Zaświadczenie o niekaralności. Kiedy i dlaczego jest potrzebne? Jak najszybciej je uzyskać?

Znaczenie zaświadczenia o niekaralności

Zaświadczenie o niekaralności jest formalnym dokumentem potwierdzającym, że osoba, na której imię i nazwisko zostało wystawione, nie posiada żadnych skazań karnych.

Jest to niezbędne w wielu procesach rekrutacyjnych, szczególnie w sektorach, gdzie wymagana jest wysoka odpowiedzialność. W wielu przypadkach, zaświadczenie o niekaralności jest wymogiem formalnym, bez którego nie można ubiegać się o określone stanowiska pracy czy licencje zawodowe.

Dokument ten znajduje zastosowanie nie tylko przy ubieganiu się o pracę, ale także w procesach aplikacyjnych na studia, przy adopcji dziecka, czy w trakcie starania się o wizę lub pozwolenie na stały pobyt w niektórych krajach.

Zaświadczenie o niekaralności jest wystawiane na podstawie danych zgromadzonych w KRK

Informacje z Krajowego Rejestru Karnego zawierają dane o osobach:

• prawomocnie skazanych za przestępstwa lub przestępstwa skarbowe
• przeciwko, którym warunkowo umorzono postępowanie karne w sprawach o przestępstwa lub przestępstwa skarbowe
• prawomocnie skazanych przez sądy państw obcych
• przeciwko którym prawomocnie umorzono postępowanie karne w sprawach o przestępstwa lub przestępstwa skarbowe na podstawie amnestii
• wobec których prawomocnie orzeczono środki zabezpieczające w sprawach o przestępstwa lub przestępstwa skarbowe
• nieletnich
• prawomocnie skazanych za wykroczenia na karę aresztu
• poszukiwanych listem gończym
• tymczasowo aresztowanych
• nieletnich umieszczonych w schroniskach dla nieletnich.

Kto może uzyskać zaświadczenie o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego?

Zaświadczenie może otrzymać każda osoba fizyczna i każdy podmiot zbiorowy, na przykład spółka osobowa lub kapitałowa. Mają prawo uzyskać informację, czy w Krajowym Rejestrze Karnym zgromadzono dane na temat danej osoby.

Podmiot zbiorowy może również uzyskać informacje na temat członków swoich organów (zarządu) lub swoich pracowników. Spółka składając wniosek musi podać podstawę prawną do uzyskania takiego zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego. O zaświadczenie o niekaralności może wystąpić również pełnomocnik umocowany do takiej czynności.

Jak uzyskać zaświaczenie o niekaralności? Podmiot odpowiedzialny za udzielenie informacji

Zaświadczenie o niekaralności można uzyskać w punktach informacyjnych Krajowego Rejestru Karnego przy sądach powszechnych na terenie kraju lub w Biurze Informacyjnym Krajowego Rejestru Karnego. KRK to centralna baza danych, która zawiera informacje o skazaniach karnych obywateli. Dostęp do tych danych jest ściśle regulowany, aby chronić prywatność osób.

Po złożeniu wniosku, dane wnioskodawcy są weryfikowane w KRK w celu ustalenia, czy posiada on jakiekolwiek wpisy mogące wpłynąć na wydanie zaświadczenia o niekaralności.

Podmiotem odpowiedzialnym za KRK, a co za tym idzie za wydanie zaświadczenia jest Ministerstwo Sprawiedliwości.

Jak złożyć wniosek? Czy zaświadczenie o niekaralności można załatwić przez internet?

W celu uzyskania zaświadczenia o niekaralności konieczne jest złożenie wniosku o udzielenie informacji. Można to zrobić osobiście w punkcie informacyjnym, listownie lub elektronicznie. W przypadku wyboru drogi elektronicznej potrzeba certyfikatu kwalifikowanego (lub Profilu Zaufanego) oraz konta w systemie e-KRK.

Po prawidłowo złożonym wniosku, pracownik biura (punktu) informacyjnego przystawi na wniosku lub formularzu zapytań odpowiednią pieczątkę. Taki dokument ma moc zaświadczenia.

W przypadku, gdy wniosek o udzielenie informacji składany był drogą elektroniczną, to na konto w systemie e-KRK zostanie przesłany dokument w formie pliku XML, który można zapisać na informatycznym nośniku danych (na przykład pamięć USB, płyta CD, DVD). Wizualizacja zaświadczenia możliwa jest przy wykorzystaniu funkcjonalności e-KRK.

