiarygodnym urządzeniem).

Ważne! Przygotowując procedurę, należy pamiętać o zapobieganiu stygmatyzacji pracownika o charakterze dyskryminacyjnym zgodnie z art. 11 (3) K.p. Również o wprowadzeniu nowych zasad w firmie pracodawca musi poinformować co najmniej 2 tygodnie przed ich obowiązywaniem.

Urządzenia do kontroli trzeźwości

Testowanie pracowników może być przeprowadzone wyłącznie poprawnie skalibrowanymi urządzeniami, co potwierdzają niezbędne certyfikaty wzorcowania lub kalibracji.

Na rynku dopuszcza się trzy rodzaje alkomatów, czyli elektroniczne (półprzewodnikowe), elektrochemiczne i spektrofotometryczne. Koszt specjalistycznego sprzętu może wynosić nawet 20 000 PLN, co dla wielu właścicieli firm jest kwotą zaporową. Pomijam już koszt np. sterylnych ustników do każdego testu.

Kolejne obowiązki pracodawcy wiążą się z wyznaczeniem dedykowanych do kontroli pracowników funkcyjnych, ich odpowiedniego przeszkolenia z obsługi urządzeń oraz przestrzegania nowej procedury zgodnie z poszanowaniem prywatności innych pracowników. Jednocześnie osoby, które przyjmą na siebie obowiązek badania w miejscu pracy, muszą podpisać klauzulę poufności, ponieważ będą miały bezpośredni dostęp do wrażliwych danych osobowych.

Normy uwzględnione w nowelizacji ustawy:

• stężenie alkoholu od 0,1 mg do 0,25 mg w 1 dm3 wydychanego powietrza,
• stan nietrzeźwości (powyżej 0,25 mg alkoholu w 1 dm3 wydychanego powietrza),
• wykrycie substancji działających podobnie do alkoholu (np. narkotyki, dopalacze itd.).

Ważne! Do środków odurzających, działających podobnie do alkoholu zalicza się opioidy, amfetaminę, kokainę, tetrahydrokanabinole i benzodiazepiny. Ważne — niektóre z tych związków mogą być składowymi leków na ADHD, otyłość itd., zatem pracownik powinien przedłożyć stosowne zaświadczenie medyczne.

Podobnie, jak w przypadku weryfikacji covidowej i procedury utylizacji materiałów biologicznych z testów eksperci zakładają, że Ministerstwo Zdrowia niebawem wyda stosowne wytyczne utylizacji próbek z badań na bazie śliny lub moczu pracowników.

Obowiązek informacyjny pracodawcy

Po stronie samego pracodawcy zostaje wdrożenie nowej sekcji w kartotece pracownika, w której przez okres roku będzie przechowywał informacje o dacie, godzinie, minucie, metodzie badania oraz wynikach testów. Na szczęście dotyczy to tylko negatywnego wyniku testu na trzeźwość.

To z kolei wymusza aktualizację rejestru czynności przetwarzania danych (RCP), ze względu na nowy aspekt przetwarzania danych pracowników. Adnotacje o nietrzeźwości pracownika w kartotece mogą być przechowywane powyżej roku, jeśli stanową dowód w postępowaniu sądowym.

Informacja o stanie zdrowia pracownika, udzielonych przez niego wyjaśnień (np. przyjmowanych lekach) oraz częstotliwości incydentów niezdolności do pracy z powodu środków odurzających kategoryzuje się jako dane wrażliwe. To wymusza na pracodawcy wdrożenie dodatkowych zabezpieczeń, które będą chronić dostęp do tych informacji.

Godność pracownika

Według dr hab. Moniki Gładoch, prof. UKSW, kierownika Katedry Prawa Pracy i radcy prawnego "kontrola powinna odbywać się przede wszystkim bez udziału osób trzecich — klientów, kontrahentów, żeby nie było to widowisko, a wynik powinien zostać zachowany w poufności".

Jednocześnie obowiązek testowania powinien uczulić pracowników (nie tylko kontrolujących), by powstrzymać się od jakichkolwiek komentarzy dotyczących samej kontroli i jej wyników.

Nieprawidłowo przeprowadzone badanie trzeźwości może skutkować skargą pracowników do PIP, posłużyć za podstawę pozwu o dyskryminację w miejscu pracy, czy nawet mobbingu.

Konsekwencje kontroli trzeźwości

Jeśli pracownik stawi się do pracy w stanie nietrzeźwości i lub odurzenia potwierdzi to wynik kontroli — wówczas naraża się na poniższe konsekwencje:

• upomnienie,
• nagana,
• kara finansowa,
• kara dyscyplinarna
• wypowiedzenie umowy.

Wszczęcie postępowania jest natychmiastowe, ponieważ według uproszczonej procedury osoba odurzona zostaje odesłana niezwłocznie do domu nieodpłatnie.

Na życzenie pracownika badanie może być powtórzone przez niezależny organ, np. policję, wówczas jeśli stężenie alkoholu będzie poniżej wskazanej w ustawie normie — wtedy pracodawca powinien przywrócić taką osobę do pracy lub zapłacić za jego gotowość do jej wykonywania.

