Transformacja cyfrowa

W tym artykule zbadamy, jakie korzyści w firmie osiągniesz transformacją cyfrową oraz jakie wyzwania stawia ona przed współczesnymi firmami. Jakie zmiany wprowadza w dzisiejszym świecie cyfrowym i jakie korzyści może przynieść tym, którzy odważą się ją skutecznie wdrożyć?

Co to jest transformacja cyfrowa?

Transformacja cyfrowa (DX: digital transformation) jest integracją technologii i rozwiązań cyfrowych z każdym obszarem działalności. Można nazwać ją zarówno zmianą kulturową, jak i technologiczną. Wymaga bowiem fundamentalnych zmian w sposobie działania oraz zapewniania klientom doświadczeń i korzyści.

Rozwiązania cyfrowe pomagają również zwiększyć liczbę pracowników i mogą prowadzić do transformacji procesów biznesowych i modeli biznesowych.

Dlaczego transformacja cyfrowa ma tak duże znaczenie?

Dzięki cyfrowej transformacji możemy korzystać z zaawansowanych rozwiązań technologicznych, które ułatwiają nam codzienne życie. Ma ona ogromne znaczenie także w funkcjonowaniu modeli biznesowych przedsiębiorstw. Powstają nowoczesne, innowacyjne produkty oraz usługi, a także metody obsługi klienta. Transformacja cyfrowa nie zachodzi zatem jedynie wewnątrz struktur firmy. Ma także ogromny wpływa na otaczające środowisko zewnętrzne.

W obecnych czasach przeprowadzenie w firmie cyfrowej transformacji staje się koniecznością, aby móc utrzymać się na rynku i dorównać konkurencji.

Innowacje biznesowe i trzy aspekty transformacji cyfrowej

Cyfryzacja i integracja pionowych i poziomych procesów

Pionowe procesy – obejmują działanie wewnątrz struktur przedsiębiorstwa, np. komunikacja między poszczególnymi działami.

Poziome procesy – obejmują działalność poza strukturą firmy, z podmiotami zewnętrznymi. Takimi podmiotami mogą być np. klienci, kontrahenci, dostawcy danych usług.

Cyfryzacja produktów i usług

Oferta firmy staje się częściowo lub nawet całkowicie zdigitalizowana. Takie działanie pomaga zbierać bardziej szczegółowe dane i dopasować w lepszy sposób późniejsze usługi i produkty do oczekiwań klientów.

Cyfrowe modele biznesowe i dostęp użytkowników

Jest to zmiana działalności firmy w taki sposób, aby możliwe było opieranie się na rozwiązaniach technologicznych. To sprawia, że dostęp do produktów i usług staje się dla klienta ułatwiony. Wdrożenie systemów wspomagających obsługę klienta jest wyjątkowo przydatne w tym aspekcie.

Transformacja cyfrowa a biznes

Cyfrowa transformacja polega na korzystaniu z technologii w celu ulepszenia funkcjonowania danego przedsiębiorstwa. Wybrana technologia może być używana w różnych aspektach działania firmy, np. finanse, produkcja, administracja. Transformacja cyfrowa może obejmować cały szereg działań, takich jak: wprowadzenie automatyzacji, ulepszenie procesów biznesowych, a nawet konstruowanie nowych systemów.

Transformacja cyfrowa często pomaga przedsiębiorstwom w lepszej obsłudze klientów, niektóre bowiem narzędzia umożliwiają dokładniejsze poznanie ich potrzeb i obaw.

Transformacja cyfrowa jest w biznesie niezbędna po to, aby utrzymać konkurencyjność na rynku. Umożliwia również przystosowanie się do środowiska biznesowego, które stale w sposób dynamiczny się zmienia.