Należy jednak pamiętać, że wydruk nie jest dokumentem - dopuszczalne jest jedynie posługiwanie się tylko elektroniczną wersją.

Ile kosztuje wydanie zaświadczenia o niekaralności?

Opłata za uzyskanie zaświadczenia o osobie lub o podmiocie zbiorowym jeśli wniosek składamy osobiście lub pocztą wynosi 30 zł.

Opłatę można uiścić:

• za pomocą znaków opłaty sądowej, (dostępne w kasie sądu);
• w systemie e-Płatności;
• gotówką w kasie Ministerstwa Sprawiedliwości lub w kasie dowolnego sądu;
• przelewem na konto Ministerstwa Sprawiedliwości.

Opłata za uzyskanie zaświadczenia o osobie lub o podmiocie zbiorowym "za pośrednictwem systemu teleinformatycznego" wynosi mniej, bo 20 zł. Opłatę za zaświadczenie uzyskane drogą elektroniczną można wnieść wyłącznie za pomocą systemów płatności udostępnionych w systemie e-KRK.

Wysokość opłaty za wydanie informacji o osobie albo o podmiocie zbiorowym z Rejestru w przypadku złożenia wniosku lub zapytania za pośrednictwem systemu teleinformatycznego wynosi 20 złotych.

– rozporządzenie ministra sprawiedliwości w sprawie opłat za wydanie informacji z Krajowego Rejestru Karnego.

W praktyce oznacza to, że załatwiając sprawę przez internet zaoszczędzisz nie tylko czas, ale i pieniądze, bo procedura będzie o 10 zł tańsza.

Sprawę można też załatwić przez pełnomocnika. Urzędnicy przypominają, że upoważnienie winno być zaopatrzone w opłatę skarbową w wysokości 17 zł.

Opłatę skarbową od pełnomocnictwa można uiścić na konto urzędu miasta lub gminy, właściwego dla siedziby urzędu, w którym składasz pełnomocnictwo (numer konta można sprawdzić na stronie urzędu miasta lub gminy).

Jak długo czeka się na zaświadczenie o niekaralności z KRK?

Czas oczekiwania na wydanie informacji z Krajowego Rejestru Karnego uzależniony jest od formy złożenia wniosku.

W przypadku złożenia wniosku osobiście – co do zasady zaświadczenie o niekaralności otrzymamy od razu. W wyjątkowych sytuacjach informację możesz dostać później, jednak maksymalnie w ciągu 7 dni od złożenia wniosku.

Przy wniosku online informacja jest wysyłana zazwyczaj tego samego dnia, nie później jednak niż w ciągu 7 dni od złożenia wniosku, na konto w systemie KRK.

W przypadku listownego złożenia wniosku urząd wyśle informację najpóźniej w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku.

Zaświadczenie o niekaralności z innego kraju UE

W związku z wejściem w życie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 r. w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniającego rozporządzenie (UE) nr 1024/2012, od dnia 16 lutego 2019 r. możliwe jest zawnioskowanie o wydanie wielojęzycznego standardowego formularza (dalej: formularz) jako załącznika do zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego.

Formularz przeznaczony jest dla obywateli polskich, którzy mają zamiar przedłożyć w innych państwach UE zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego stwierdzające niekaralność.

Formularz jest wydawany na wniosek osoby zainteresowanej tylko do informacji o niefigurowaniu danych tej osoby w Kartotece karnej Krajowego Rejestru Karnego.

System eKRK umożliwia osobom fizycznym wysłanie wniosku o udzielenie informacji za pośrednictwem BI KRK do państw członkowskich UE. W takim przypadku państwa te udzielają odpowiedzi zgodnie z ich prawem krajowym. Wszelkie ewentualne, dodatkowe formalności (np. opłaty, dodatkowe dokumenty) jakie wnioskujący będzie musiał spełnić by otrzymać informację wynikają z przepisów państw, do których wniosek jest kierowany. Wypełnienie tych formalności weryfikuje rejestr państwa, do którego wniosek został wysłany.

Jak otrzymać zaświadczenie o niekaralności? Sprawa jest prosta

Podsumowując, uzyskanie informacji w Krajowym Rejestrze Karnym jest obecnie bardzo proste, przystępne i szybkie. Jednocześnie opłatę uiszcza się na kilka różnych sposobów, a sprawę można załatwić online za pośrednictwem portalu informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego lub np. w sądzie okręgowym (biurze informacyjnym punktu informacyjnego krajowego rejestru), co znacznie ułatwia procedurę. Najszybsze i najtańsze jest załatwienie sprawy przez internet.