Przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Czego dowiesz się z artykułu:

1. Czym jest obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej?
2. Co to są akta osobowe i dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy?
3. Ile można przechowywać dokumentację?
4. Jakie są wyjątki w okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej.
5. Na czym polega zmiana postaci dokumentacji pracowniczej?
6. Co zrobić z dokumentacją w przypadku zamknięcia działalności?
7. Co zrobić z dokumentacją po upływie okresu jej przechowywania?

Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy mówi o obowiązku przechowywania przez pracodawcę w formie papierowej lub elektronicznej określonych dokumentów. Są nimi:

• akta osobowe pracowników,
• dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Te dokumenty określane są wspólnie jako dokumentacja pracownicza.

Art. 94 pkt 9b informuje z kolei o tym, w jaki sposób te dane powinny być przechowywane. Ważne jest zachowanie poufności, integralności, kompletności oraz dostępności dokumentacji pracowniczej. Powinna ona być przechowywana w warunkach bezpiecznych, niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem w trakcie trwania zatrudnienia. Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy również należy ją przechowywać przez odpowiedni, wskazany czas oraz sposób.

Jakie dane osobowe pracownika może zbierać pracodawca według RODO?

Co grozi za nieprawidłowe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej?

Pracodawcy oraz zleceniodawcy mają obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej. Prowadzenie dokumentacji odbywa się dla potrzeb ZUS oraz spraw podatkowych. W art. 281 § 1 pkt 6 Kodeksu pracy znajdziemy informacje odnośnie tego, jakie konsekwencje grożą w przypadku zaniedbania prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Brak prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej, brak przechowywania jej przez okres określony w przepisach, a także narażenie danych na zniszczenie lub uszkodzenie są wykroczeniami przeciwko prawom pracownika. Pracodawca może ponieść karę w wysokości od 1000 do nawet 30 000 zł.

Akta osobowe i pozostała dokumentacja pracownicza

Szczegółowe wytyczne odnośnie prawidłowego przechowywania dokumentacji pracowniczej zostały umieszczone w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. W tym rozporządzeniu wyróżniono także podział dokumentacji pracowniczej na akta osobowe oraz dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Akta osobowe

Akta osobowe stanowią jeden z elementów składających się na dokumentację pracowniczą. Art. 94 pkt 9a oraz pkt 9b Kodeksu pracy nakazuje pracodawcy ich prowadzenie i odpowiednie przechowywanie. Każdy pracodawca gromadzi akta osobowe pracowników, które można podzielić 5 części:

• A — obejmuje oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Są to także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
• B — obejmuje oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym m.in.: umowę o pracę, zakres obowiązków, dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach, potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy i z przepisami oraz zasadami BHP, oświadczenie dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy, lub zmiany tych warunków, a także dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub wychowawczego, a od 7 kwietnia 2023r. również dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej;
• C — obejmuje oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem, lub wygaśnięciem stosunku pracy, w tym m.in.: oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, kopia wydanego świadectwa pracy;
• D — obejmuje odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w osobnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie danego okresu;
• E — tu należy gromadzić dokumenty dotyczące badania stanu trzeźwości pracownika oraz badania na obecność w organizmie zatrudnionego środków działających podobnie do alkoholu.

Więcej o aktach osobowych pracownika i związanymi z nimi regulacjach przeczytasz tutaj.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Akta osobowe nie są jedynymi dokumentami, które pracodawca musi przechowywać. Ma on także obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Tę dokumentację stanowią:

• dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą m.in.: ewidencja czasu pracy, wnioski pracownika dotyczące udzielania zwolnienia od pracy w celu załatwienia osobistych spraw oraz stosowania indywidualnych rozwiązań dotyczących organizacji czasu pracy;
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
• kartę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
• kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych — RODO, nie określa konkretnego czasu, w którym administrator może posiadać dane pracownika. Mówi jedynie o tym, że dane powinny być przechowywane na tyle długo, żeby zrealizować określony cel.

Prawidłowe ustalenie czasu przechowywanie dokumentacji pracowniczej wymaga identyfikacji przepisów prawa, które określają maksymalny okres, w którym można przechowywać dane. Mogą to być przepisy, które np. dają uprawnienia administratorowi lub określają jego obowiązki.

Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca nie może przechowywać dokumentacji pracowniczej dłużej niż 10 lat. Okres ten liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu bądź wygaśnięciu. W tym przypadku administrator nie powinien skracać lub wydłużać okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Wyjątkiem jest sytuacja, w której inne przepisy prawa mu na to pozwalają.

Okres przechowywania dokumentacji jest ściśle określony także w innym przypadku. Mowa tutaj o roszczeniach pracodawcy odnośnie szkody dokonanej przez pracownika wskutek niewykonania lub nieprawidłowego wykonania swoich obowiązków. Termin przedawnienia roszczeń wynosi rok od dnia, w którym pracodawca powziął wiadomość o wyrządzeniu przez pracownika szkody, nie dłużej jednak niż 3 lata od jej wyrządzenia.

Przepisy prawa nie zawsze będą określać czas potrzebny do wykonania danego celu. W takim wypadku administrator musi podać kryteria, którymi się posługuje, ustalając okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Musi także udowodnić, że zaproponowany przez niego czas przechowywania dokumentacji, jest wprost proporcjonalny do założonego celu.