Transformacja cyfrowa – wyzwania

Przed przedsiębiorcami chcącymi wdrożyć swoją firmę do świata cyfrowego stoi wiele wyzwań:

kultura organizacyjna: zmiana kultury organizacyjnej i podejścia pracowników do nowych technologii może być trudna. Często wymaga to edukacji, szkoleń i wsparcia ze strony zarządu, aby pracownicy poczuli się komfortowo w nowym środowisku;

bezpieczeństwo danych: wprowadzenie nowych technologii może zwiększyć ryzyko naruszenia bezpieczeństwa danych. Organizacje muszą odpowiednio zabezpieczyć swoje systemy i dane przed cyberatakami i innymi zagrożeniami;

koszty i zwrot z inwestycji: transformacja cyfrowa może być kosztowna, zwłaszcza na początku. Organizacje muszą zrozumieć, że inwestycje w nowe technologie będą przynosić korzyści w dłuższej perspektywie, poprawiając efektywność i konkurencyjność;

integracja systemów: wprowadzenie różnych technologii może prowadzić do problemów z integracją systemów. Organizacje muszą dokładnie zaplanować i przetestować procesy integracyjne, aby uniknąć opóźnień i problemów operacyjnych.

Korzyści płynące z wdrożenia cyfrowej transformacji w przedsiębiorstwie

Mimo wyzwań transformacja cyfrowa oferuje także wiele korzyści dla organizacji:

zwiększona efektywność i konkurencyjność: dzięki nowoczesnym technologiom organizacje mogą zautomatyzować wiele procesów, co prowadzi do zwiększenia efektywności i oszczędności czasu oraz zwiększenia konkurencyjności na rynku;

lepsza obsługa klientów: personalizacja i dostępność w czasie rzeczywistym pozwalają organizacjom lepiej zrozumieć i obsłużyć potrzeby klientów, co przekłada się na większą lojalność i satysfakcję klientów;

nowe modele biznesowe: transformacja cyfrowa otwiera drzwi do nowych modeli biznesowych i możliwości generowania dochodów z różnych źródeł;

łatwiejszy dostęp do danych: dzięki chmurze obliczeniowej i zaawansowanym narzędziom mamy wszelkie potrzebne nam informacje w jednym miejscu. Możemy w łatwy sposób odnaleźć dokumentację, która nas interesuje;

poprawiona analityka biznesowa: nowoczesne technologie umożliwiają zaawansowaną analizę danych, co przekłada się na lepsze zrozumienie rynku, trendów konsumenckich i zachowań klientów. Poprawiona analityka biznesowa pomaga podejmować bardziej trafne decyzje strategiczne i marketingowe;

zwiększona elastyczność i adaptacyjność: transformacja cyfrowa pozwala organizacjom na szybsze dostosowywanie się do zmieniających się warunków rynkowych i trendów. Elastyczność jest kluczowa, aby zachować konkurencyjność w dynamicznym środowisku biznesowym;

zintegrowane systemy: wprowadzenie nowych technologii może pomóc w zintegrowaniu różnych obszarów działalności organizacji, takich jak finanse, sprzedaż, produkcja, obsługa klienta itp. Zintegrowane systemy ułatwiają przepływ informacji i procesów w firmie;

wzrost innowacyjności: technologie cyfrowe stwarzają nowe możliwości innowacji w organizacjach. Dostęp do zaawansowanych narzędzi i technologii inspiruje pracowników do tworzenia nowych rozwiązań i usprawnień;

globalna obecność: dzięki transformacji cyfrowej, nawet małe firmy mogą łatwiej wejść na globalne rynki. E-commerce, narzędzia do komunikacji online i globalne platformy marketingowe ułatwiają ekspansję na nowe terytoria;

zmniejszenie wpływu na środowisko: wprowadzenie cyfrowych rozwiązań może pomóc w zmniejszeniu zużycia papieru, zmniejszeniu emisji CO2 i bardziej ekologicznym funkcjonowaniu organizacji;

lepsza współpraca i komunikacja: narzędzia cyfrowe ułatwiają współpracę między zespołami i oddziałami firmy, nawet jeśli są rozmieszczone geograficznie. To poprawia komunikację i koordynację projektów.

Kiedy warto zdecydować się na wdrożenie nowoczesnych rozwiązań?

Transformacja cyfrowa to kierunek, który z pewnością zwiększy potencjał firm. Sam proces nie jest jedynie celem, ale szansą na stworzenie przewagi w rosnącej konkurencji.

