Dane do umowy zlecenia — zakres i wymagania

Umowa zlecenia — czym jest

Umowa zlecenie to umowa cywilnoprawna, która w prawie Polskim została uregulowana w kodeksie cywilnym (art 734-751). Zgodnie z definicją jest to taki rodzaj umowy, w którym przyjmujący zlecenie (zleceniobiorca) zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie (zleceniodawcy).

Umowa zlecenia często nazywana jest także umową starannego działania. Oznacza to, że przyjmujący zlecenie nie odpowiada za to, czy pożądany skutek zostanie osiągnięty, ale za to, w jaki sposób wykonuje powierzone mu zadanie, w szczególności czy wykazuje należytą starannością w czasie realizacji zlecenia, aby ten cel osiągnąć. Upraszczając, w umowie zlecenia ważny jest sam fakt wykonywania pracy na rzecz zleceniodawcy, a nie koniecznie rezultat, który nie zawsze może zostać osiągnięty (np. z przyczyn niezależnych od zleceniobiorcy).

Umowa zlecenie w zależności od woli obu stron może być zarówno umową odpłatną, jak i nieodpłatną. Jeżeli jednak z umowy ani innych ustaleń nie wynika, że zleceniobiorca ma wykonać zlecenie za darmo, to zgodnie z kodeksem cywilnym należy mu się wynagrodzenie w wysokości "odpowiadające wykonanej pracy".

Cechą charakterystyczną w przypadku umowy zlecenie (wskazaną w art. 738 kodeksu cywilnego) jest również to, że jeżeli postanowienia tej umowy na to pozwalają i jasno wskazują, to zleceniobiorca może skorzystać przy jej realizacji z pracy osoby trzeciej. Wtedy co istotne, odpowiedzialność za nienależyte wykonanie zlecenia czy powstałe szkody rozkłada się solidarnie na zleceniobiorcę i tę osobę trzecią.

Umowa zlecenia — elementy

Przepisy kodeksu cywilnego ani żadne inne regulacje nie wskazują wprost jakie obowiązkowe elementy powinny znaleźć się w umowie zlecenia.

Dla bezpieczeństwa obu stron zaleca się jednak uwzględnienie następujących elementów w umowie zleceniu:

1) przedmiot umowy zlecenie (rodzaj zawartej umowy wynikający z tytułu umowy zlecenia oraz treści),

2) oznaczenie stron umowy (dane zleceniodawcy i zleceniobiorcy),

3) datę rozpoczęcia i zakończenia wykonywania zlecenia,

4) oświadczenie zleceniobiorcy, o tym czy posiada inne tytuły do objęcia ubezpieczeniami społecznymi,

5) oświadczenie zleceniobiorcy czy z racji wykonywania umowy deklaruje chęć przystąpienia do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego,

6) miejsce wykonywania umowy zlecenia,

7) zasady ustalania wynagrodzenia i wysokość tego wynagrodzenia,

8) zasady wypowiedzenia umowy,

9) rozliczanie kosztów, np czy wypłacana jest zaliczka,

10) podpisy obu stron.

Umowa zlecenie może zostać zawarta ustnie, ponieważ kodeks cywilny nie przewiduje sankcji nieważności w przypadku niezachowania formy pisemnej. Jednak, dla celów dowodowych zawsze najlepiej zawrzeć ją na piśmie.

Dane do umowy zlecenia

Sporządzając i zawierając umowę zlecenie, należy zadbać o odpowiednie oznaczenie stron umowy. To jakie dane do umowy zlecenia zostaną wpisane, będzie zależeć nie tylko od celu, w jakim jest zawierana umowa zlecenie, ale również od tego, kto jest stroną umowy — osoba prawna czy osoba fizyczna.

W przypadku osób fizycznych najlepiej uwzględnić następujące dane:

• imię i nazwisko,
• PESEL,
• numer dowodu osobistego,
• adres zamieszkania.

W przypadku osób prawnych będą to:

• nazwa,
• NIP,
• REGON,
• adres siedziby,
• imię i nazwisko reprezentanta (osoby upoważnionej do reprezentacji).

