LexDigital

Wykorzystanie służbowego adresu e-mail byłego pracownika - czy jest zgodne z prawem?

Urząd Ochrony Danych Osobowych wychodząc naprzeciw coraz częstszym pytaniom dotyczącym możliwości wykorzystania imiennego adresu e-mail byłego pracownika, w styczniu 2020 r. opublikował w tej sprawie opinię, w której jednoznacznie wskazał, że zachowanie takiego adresu jest dopuszczane przez prawo i przy spełnieniu pewnych, ściśle określonych warunków nie narusza ono przepisów z zakresu ochrony danych osobowych.

Wykorzystanie służbowego adresu e-mail byłego pracownika - czy jest zgodne z prawem?

Powołując się na przywołane stanowisko Prezesa UODO, pracodawca po rozwiązaniu umowy o pracę wciąż pozostaje administratorem służbowego adresu poczty elektronicznej, z której korzystał pracownik. Oznacza to, że ma on prawo do przetwarzania tych danych w zakresie niezbędnym do realizacji własnych celów, nadrzędnych w stosunku do interesów oraz praw i wolności pracownika.Uprawnia go do tego art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. jego prawnie usprawiedliwiony interes wynikający z konieczności zachowania ciągłości procesów biznesowych, za które odpowiedzialny był pracownik i które wykonywał w imieniu i na rzecz organizacji. 

Pracodawca powinien jednak pamiętać o dwóch zasadach: 

  • adres e-mail może służyć jedynie jako narzędzie do informowania nadawców wiadomości o nowych danych kontaktowych osoby, która przejęła obowiązki służbowe – np. poprzez wykorzystanie funkcji automatycznej odpowiedzi;
  • nie jest dozwolone korzystanie z adresu w sposób czynny tj. bezpośrednie odpowiadanie na wiadomości za jego pośrednictwem oraz wykorzystywanie tego adresu w celu poszukiwania i kontaktowania się z nowymi klientami lub kontrahentami. 

Dodatkowo pracodawca musi być w stanie wykazać, że przetwarzanie to jest zgodne z zasadą: ograniczenia celu przetwarzania i minimalizacji przetwarzania, czyli powinno być ono ukierunkowane na konkretny cel – umożliwienie kontaktu stronom trzecim i realizacja postanowień zawartych umów. 

Tak przyjęte stanowisko UODO uprawnia również pracodawcę do odmowy usunięcia danych na żądanie byłego pracownika. 

Podsumowując: pracodawca jest uprawniony do przetwarzania imiennego adresu e-mail byłego pracownika na podstawie prawnie usprawiedliwionego interesu administratora, przy zachowaniu odpowiednich standardów bezpieczeństwa i spełnieniu ww. warunków. 

Polecane

Administrator systemów informatycznych. Rola w systemie

Administrator systemów informatycznych. Rola w systemie

W przepisach RODO próżno szukać regulacji dotyczącej Administratorów Systemów Informatycznych (ASI). Funkcja ASI występuje jednak w wielu przedsiębiorstwach i nie jest równoznaczna ani Administratorom Danych Osobowych ani Administratorom Bezpieczeństwa Informacji (czy też Inspektorom Ochrony Danych). Kim więc są ASI i jaką rolę pełnią w systemie ochrony danych osobowych?

Analiza i szacowanie ryzyka w RODO

Analiza i szacowanie ryzyka w RODO

Dyrektywa wymaga nie tylko stosowania procesu zarządzania ryzykiem zgodnego z RODO jako jednego z elementów ochrony danych osobowych, ale wprowadziła podejście, w którym zarządzanie ryzykiem jest fundamentem działań związanych z ochroną danych osobowych i ma charakter ciągłego procesu.

Aplikacja dla Inspektora Ochrony Danych Osobowych

Aplikacja dla Inspektora Ochrony Danych Osobowych

Każdy kto podejmował się wdrożenie RODO w organizacji, nie zważywszy na jej skalę, wie jak dużym wyzwaniem jest zarządzanie dokumentacją. Wersjonowanie dokumentów, ich dystrybucja do wszystkich zainteresowanych, a także zbieranie informacji w efektywny sposób są niezwykle istotnym elementem sprawnie przeprowadzonego wdrożenia.

Popularne

Audyty

Audyty

Audyt to niezależna ocena, której celem jest ustalenia zgodności systemu, procesu czy projektu z określonymi standardami, przepisami powszechnie obowiązującego prawa czy wewnętrznymi procedurami organizacji.

Wdrożenie

Wdrożenie

Wdrożenie zasad to jeden z najważniejszych, ale i najtrudniejszych etapów koniecznych do przeprowadzenia na drodze do uzyskania zgodności z wybranymi standardami czy przepisami prawa. Ustanowione zasady musząbyćdostosowane do specyfiki organizacji, a ich wprowadzanie powinno być odpowiednio zaplanowane i musi uwzględniać wiele aspektów począwszy od ustalenia niezbędnych zasobów, a kończąc na zbudowaniu świadomości pracowników.

Konsultacje

Konsultacje

Każdywdrożony system jest żywy i ewoluuje wraz z rozwojem przedsiębiorstwa, wprowadzaniem kolejnych zmian w procesach czy wykorzystywanych narzędziach. Zmianom ulegająrównież wytyczne w stosunku do których wprowadzane były zmiany. Bardzo często pewne sytuacje osobom na co dzień nie zajmującymsiętematyką ochrony danych czy szeroko rozumianego bezpieczeństwa informacji sprawiają trudności, w szczególności,że wiele przepisów jest bardzo ogólnych, trudnych

Chcesz skorzystać z naszej oferty?Nie czekaj!

Wspieramy przedsiębiorców

Skontaktuj się osobiście z doradcą LexDigital - odpowiemy na nurtujące Cię pytania, zaplanujemy spotkanie, przygotujemy spersonalizowaną ofertę dopasowaną do potrzeb Twojej organizacji.

Zapraszamy do kontaktu

Informujemy, że Państwa zgoda może zostać cofnięta w dowolnym momencie przez wysłanie wiadomości e-mail na adres naszego Inspektora Ochrony Danych iod@lexdigital.pl spod adresu, którego zgoda dotyczy.

Administratorem Państwa danych osobowych jest LexDigital Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (60-363), przy ul. Grodziska 8. Wszystkie pytania i wątpliwości prosimy kierować do naszego Inspektora Ochrony Danych na adres iod@lexdigital.pl

Państwa dane przetwarzane są w celu odpowiedzi na wiadomość wysłaną za pomocą formularza kontaktowego, podjęcia na Państwa wniosek określonych działań przed zawarciem umowy lub wysłania Państwu treści marketingowych. Przysługuje Państwu prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu i cofnięcia w każdym momencie udzielonej zgody bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Masz również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych znajdziecie Państwo w naszej Polityce prywatności.

Biofarm Fibar Group Apart Wykop.pl PhytoPharm Veolia Cuf-podatki Netguru GetHero Tesgas GPD Agency Golden Submarine Pixers Pearson UEP

Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies.

Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.