Przykładowym procesem, w którym dokumentacja pracownika jest przechowywana przez czas niewskazany w przepisach prawa, jest zachowanie CV kandydata na potrzeby przyszłych procesów związanych z rekrutacją.

Jeśli chcesz poznać więcej informacji o retencji danych, przeczytaj artykuł na naszej stronie.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – kiedy 10 lat, a kiedy 50 lat?

Jako pracodawca masz obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą byłych pracowników po zakończeniu stosunku pracy:

• przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony po 1 stycznia 2019 roku;
• przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w latach 1999-2018, pod warunkiem, że złożysz za wszystkich innych zatrudnionych pracowników w tym okresie do ZUS niezbędne dokumenty:
  • oświadczenie (ZUS OSW);
  • raport informacyjny (ZUS RIA).
• przez 50 lat, jeśli pracownik został zatrudniony przed 1 stycznia 1999 roku. Nieistotne jest, czy ta osoba jest aktualnym, czy byłym pracownikiem firmy.

  

W przypadku dokumentacji objętej 10-letnim obowiązkiem przechowywania, okres przechowywania liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy. Pracownik ma prawo do odbioru dokumentacji pracowniczej w ciągu miesiąca, a pracodawca ma rok na jej zniszczenie. Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracownika o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie przechowywania.

Natomiast jeśli chodzi o dokumentację z 50-letnim obowiązkiem przechowywania, to okres ten liczony jest od dnia ustania stosunku pracy.

Każdy pracownik ma prawo do odbioru dokumentacji pracowniczej oraz uzyskania jej kopii. Ty jako pracodawca masz obowiązek poinformowania osoby zatrudnionej o tej możliwości.

Przepisy nie precyzują jednak dokładnych zasad odbioru dokumentacji pracownika, u którego ustał stosunek pracy.

Wyjątki w okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej

Warto pamiętać, że istnieją także wyjątki w przechowywaniu dokumentacji pracowniczej.

Dane pracowników mogą być przechowywane dłużej, jeżeli wykorzystywane są do celów:

• archiwalnych;
• badań naukowych;
• historycznych;
• statystycznych.

Wydłużenie okresu przechowywania danych w takim przypadku jest bardzo dobrze uzasadnione, ponieważ to działanie odbywa się w ogólnym interesie publicznym.

Zmiana postaci przechowywanej dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 r. można przechowywać dokumentację pracowniczą także w postaci elektronicznej, która jest równoważna z tradycyjną formą. W większości firm nadal wymagane jest posiadanie dokumentacji w obu postaciach.

Przy procesie digitalizacji dokumentacji pracowniczej należy pamiętać o najważniejszych aspektach, które muszą zostać spełnione. Pracodawca ma obowiązek stworzenia odwzorowania cyfrowego, które musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Możliwe jest także zatwierdzenie dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby.

Co zrobić z dokumentacją w przypadku zamknięcia działalności?

W przypadku podjęcia decyzji o zakończeniu lub przerwaniu prowadzenia działalności, ważne jest, aby przekazać dokumentację pracowniczą w odpowiednie ręce. W tej sytuacji będzie to specjalizująca się w tego typu sytuacjach firma przechowalnicza.

Zadbaj o sprawdzenie, czy dana firma widnieje w rejestrze przechowawców akt pracowniczych i płacowych. Przechowywanie tego typu informacji jest bowiem regulowane i wymaga wpisu do rejestru.

Co zrobić w przypadku braku środków finansowych na zabezpieczenie dokumentacji?

Zgodnie z art. 51u ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, pracodawca powinien wystąpić do sądu rejestrowego o wydanie postanowienia w związku z brakiem środków finansowych do przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Wniosek do sądu należy złożyć przed ogłoszeniem upadłości i wykreśleniem firmy z Krajowej Rady Spółdzielczej (KRS) lub ewidencji działalności gospodarczej (CEIDG).

Jeśli twój wniosek zostanie pozytywnie rozpatrzony przez sąd, to prześlij tę decyzję do Archiwum Państwowego w Warszawie. To właśnie ono zajmie się zabezpieczeniem Twojej dokumentacji pracowniczej. Nie zapomnij o odpowiednim uporządkowaniu danych.

Co robić z dokumentacją po okresie przechowywania?

Po upływie okresu przechowywania pracownik może odebrać swoją dokumentację pracowniczą od pracodawcy w ciągu miesiąca kalendarzowego od końca tego okresu, czyli do 31 stycznia kolejnego roku. Po tym czasie dokumentacja powinna zostać zniszczona w ciągu 12 miesięcy. Należy pozbyć się dokumentów pracowniczych w sposób trwały, uniemożliwiający odtworzenie znajdujących się na nich informacji poufnych. Pracodawca nie może zachować dokumentów.

Włożenie dokumentów do niszczarki może okazać się niewystarczające. Przy tak ważnej sprawie warto podjąć współpracę z firmami zajmującymi się tym profesjonalnie. Więcej o prawidłowej retencji danych osobowych przeczytasz tutaj.

Zbieranie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest podstawowym obowiązkiem pracodawcy. Za zaniedbanie w tej kwestii grozi kara grzywny. Nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji może naruszać także konkretne interesy pracowników, zarówno podczas zatrudnienia, jak i po rozwiązaniu stosunku pracy.