Przedsiębiorcy zwracają uwagę na to, że proces transformacji cyfrowej wymuszają między innymi: oczekiwania obecnych i przyszłych klientów, stale zmieniająca się technologia oraz dynamicznie rozwijające się otoczenie.

Jednak sam proces wymaga ciągłej gotowości do zmian i umiejętności rozwiązywania problemów wynikających z sytuacji obecnej na rynku. Moment pełnego wprowadzenia nowoczesnych narzędzi zależy od specyfiki instytucji i aktualnego stanu techniki.

Określenie obszaru działania uzależnione jest od konkretnych potrzeb Twojej organizacji. Może zatem obejmować wdrożenie prostego oprogramowania informatycznego, jak również wdrożenie rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji.

Jak się przygotować do transformacji cyfrowej Twojej firmy?

Przygotowanie do transformacji cyfrowej można podzielić na 4 główne kroki.

1. Punkt początkowy – musisz go określić. W tym celu niezbędne będzie przeprowadzenie audytu istniejących już systemów i zasobów. Zastanów się, które aspekty wymagają ulepszenia. Przemyśl, które zastosowania chciałbyś wprowadzić, aby praca stała się jak najbardziej wydajna. Określ elementy w strukturze, które uważasz za najważniejsze.
2. Priorytety – wymagają sprecyzowania. Weź pod uwagę to, że transformacja cyfrowa nie zachodzi od razu. Pamiętaj, że jest do długi, złożony, wielopoziomowy proces. Nie nastawiaj się zatem na bezapelacyjny sukces.
3. Mapa rozwoju – skonstruuj ją. Opracuj w swojej mapie szczegółowy plan działania na czas wprowadzania transformacji cyfrowej. Dobry plan pozwoli na zaistnienie sprawnej ewolucji.
4. Zespoły – dobierz do nich odpowiednie osoby. Słuchaj potrzeb, uwag i propozycji osób, z którymi współpracujesz. Ucz się na podstawie ich sugestii, reaguj na błędy, ale daj też czas na wprowadzenie niezbędnych poprawek.

Chcesz rozpocząć transformację cyfrową w swojej firmie, ale nie wiesz jak się za to zabrać? Chcesz, aby Twój pomysł był zgodny z prawem? Odezwij się do nas!

Jak można zmierzyć zwrot z inwestycji z transformacji cyfrowej?

Zwrot inwestycji nazywany jest także ROI (Return on Investment). Jest to wskaźnik rentowności, który pomaga ustalić przedsiębiorcy czy dana inwestycja wygeneruje założone zyski. W przypadku transformacji cyfrowej ustalenie rentowności przy pomocy działania matematycznego jest niemożliwe.

Można go natomiast ustalić przy pomocy 5 kroków:

1. Określenie celu transformacji – przedsiębiorstwo powinno działać, aby spełnić konkretny, ustalony cel transformacji. Koncentracja na jednym obszarze powoduje wykonywanie pracy w bardziej efektywny sposób.
2. Określenie struktury finansowej firmy – należy przeanalizować kilka aspektów przedsiębiorstwa: które elementy wymagają modernizacji, które struktury wymagają inwestycji, a które redukcji środków, jakie działania były do tej pory prowadzone, itp.
3. Dobór odpowiednich wskaźników – należy dobrać odpowiednie wskaźniki, aby skutecznie zmierzyć ROI. Można wyróżnić 5 obszarów działania transformacji, a do każdego z nich dopasowane są odpowiednie wskaźniki:
   • klienci: ocena lojalności klientów, opinie klientów, ilość obserwujących w mediach społecznościowych;
   • pracownicy: współpraca, zaangażowanie;
   • działanie: m.in. wydajność łańcuchów dostaw, zdolność produkcyjna;
   • infrastruktura: szybkość wdrażania nowych technologii, a także sprawność reagowania na ewentualne błędy, awarie i problemy;
   • innowacje: ilość nowo pozyskanych klientów, procent budżetu przeznaczonego na wdrożenie cyfrowej transformacji.
4. Wybranie konkretnych terminów mierzenia ROI – jest to ważne, aby w sposób poprawny zmierzyć zwrot z inwestycji.
5. Cykliczne kontrolowanie ROI – aby wynik był jak najbardziej miarodajny, należy systematycznie badać i kontrolować ROI. Jest to istotne zarówno w krótkich, jak i długich odstępach czasu. Transformacja cyfrowa bowiem jako wieloetapowy, skomplikowany proces, efekty przynosi dopiero po dłuższym czasie od wdrożenia do firmy.