Brak zgody pracownika na badanie trzeźwości

Pracownik może odmówić poddaniu się badaniu, zażądać przeprowadzenia testu innym urządzeniem (nawet 3 różnymi), a także poprosić o weryfikację niezależny organ (w tym przypadku policję).

Oczywiście uproszczone postępowanie może doprowadzić do zwolnienia pracownika, jeśli zostanie potwierdzony stan odurzenia lub w ogóle nie podda się żadnemu testowi. Wówczas pracodawca musi odpowiednio uzasadnić swoją decyzję, ponieważ poszkodowany może oczekiwać odszkodowania.

Związki zawodowe, a kontrola trzeźwości

Jeśli na terenie zakładu pracy funkcjonują związki zawodowe pracodawca, musi uwzględnić ich stanowisko przed wprowadzeniem zmian do zapisów regulaminu pracy. W przeciwnym razie naraża się podważenie jego obowiązywania ze względu na wadliwość procesu uzgadniania (wyrok SN z 21.3.2001 r., I PKN 320/00) oraz naruszenie dóbr osobistych pracownika.

W przypadku kilku związków zawodowych powinny w terminie 30 dni od przedstawienia przez pracodawcę projektu zmian uzgodnić wspólne stanowisko zgodnie z art. 30 u.z.z. Do czasu zakończenia negocjacji sukcesem obowiązują dotychczasowe zasady niedopuszczenia pracownika do pracy lub zbadania stanu trzeźwości przez policję na wyraźną prośbę pracownika.

W przypadku zewnętrznej kontroli trzeźwości pracownika ponownie są przetwarzane wrażliwe dane jak personalia, pesel i seria dowodu, data, godzina i wynik badania, które zostaną przekazane pracodawcy.

Kontrowersje badania trzeźwości

Przed wejściem w życie nowelizacji kodeksu pracy PUODO reprezentował stanowisko: "pracodawca w ogóle nie musi np. wzywać policji, by zbadała alkomatem pracownika. Samo uzasadnione podejrzenie, że dana osoba jest pod wpływem alkoholu, jest wystarczające, by nie dopuścić jej do pracy. Dlatego też badanie alkomatem mogło być zainicjowane przez pracownika np. w odpowiedzi na zarzut, że jest pod wpływem”.

Dotychczas wykluczał kontrole wyrywkowe o charakterze prewencyjnym. A mimo to firmy, w których trzeźwość pracowników jest niezbędna do zachowania bezpieczeństwa pracy, przeprowadzały testy nagminnie.

Jednakże według Dyrektor departamentu orzecznictwa i legislacji UODO (opublikowanego na łamach DGP 18/2023) Monikę Krasińską „przepisy bhp nie wystarczą do pozyskiwania danych podczas badań trzeźwości”.

Gorzkich słów krytyki też nie żałowali przedstawiciele organizacji pracodawców. Na przykład Robert Lisicki, dyrektor departamentu pracy Konfederacji Lewiatan zaznacza "osoba badana przy użyciu analizatora wydechu metodą utleniania elektrochemicznego, może żądać zweryfikowania badania analizatorem wydechu metodą spektrometrii w podczerwieni."

Holenderski precedens

Jak donosi Polska Agencja Prasowa, w lutym Sąd w Arnhem (Holandia) wydał kontrowersyjny wyrok odszkodowania dla pracownika, który został dyscyplinarnie zwolniony z pracy.

Mimo dowodów potwierdzających zażywanie narkotyków w trakcie pracy oraz korzystania z usług pań do towarzystwa w godzinach pełnienia obowiązków służbowych — firma musi zapłacić odszkodowanie. Okazuje się, że uzależnienie od narkotyków jest chorobą, zatem pracodawca musi wypłacić stosowne odszkodowanie. Według informacji udostępnionych przez "De Telegraaf" sąd apelacyjny odrzucił roszczenie o bezprawne rozwiązanie umowy.

Mając na uwadze powyższe, proponowane rozwiązanie kontroli trzeźwości oraz związane z tym przetwarzanie informacji będzie wymagało od pracodawców dodatkowych nakładów pracy i środków. Zgodnie z założeniami to niezbędne do zachowania higieny pracy oraz zdrowia obywateli. W kontekście ochrony danych osobowych, testowanie pracowników podczas kontroli trzeźwości musi być przeprowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Tak samo, jak w sytuacji, w której dyskutowaliśmy o okazywaniu pracodawcy certyfikatu covidowego, na pierwszy plan wychodzą dane wrażliwe pracownika, związane ze zdrowiem. Tu przypominamy o odpowiedzialności odszkodowawczej w przypadku naruszenia prywatności pracownika. Weryfikowanie certyfikatów szczepień pracowników oraz weryfikacja szczepień mieli na celu rzeczywistą kontrole oraz dbanie o stan bezpieczeństwa i higienę pracy. Możliwość takiej kontroli wynikała z art. 9 ust. 2 lit. i) RODO. art. 9 ust. 2 lit. i) RODO: przetwarzanie danych dotyczących zdrowia było niezbędne ze względów związanych z interesem publicznym w dziedzinie zdrowia publicznego.