Praca zdalna. Regulacje prawne

7 kwietnia 2023 r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu Pracy, która definiuje pracę zdalną. Według przepisów polega ona na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika (w tym pod adresem zamieszkania pracownika) i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą.

Praca zdalna to praca w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Kodeks pracy przewiduje zarówno pracę zdalną całkowitą, jak i hybrydową (częściowo w domu, częściowo w firmie), stosownie do potrzeb konkretnego pracownika i pracodawcy. Praca zdalna może być uzgodniona przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia, w formie zmiany warunków umowy o pracę.

Praca zdalna może obywać się na polecenie pracodawcy w szczególnych okolicznościach, czyli w okresie:

• obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu epidemii albo stanu zagrożenia epidemicznego oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
• w którym z powodu działania siły wyższej (np. pożar lub zalanie zakładu pracy) zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie będzie czasowo możliwe.

Pod warunkiem, że pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Aktualna klauzula RODO do CV 2024. Jak poprawnie sformułować zgodę?

Regulamin wykonywania pracy zdalnej

Ustawa wprowadziła obowiązek określania zasad wykonywania pracy zdalnej w:

• porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi, nazywanymi także zoz)
• regulaminie ustalonym przez pracodawcę – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zoz oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działają żadne zakładowe organizacje związkowe (wtedy regulamin byłby ustalany po konsultacji z przedstawicielami pracowników).

Praca zdalna na wniosek pracownika złożony pracodawcy

W przypadku, gdy u pracodawcy nie obowiązuje porozumienie ani regulamin pracy zdalnej – może ona zostać zastosowana na wniosek zainteresowanego pracownika.

Pracodawca, co do zasady, musi uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony m.in przez:

• pracownicę w ciąży,
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,

Pracodawca może takiemu pracownikowi odmówić pracy zdalnej tylko jeżeli jej wykonywanie nie jest możliwe ze względu na rodzaj pracy albo organizację pracy. O przyczynie odmowy pracodawca musi poinformować pracownika.

Plan kontroli sektorowych UODO na 2024 - kto na celowniku?

Zasady okazjonalnej pracy zdalnej

Nie w każdym przypadku pracodawca będzie zainteresowany wdrażaniem, uzgadnianiem pracy zdalnej na ogólnych zasadach z pokryciem kosztów. Jednocześnie sporadyczne świadczenie pracy zdalnej w wielu firmach może być traktowane jako dodatkowy benefit dla pracowników. W takich sytuacjach interesującym rozwiązaniem będzie okazjonalne wykonywanie pracy zdalnej, w której przypadku niektóre obowiązki pracodawców zostały ograniczone.

– czytamy na portalu biznes.gov.pl.

Do pracy okazjonalnej pracy zdalnej nie trzeba stosować przepisów dotyczących:

• uzgadniania pracy zdalnej
• przyjmowania porozumienia z zakładowymi organizacjami związkowymi, wydawania regulaminu bądź w przypadku ich braku - ustalania określonych w nich zasad wykonywania pracy zdalnej w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem
• obowiązków informacyjnych na temat jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której znajduje się stanowisko pracownika
• składania wniosków o zaprzestanie pracy zdalnej
• obowiązku pracodawcy zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycia wymienionych w projekcie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, a także zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną pomocy technicznej i niezbędnych szkoleń w zakresie obsługi narzędzi pracy (pracodawca może postanowić o zwrocie pracownikowi wykonującemu okazjonalną pracę zdalną kosztów bezpośrednio związanych z taką pracą)
• wyłączenia obowiązku przeprowadzania szkoleń okresowych pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych, niezależnie od rodzaju przeważającej działalności pracodawcy.

Mimo to w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej należy stosować zasady pracy w zakresie bezpieczeństwa i higieny czy zapoznania pracownika z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego.

Praca zdalna a ochrona danych osobowych. Jak przygotować organizację do home office?

Praca zdalna. Obowiązki pracodawcy

Pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikowi zdalnemu materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do pracy zdalnej.