Na co uważać wdrażając transformację cyfrową?

Dążenie do cyfryzacji jest normą we współczesnym świecie. Nie postępuj jednak pochopnie i nie spiesz się ze swoimi decyzjami. Zastanów się dobrze nad doborem odpowiednich partnerów, dostawców technologii. Przemyśl, które aspekty przydadzą się w Twoim przedsiębiorstwie, a które są zupełnie zbędne. Kluczowym aspektem jest także właściwy dobór narzędzi do transformacji cyfrowej.

Pamiętaj o tym, że nowe technologie mają Ci pomóc, a nie przysporzyć kolejnych problemów!

Przykłady transformacji cyfrowej

Na gruncie polskim cyfrowa transformacja rozwija się dynamicznie już od kilku lat. Na rynek wchodzą coraz to nowsze udogodnienia. Zmiany te wpłynęły korzystnie zarówno na zadowolenie klienta, jak i rozwój firmy. Do takich przykładów zaliczyć możemy, np.:

• sklepy internetowe;
• cyfrowe kupony;
• teleporady lekarskie;
• karty lojalnościowe w postaci aplikacji mobilnych.

  

Transformacja cyfrowa a compliance?

Pojęcie "compliance" w tłumaczeniu z języka angielskiego oznacza zgodność z obowiązującymi przepisami prawa oraz z regulaminami występującymi wewnątrz organizacji. Jest to nie tylko egzekwowanie stosowania się do zasad, lecz także narzędzie służące do zwiększenia zaufania wśród klientów i partnerów biznesowych.

Compliance stanowi zbiór procedur, działań i rozwiązań organizacyjnych, które sprawiają, że firma funkcjonuje zgodnie z obowiązującym prawem. Spektrum działania compliance jest niezwykle szeroki. Obejmuje on m.in.: proces zapewnienia zgodności z regulacjami wewnętrznymi oraz zewnętrznymi, zarządzanie ryzykiem, a także monitorowanie i raportowanie możliwych zagrożeń.

Systemy informatyczne używane podczas wdrażania cyfrowej transformacji również wymagają kontroli oraz zgodności z obowiązującymi przepisami prawa.

Potrzebujesz wdrożenia systemu compliance w swojej firmie? Skontaktuj się z nami!

Wybrane narzędzia cyfrowe używane w procesie cyfrowej transformacji

Enterprise Resource Planning (ERP)

System do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Jest to program służący do kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwem. Obejmuje kontrolę niemalże każdego działu w firmie, począwszy od księgowości, na produkcji kończąc.

Systemy ERP są jednymi z narzędzi, które pozwalają firmom na przeniesienie swojej działalności także do świata cyfrowego.

Elementem, który wyróżnia ERP jest to, że praca odbywa się na podstawie jednej bazy danych. Dane wprowadzone w jednym dziale są także widoczne dla osób zajmujących się innymi sektorami działalności firmy.

ERP a RODO

Problem z ERP pojawił się w maju 2018 roku wraz z wejściem w życie rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO. Mianowicie chodzi o przenoszenie danych osób np. z serwera firmy do chmury. Przeniesienie takich danych jest też niemożliwe w przypadku, w którym chmura fizycznie znajduje się poza obszarem Unii Europejskiej i nie uwzględniono wymogów określonych w RODO dla transferu danych osobowych do państwa trzeciego. Taki proceder znacznie naruszałby bezpieczeństwo danych osobowych.

