Akta osobowe pracownika

W tym artykule przyjrzymy się kluczowym aspektom dotyczącym akt osobowych pracownika, jakie informacje zawierają, dlaczego są niezbędne dla firmy oraz jakie są obowiązujące przepisy prawne regulujące ich prowadzenie. Odkryjmy razem, jak właściwe zarządzanie aktami osobowymi pracowników może przyczynić się do lepszej organizacji pracy, bezpieczeństwa danych oraz zadowolenia zatrudnionych w przedsiębiorstwie.

Czym są akta osobowe pracownika?

Akta osobowe stanowią jeden z elementów składających się na dokumentację pracowniczą. Art. 94 pkt 9a oraz pkt 9b Kodeksu pracy nakazuje pracodawcy ich prowadzenie i odpowiednie przechowywanie. Dokumentację pracowniczą można rozdzielić na dwa rodzaje: akta osobowe oraz dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Pracodawca ma obowiązek przechowywania wszelkich dokumentów dotyczących zatrudnienia pracownika. Wielkość firmy, rodzaj prowadzonej działalności lub ilość zatrudnionych podmiotów nie ma w tym przypadku znaczenia. Akta osobowe pracownika powinny być prowadzone osobno dla każdego zatrudnionego w firmie podmiotu.

Dane, które znajdują się w aktach osobowych, podlegają silnej ochronie prawnej. Chronią je: przepisy prawa pracy, prawa cywilnego, prawa ochrony danych osobowych oraz regulacje unijne (np. RODO).

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Akta osobowe nie są jedynymi dokumentami, które pracodawca musi przechowywać. Ma on także obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Tę dokumentację stanowią m.in.: dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, dokumenty związane z urlopem wypoczynkowym, karta ewidencji przydziału obuwia u odzieży roboczej oraz środków ochrony indywidualnej.

Podział akt osobowych pracownika. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej

Informacje odnośnie prowadzenia dokumentacji pracowniczej zostały umieszczone w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki z 10 grudnia 2018 roku oraz w dwóch aktach zmieniających z 13 marca 2023 roku oraz 9 maja 2023 roku.

Akta osobowe pracowników powinny dzielić się na 5 kategorii:

część A;

część B;

część C;

część D;

część E.

Dokumenty, które znajdują się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika, powinny być uporządkowane, ponumerowane i ułożone w porządku chronologicznym. Każda z części powinna także zawierać ogólny spis dokumentów, który się w niej znajduje. To znacznie ułatwia poruszanie się po obszernej, zawierającej wiele stron teczce.

Akta osobowe – część A

W części A znajdziemy wszelkie dokumenty związane z danymi osobowymi, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Są to także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.

Pracodawca przechowuje w dokumentacji pracowniczej jedynie kopie tych dokumentów. Oryginałów może żądać jedynie do wglądu, aby potwierdzić ich prawdziwość.

Pracodawca może żądać złożenia przez pracownika następujących dokumentów:

• wypełnionego kwestionariusza osoby ubiegającej się o pracę;
• dokumentów potwierdzających zatrudnienie w poprzednich miejscach (np. świadectw pracy);
• dokumentów, które potwierdzają kwalifikacje zawodowe;
• potwierdzenia ukończenia szkoły, czyli np. świadectwa szkolnego, dyplomu ukończenia studiów;
• orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do wykonywania danej pracy, a także skierowania lekarskiego.

Osoba ubiegająca się o stanowisko ma możliwość złożenia także dokumentów potwierdzających kwalifikacje. Są to np.:

• dyplomy;
• certyfikaty;
• inne poświadczenia ukończenia kursów/szkoleń.

Akta osobowe – część B

Obejmuje oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. W tej dokumentacji mieszczą się:

• pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z treścią regulaminu pracy, informacją pracowniczą, treścią przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP), zakresem informacji objętych tajemnicą służbową;
• zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP;
• wypełniony kwestionariusz osobowy;
• w przypadku, kiedy pracownik jest rodzicem – oświadczenie o chęci lub braku chęci skorzystania z rodzicielskich uprawnień;
• ewentualne oświadczenie pracownika o chęci wypłacania należności pieniężnej w gotówce;
• informacja o równym traktowaniu;
• orzeczenia lekarskie na temat badań okresowych i kontrolnych;
• jeśli została zawarta – umowa o zakazie konkurencji;
• dokumenty, które związane są z powierzeniem pracownikowi danego mienia, przyznaniem pracownikowi nagrody, a także podnoszeniem kwalifikacji zawodowych;
• dokumenty świadczące o ubieganiu się o urlop rodzicielski, macierzyński, wychowawczy;
• dokumenty dotyczące łączenia urlopu rodzicielskiego i wykonywania pracy;
• ewentualne dokumenty mówiące o obniżeniu czasu pracy lub indywidualnym trybem;
• pisma w sprawie bezpłatnego urlopu;
• oświadczenia o wypowiedzeniu/zmianie pracownikowi warunków pracy;
• wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektor pracy o zatrudnieniu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy;
• od 21 marca 2023 r. – potwierdzenie poinformowania pracownika o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, a także informacje o grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania;
• od 7 kwietnia 2023 r. – dokumenty dotyczące wykonywania pracy w trybie zdalnym.\

W części B pracodawca może gromadzić inne dokumenty, które nie zostały określone w rozporządzeniu, ale są potrzebne do dokumentowania pewnych zdarzeń, które zaistniały w trakcie zatrudnienia.

Pracodawca ma także obowiązek prowadzić dokumentację, która dotyczy:

• podejrzeń o choroby zawodowe;
• chorób zawodowych;
• wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do i z pracy;
• dokumentacji, która związana jest z tymi chorobami i wypadkami.

Wystawienie pracownikowi przepustki, legitymacji służbowej, zaświadczenia, upoważnienia, powinno być odnotowane w aktach osobowych pracownika. Należy umieścić w nich ksero dokumentu.

Akta osobowe – część C

Obejmuje oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem, lub wygaśnięciem stosunku pracy. Są to m.in.:

• oświadczenie związane z ustaniem zatrudnienia;
• kopia świadectwa pracy;
• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym;
• umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu umowy;
• orzeczenia lekarskie związane z badaniami przeprowadzonymi po ustaniu zatrudnienia;
• dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi równowartości pieniężnej za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Akta osobowe – część D

Część D powinna być wyodrębniona w przypadku, w którym pracownik ma na koncie karę porządkową. Ułatwia to prowadzenie akt osobowych pracownika. Przepisy mówią bowiem o tym, że po roku nienagannej pracy pracownika należy w sposób skuteczny i niemożliwy do przywrócenia usunąć z akt informacje o karze.

Jeżeli pracownik nie zostanie ukarany karą porządkową, to wyróżnienie części D w aktach osobowych jest niepotrzebne. W gotowych, kupionych teczkach, czy też systemach, ta część jest już specjalnie wyodrębniona.

Część D obejmuje odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w osobnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie danego okresu.

Część E - dokumentacja związana z kontrolą trzeźwości pracownika

Tu należy gromadzić dokumenty dotyczące badania stanu trzeźwości pracownika oraz badania na obecność w organizmie zatrudnionego środków działających podobnie do alkoholu. Do tej dokumentacji należą:

informacje związane z kontrolą trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 22(1c) § 6 Kodeksu pracy);

informację dotyczącą kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22(1d) § 10 Kodeksu pracy);

informacje dotyczące kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 22(1c) § 10 i art. 22(1e) § 2 Kodeksu pracy);

informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22(1d) § 10 i art. 22(1f) § 2 Kodeksu pracy).

Przechowywanie akt osobowych pracownika

Akta pracownicze, tak samo, jak cała ogólna dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana w sposób nienaruszający pewnych zasad.

Pracodawca powinien zabezpieczyć je przed:

• zniszczeniem;
• utratą;
• uszkodzeniem;
• dostępem dla osób nieupoważnionych.

Sposoby przechowywania dokumentacji pracowniczej

Akta osobowe pracownika można przechowywać w dwóch formach: tradycyjnej (papierowej) oraz elektronicznej (tzw. e-akta).

Digitalizacja akt osobowych

Wcześniej, akta osobowe mogły być przechowywane jedynie w tradycyjnej, papierowej formie. Elektroniczna forma pełniła jedynie pomocniczą funkcję. Uznawana była bowiem za niespełniającą niezbędnych warunków.

Wraz z początkiem 2019 roku, ta sprawa uległa zmianie. Można już przechowywać dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej. Pracodawca może również zdecydować się na formę mieszaną przechowywania akt.