Ustawa przewiduje także możliwość używania przez pracownika prywatnych narzędzi pracy (np. komputera) w przypadku, w którym obie strony stosunku pracy tak ustalą, pod warunkiem, że prywatne urządzenia techniczne i inne narzędzia pracy pracownika wykorzystywane przez niego do pracy zapewniają bezpieczeństwo pracy. W takim przypadku pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Poza tym pracodawca ma obowiązek:

• zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do pracy zdalnej lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do pracy zdalnej, a także kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej

• pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu (zawartym ze związkami zawodowymi) lub regulaminie (bądź w przypadku braku porozumienia lub regulaminu – w wydanym poleceniu albo porozumieniu zawartym z pracownikiem),

• zapewnienia pracownikowi zdalnemu niezbędnych do wykonywania tej pracy szkoleń i pomocy technicznej, 

• umożliwienia pracownikowi zdalnemu przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowania się z innymi pracownikami i korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej (na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników).

Dane do umowy zlecenia — zakres i wymagania

Rozwiązania z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy

Pracodawca  wobec pracownika zdalnego realizuje obowiązki wynikające z działu dziesiątego Kodeksu pracy. Są jednak pewne wyłączenia.

To na barkach pracownika wykonującego pracę zdalną spoczywa obowiązek organizowania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

Co ważne, szkolenie wstępne BHP osób zatrudnianych do pracy zdalnej na stanowiska administracyjno-biurowe w całości może się odbywać za pośrednictwem usług telekomunikacyjnych.

Niedopuszczalne jest zlecanie w ramach pracy zdalnej prac:

• szczególnie niebezpiecznych,
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych dla pomieszczeń mieszkalnych,
• związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy

Przed dopuszczeniem do pracy zdalnej pracodawca jest obowiązany do opracowania oceny ryzyka zawodowego (pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej) i na jej podstawie do sporządzenia informacji zawierającej zasady bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej i zapoznania z nią pracownika.

Informacja taka powinna zawierać:

• zasady i sposoby właściwej organizacji na stanowisku pracy zdalnej
• zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej,
• czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej,
• zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenia dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Do badania wypadku przy pracy zdalnej stosuje się odpowiednio przepisy o wypadkach przy pracy – z uwzględnieniem konstytucyjnego prawa pracownika do ochrony prywatności oraz niezakłócania miru domowego.

Ochrona danych osobowych

Na potrzeby wykonywania pracy zdalnej pracodawca określa procedury ochrony danych osobowych oraz, w miarę potrzeby, przeprowadza instruktaż i szkolenie w tym zakresie.

Pracownik wykonujący pracę zdalną powinien potwierdzić w formie papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z tymi procedurami. Jest zobowiązany do ich przestrzegania.

Co musi zawierać regulamin wykonywania pracy zdalnej?

W praktyce trudno uniknąć wprowadzenia regulaminu pracy zdalnej, ponieważ ta forma wykonywania obowiązków służbowych stała się już standardem w wielu branżach.

Kodeks pracy precyzuje, że w regulaminie wykonywania pracy zdalnej musi znaleźć się w szczególności określenie grupy pracowników, którzy są objęci pracą zdalną, zasady pokrycia przez pracodawcę kosztów wykonywania pracy zdalnej, zasady potwierdzania obecności na stanowisku pracy, zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Kontrola przeprowadzana jest w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika.

Ponadto w regulaminie muszą znaleźć się zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych oraz zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Pobierz kompleksowe zasady wykonywania pracy zdalnej

Szybko i pewnie wprowadzisz regulamin pracy zdalnej dzięki pomocy profesjonalistów! Przygotowaliśmy dla Ciebie zasady wykonywania pracy zdalnej dla pracowników i współpracowników.

W pliku pod tym adresem znajdziesz kompleksowo przygotowane dokumenty, zawierające:

• prawa i obowiązki Pracownika/Współpracownika oraz organizację pracy;
• prawa i obowiązki Pracodawcy;
• reguły pracy z dokumentacją w wersji papierowej;
• reguły pracy w systemach informatycznych;
• warunki korzystania z poczty elektronicznej;
• reguły pracy na sprzęcie prywatnym.