Przetwarzanie danych osobowych na umowie zlecenia

Jeżeli stroną umowy zlecenie jest osoba fizyczna, to przetwarzanie jego danych regulowane jest przez Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Radu (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych, w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

Jak było już wspominane na gruncie prawa krajowego zakres danych osobowych, jakich zleceniodawca może żądać od zleceniobiorcy, nie został uregulowany. Dlatego podczas gromadzenia danych każdorazowo należy rozpatrzeć jaki zakres danych rzeczywiście będzie niezbędny do realizacji konkretnej umowy zlecenia oraz obowiązków zleceniodawcy ( m.in. obowiązek zgłoszenia do ZUS czy obowiązek w zakresie podatku dochodowego).

Przetwarzając dane osobowe w ramach na podstawie umowy zlecenia, należy kierować się następującymi zasadami:

• zasad przejrzystości, rzetelności i legalności (zgodność z prawem),
• zasada celowości,
• zasada minimalizacji danych osobowych,
• zasada prawidłowości,
• zasada ograniczenia przechowywania danych osobowych,
• zasada integralności i poufności danych osobowych
• zasada rozliczalności.

Oprócz powyższych zasad zleceniodawca powinien pamiętać o spełnieniu obowiązku informacyjnego wobec przyjmującego zlecenie, to znaczy poinformowania go o takich kwestiach jak dane administratora, cele i podstawy prawne przetwarzania, okresie przetwarzania danych, odbiorcach danych czy prawach zleceniobiorcy w zakresie ochrony jego danych osobowych). Obowiązek informacyjny należy spełnić najpóźniej z chwilą pozyskania danych, czy przed formalnym zawarciem umowy zlecenie.

Należy także ustalić zasady przechowywania danych po wygaśnięciu czy rozwiązaniu umowy zlecenia. Najczęściej przyjmuje się, że dane osobowe powinno przechowywać się przez maksymalnie 6 lat na wypadek dochodzenia lub obrony roszczeń.

Umowa zlecenia — minimalna stawka godzinowa

Kojarzący się do niedawna z umową o pracę — minimalny poziom wynagrodzenia od 2017 roku dotyczy także umów zlecenia. Wysokość minimalnej stawki godzinowej w przypadku umowy zlecenia powiązana jest z wysokością minimalnego wynagrodzenia za pracę. Od stycznia 2024 roku stawka ta będzie wynosić 27,70 zł brutto, a do lipca 2024 roku wzrośnie do 28,10 zł brutto, czyli kolejno o 4,20 zł i 4,60 zł brutto więcej niż wynosi obecnie.

Oznacza to, że po opłaceniu składek m.in. na ubezpieczenie emerytalne, rentowne oraz dobrowolne ubezpieczenie chorobowe minimalna stawka godzinowa w wysokości 27,70 zł brutto da zleceniobiorcy wynagrodzenie w wysokości 20,37 zł na rękę, natomiast 28,10 zł brutto, to około 20,70 zł na rękę. 

Co ważne, wynagrodzenie brutto otrzymają studenci oraz uczniowie do 26. roku życia, w przypadku których obowiązuje tzw. zerowy PIT (nie wymaga odprowadzania składek). Minimalnej stawki godzinowej nie stosuje się w przypadku umów, gdzie o miejscu i czasie jej wykonywania decyduje sam zleceniobiorca oraz umów, gdzie zleceniobiorca ma prawo do wynagrodzenia w formie prowizji.

Umowa zlecenia — składki

Zawarcie umowy zlecenia należy bezwzględnie zgłosić do ZUS celem naliczania i odprowadzania składek społecznych. W ramach umowy zlecenia obowiązek odprowadzania składek za przyjmującego zlecenie ciąży na zleceniodawcy.

W przypadku umowy zlecenia obowiązkowo opłacana jest składka emerytalna i rentowa. Dobrowolne jest natomiast ubezpieczenie chorobowe. Zwolnienie od opłacania składek jest możliwe w sytuacji, kiedy zleceniobiorca jest uczniem lub studentem i nie ukończył 26. roku życia, lub kiedy zleceniobiorca posiada inne tytułu ubezpieczenia, których kwota jest co najmniej równa minimalnej krajowej.