System CRM (Customer Relationship Management)

Jest to system, który pomaga w zarządzaniu relacjami z potencjalnymi oraz aktualnymi klientami firmy. CRM umożliwia zbieranie oraz przechowywanie danych. Dzięki Customer Relationship Management możliwe jest stworzenie skutecznych strategii marketingowych, handlowych i logistycznych. CRM monitoruje bowiem zachowania klientów.

RPA (Robotic Process Automation)

Narzędzie to można tłumaczyć jako zrobotyzowana automatyzacja procesów biznesowych. Zakłada ono zastąpienie pracownika oprogramowaniem typu software. Jego zadaniem wykonywanie jest powtarzalnych, monotonnych, maszynowych czynności.

Pomoc lub zastąpienie człowieka w wykonywaniu monotonnych, schematycznych czynności przyspiesza proces, a nawet wyklucza ludzki margines błędu, który wynika często ze zmęczenia lub znużenia.

Coraz częściej stosowana jest druga generacja RPA, czyli RPA II. Jest to zrobotyzowana automatyzacja procesów biznesowych, ale wyposażona w elementy zaczerpnięte ze sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego. Posiada więc zdolność do zdobywania doświadczenia oraz uczenia się.

Chmura

Zapewnia różnym działom i zespołom jedno centrum wszystkich danych. Dostęp do nich możliwy jest online. System tego typu jest niezwykle istotny w przeprowadzeniu udanej cyfrowej transformacji. Dzięki niej możliwe jest szybkie wprowadzanie zmian, automatyzacja procesów, a także szybki dostęp do wybranych danych.

Internet of Things (IoT)

Znany także jako Internet Rzeczy. Jest to sieć obiektów fizycznych, które są wyposażone w czujniki, oprogramowanie i inne technologie, aby móc łączyć się i wymieniać danymi z innymi urządzeniami i systemami. Urządzenia również gromadzą dane. Wymiana ta odbywa się poprzez dostęp do internetu. Urządzenia te mogą obejmować zarówno zwykłe przedmioty gospodarstwa domowego, jak i zaawansowane narzędzia przemysłowe. Zebrane dane podlegają analizie, aby zwiększyć wydajność/produktywność zachodzących procesów.

Artificial Intelligence (AI) i uczenie maszynowe

Sztuczna inteligencja (AI) oraz uczenie maszynowe są aspektami połączonymi ze sobą. Należy pamiętać o tym, że nie są jednak tym samym. Uczenie maszynowe można traktować jako podzbiór AI.

Uczenie maszynowe jest jednym ze sposobów wykorzystania sztucznej inteligencji. Uczenie maszynowe używa matematycznych działań, aby łatwiej mógł uczyć się na własnym doświadczeniu oraz zapamiętywać. System komputerowy może nawet samodzielnie ulepszać się dzięki zdobytym doświadczeniom.

Komputer posługuje się sztuczną inteligencją, aby móc wykonywać zadania w sposób samodzielny oraz "myśleć" w podobnych kategoriach, co człowiek. Uczenie maszynowe jest natomiast metodą, dzięki której zebrane dane są analizowane.

Podsumowanie

Transformacja cyfrowa jest kluczowym krokiem w kierunku przyszłościowego biznesu. Obejmuje ona wykorzystanie zaawansowanych technologii, zmianę kultury organizacyjnej i dostosowanie strategii do nowych wymogów rynkowych. Dzięki transformacji cyfrowej organizacje mogą czerpać korzyści z poprawionej efektywności, lepszej obsługi klientów, innowacji i globalnej obecności. Jednak pamiętajmy, że sukces transformacji cyfrowej wymaga również dbałości o zgodność z przepisami i odpowiednie zarządzanie ryzykiem, aby zapewnić trwałość i zrównoważony rozwój przedsiębiorstwa.

Chcesz, aby Twoja firma działała zgodnie z prawem i obowiązującymi aktualnie przepisami? Potrzebujesz porady? Nasi eksperci służą Ci swoją pomocą! Napisz do nas maila: biuro@lexdigital.pl lub zadzwoń: +48 500 214 942.