Do elektronicznego przechowywania akt osobowych potrzebne jest oprogramowanie, które spełnia standardy bezpieczeństwa. Ponadto przy procesie digitalizacji akt pracowników należy pamiętać o najważniejszych aspektach, które muszą zostać spełnione. Pracodawca ma obowiązek stworzenia odwzorowania cyfrowego, które musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Możliwe jest także zatwierdzenie dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Jako pracodawca masz obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą byłych pracowników po zakończeniu stosunku pracy:

• przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony po 1 stycznia 2019 roku;
• przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w latach 1999-2018, pod warunkiem, że złożysz za wszystkich innych zatrudnionych pracowników w tym okresie do ZUS niezbędne dokumenty:
  • oświadczenie (ZUS OSW);
  • raport informacyjny (ZUS RIA).
• przez 50 lat, jeśli pracownik został zatrudniony przed 1 stycznia 1999 roku. Nieistotne jest, czy ta osoba jest aktualnym, czy byłym pracownikiem firmy.

Więcej szczegółów dotyczących prawidłowego przechowywania dokumentacji znajdziesz na naszej stronie.

Zabezpieczenie akt osobowych pracownika przez biuro rachunkowe

Obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa przechowywanym danym spoczywa na pracodawcy. Podmiot, który chce zdobyć dostęp do ich kopii, musi spełnić określone warunki.

Jeżeli akta przechowywane są w formie tradycyjnej, to pracodawca może przechowywać dokumenty w osobnym, specjalnie do tego przygotowanym pomieszczeniu lub w sejfie.

Biuro rachunkowe powinno zawierać odpowiednie upoważnienie, aby móc przechowywać cudze dane. Firma, której dane dotyczą, powinna także zawrzeć umowę zlecenie z wybranym biurem. Umowa powinna zawierać dokładne informacje odnośnie zasad powierzenia akt pracowniczych. Konieczne jest określenie:

• okresu przechowywania akt;
• formy odpłatności;
• osób, które mogą mieć dostęp do danych.

Biuro rachunkowe musi wyznaczyć osobę lub osoby, które mogą przetwarzać powierzone dane. Przetwarzanie to powinno odbywać się na ściśle określonych warunkach. Upoważnienie danej osoby powinno być zawarte w umowie w formie pisemnej.

Zgodnie z art. 32 ust. 4 RODO:

"Administrator oraz podmiot przetwarzający podejmują działania w celu zapewnienia, by każda osoba fizyczna  działająca z upoważnienia administratora lub podmiotu przetwarzającego, która ma dostęp do danych osobowych,  przetwarzała je wyłącznie na polecenie administratora, chyba że wymaga tego od niej prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego". 

Biuro rachunkowe, które przetwarza powierzone mu dane, musi także prowadzić specjalny rejestr. Dopuszczalne jest prowadzenie rejestru także w formie elektronicznej. Z posiadania tego typu dokumentacji zwolnieni są przedsiębiorcy, którzy zatrudniają mniej niż 250 osób.

Wysyłanie akt pracowniczych a bezpieczeństwo

Przepisy umożliwiają pracownikowi zdobycie kopii swoich akt osobowych. Możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej są dwie: osobiście w siedzibie firmy lub wysyłkowo na podany adres.

Jednak wysyłanie pocztą takiej dokumentacji nie należy do najbezpieczniejszych. Zgubienie akt pracowniczych może zdarzyć się bowiem również podczas ich wysyłania. Kurier może zgubić paczkę lub dostarczyć ją pod niewłaściwy adres.

Jeżeli już pracodawca zdecyduje się na wysyłkę akt osobowych pracownika formą tradycyjną, to powinien skorzystać z wysyłki za potwierdzeniem odbioru. Jeżeli adresat paczki własnoręcznie potwierdzi odebranie paczki, to nadawca ma pewność, że została ona dostarczona pod właściwy adres.

Znacznie bezpieczniejszą formą jest forma elektroniczna. Pracodawca może wysłać dokumentację w formie pliku zabezpieczonego hasłem na podany adres e-mail.

Odpowiednie prowadzenie akt pracowniczych oraz zabezpieczenie ich przed utratą, zniszczeniem lub wyciekiem danych jest jednym z podstawowych obowiązków każdego przedsiębiorcy.

Potrzebujesz zweryfikować poziom bezpieczeństwa przechowywanych danych w Twojej firmie? Nasi specjaliści Ci w tym pomogą. Napisz do nas maila: biuro@lexdigital.pl lub zadzwoń: +48 500 214 942.