W przypadku, gdy zleceniodawca podpisze zlecenie z własnym pracownikiem, to wówczas jest on traktowany jest jak pracownik i powinien być zgłoszony do wszystkich obowiązkowych ubezpieczeń społecznych oraz do ubezpieczenia zdrowotnego.

Umowa zlecenie — zasady wypowiedzenia umowy

Umowę zlecenia można wypowiedzieć praktycznie w każdym momencie. Co dla jednych stanowi jej ogromną zaletę, ale innych dużą wadą. Kodeks cywilny nie wprowadza także terminów wypowiedzenia, co oznacza, że może być zerwana ze skutkiem natychmiastowym.

Wypowiedzenie umowy zlecenia powinno być przygotowane (podobnie jak umowa) w formie pisemnej i zawierać co najmniej datę i miejsce złożenia wypowiedzenia, dane identyfikujące strony umowy (w tym imię i nazwisko, numer dowodu osobistego, adres zamieszkania), numer i inne oznaczenie umowy zlecenia, powód wypowiedzenia oraz podpisy oby stron.

Warto także pamiętać, że rozwiązanie umowy zlecenia nie jest jednoznaczne z uniknięciem przez podmiot zlecający zapłaty. Musi on uregulować wszelkie wydatki, które powstały do tej pory w wyniku wykonywania przedmiotu umowy zlecenia, jak również konieczna jest wypłata wynagrodzenia odpowiadającego wkładowi pracy w realizację zlecenia.

Umowa zlecenie a umowa o pracę

Umowa zlecenie jest jedną z form zatrudnienia, jednak zgoła odmienną od umowy o pracę. Umowa zlecenia należy do katalogu umów cywilnoprawnych i jak sama nazwa wskazuje, jest regulowana przez kodeks cywilny, a umowa o pracę przez kodeks pracy.

Podstawowe różnice to także:

• możliwość wykonywania zlecenia przez osoby trzecie (niemożliwe w normalnym stosunku pracy),
• brak uregulowanego okresu wypowiedzenia w przypadku umowy zlecenia,
• organizacja czasu pracy — umowa zlecenie dają znacznie większa elastyczność,
• brak przywilejów pracowniczych typu urlop macierzyński, urlop wypoczynkowy czy płatne nadgodziny (wszystko to może być jednak uregulowane w umowie zlecenia),
• wypłata wynagrodzenia nie musi być co miesiąc, a po zakończonym zleceniu.

Pamiętaj — umowa zlecenie zgodnie z aktualnymi regulacjami nie może służyć jako substytut dla umowy o pracę. Jeżeli jej zapisy będą rodzić podejrzenie, że wyczerpują znamiona stosunku pracy, to wówczas możesz narazić się m.in. na wszczęcie postępowania w sprawie o wykroczenie i ustalenie stosunku pracy oraz w konsekwencji na konieczność zapłaty kary finansowej nawet w wysokości 30 tys. zł.

Co więcej, umowa zlecenie nie chroni interesów pracownika i pracuje on w gruncie rzeczy na swój własny rachunek. Nie liczy się także do stażu pracy i nie daje gwarancji ciągłości zatrudnienia. Możliwe jest jednak zawarcie więcej niż jednej umów zleceń. Dla zleceniodawcy (przedsiębiorcy) jest ona korzystna, ponieważ nie ma on dalszych zobowiązań wobec zleceniobiorcy i może z nim rozwiązać umowę z dnia na dzień.

Podsumowując

Umowa zlecenia to jedna z częściej stosowanych umów, ponieważ przepisy prawa cywilnego gwarantują jej dużą swobodę, polegającą na tym, że strony umowy mogą „umawiać się, na co chcą i jak chcą”, byle nie sprzeciwiało się to charakterowi i naturze stosunku zobowiązaniowego. Daje ona więcej elastyczności zarówno dla zleceniodawcy, jak i zleceniobiorcy, np w obrębie czasu i miejsca pracy. Jest przydatna dla czynności cyklicznych lub jednorazowych, dzięki czemu pozwala niejednokrotnie obniżyć koszty działalności.

Dodatkowo po wprowadzeniu zmian w przepisach prawa w zakresie konieczności odprowadzania składek społecznych przez zleceniodawcę nie jest już umową "śmieciową" jak była jeszcze do niedawno nazywana.