LexDigital

Czy umowa bez numeru dowodu jest ważna?

Numer dowodu osobistego wpisywany do umowy zdaje się powszechną praktyką. W artykule przyjrzymy się temu zagadnieniu bliżej i postaramy się odpowiedzieć na pytanie, czy umowa bez numeru dowodu osobistego jest ważna. Z artykułu dowiesz się także czy na ostateczny zakres danych osobowych stron w umowie mają lub mogą mieć wpływ przepisy o ochronie danych osobowych.

Czy umowa bez numeru dowodu jest ważna?

Jakie elementy powinna zwierać umowa?

Pojęcie umowy jest powszechnie definiowane jako porozumienie stron, wyrażone w formie oświadczeń woli wyznaczających wzajemne prawa lub obowiązki. Zagadnienie umów zostało m.in. uregulowane w księdze trzeciej kodeksu cywilnego dotyczącej prawa zobowiązań.

Zgodnie z art. 3531 k.c. „strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się:

  • właściwości (naturze) stosunku, 

  • ustawie, 

  • zasadom współżycia społecznego”.

    umowa, paper, dokument

Skuteczność umowy, niezależnie od jej charakteru czy rodzaju, zależy od spełnienia odpowiednich warunków formalnych oraz zawarcia elementów pozwalających na jej praktyczną realizację. Jest to: wskazanie stron umowy, przedmiotu umowy, określenie praw i obowiązków stron.

Dane osobowe stron — numer dowodu osobistego, numer PESEL jako identyfikatory numeryczne, służące do weryfikacji tożsamości.

passport, paszport, dokument

Komplikacją dla skutecznego egzekwowania warunków umowy może okazać się sytuacja, w której z samej treści umowy nie wynika jednoznacznie, między kim tak naprawdę została zawarta. Brak jednoznacznej informacji w tym zakresie powoduje, że np. na etapie dochodzenia roszczeń nie wiadomo przeciwko komu wystąpić z powództwem. Można odnotować przypadki, w których umowy nie zawierają podstawowych informacji takich jak adres, imię i nazwisko strony.

Na drugiej szali można położyć te umowy, które obok podstawowych danych osobowych stron zawierają także takie informacje jak numer PESEL, seria i numer dowodu osobistego, numer NIP osób fizycznych, imiona rodziców itp.

Jakie zatem informacje będą obligatoryjne by skutecznie oznaczyć strony umowy podczas jej zawierania?  

id, dokument tożsamości, dowód osobisty

Z praktycznego punktu widzenia istotne jest, by dało się stronę umowy zidentyfikować bez żadnych wątpliwości. Ta identyfikacja jest co do zasady możliwa m.in. poprzez wskazanie numeru PESEL osoby, z którą podpisuje się dokument.  Zgodnie z art. 15 ust.2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności, „Numer PESEL jest to jedenastocyfrowy symbol numeryczny, jednoznacznie identyfikujący osobę fizyczną, zawierający datę urodzenia, numer porządkowy, oznaczenie płci oraz liczbę kontrolną”.

Czy w przypadku serii i numeru dowodu osobistego sytuacja będzie podobna?

Nie jest to już takie oczywiste. W świetle obowiązujących przepisów dowód osobisty jest dokumentem stwierdzającym tożsamość i obywatelstwo polskie osoby. Każdy pełnoletni obywatel RP zamieszkujący na jej terytorium obowiązany jest posiadać dowód osobisty. Dowód osobisty umożliwia posiadaczowi uwierzytelnianie w usługach online za pomocą profilu osobistego, składanie podpisu osobistego, potwierdzanie obecności w określonym czasie i miejscu. Sama seria i numer dowodu osobistego, na którą składa się ciąg liter i cyfr to przede wszystkim informacje pozwalające stwierdzić czy dokument jest prawdziwy.  Ponadto, w przeciwieństwie do numeru PESEL, numer dowodu osobistego ulega cyklicznej zmianie po upływie jego terminu ważności i wydaniu nowego dowodu osobistego.

umowa, podpis, dokument

W art. 12 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 06 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych, zakwalifikowano serię i numer dowodu osobistego jako dane dotyczące dowodu osobistego, a nie osoby. Mimo różnic definicyjnych między numerem (serią) dowodu osobistego, a numerem PESEL, zarówno jedna, jak i druga kategoria pozwalają na identyfikację osoby fizycznej, szczególnie przez wyspecjalizowane urzędy, organy czy służby.

Regulacje podane w przepisach — jakie elementy są niezbędne

Podanie w umowie takich danych jak imię, nazwisko i adres zamieszkania ma co najmniej podwójne zastosowanie. Z jednej strony posiada walor identyfikacji tożsamości danej osoby, ale z drugiej strony daje możliwość wymiany korespondencji związanej z realizacją umowy oraz wskazuje na właściwość sądu, co np. będzie miało znaczenie w przypadku zaistnienia sporu między stronami.

regulacje, przepisy, RODO

Art. 126 kpc reguluje kwestie elementów pisma procesowego. W § 1 wskazuje się m.in. na takie niezbędne elementy pisma jak imię i nazwisko lub nazwy stron, ich przedstawicieli ustawowych i pełnomocników. Natomiast w § 2 wskazano na takie informacje jak oznaczenie miejsca zamieszkania lub siedziby i adresy stron. Wskazanie osób fizycznych, jako stron umowy będzie konieczne także w przydatku jednoosobowych działalności gospodarczych oraz spółek cywilnych.

W przypadku oznaczania jednoosobowej działalności gospodarczej stroną umowy będzie osoba, która tę działalność prowadzi. W przypadku spółek cywilnych zdolność kontraktową mają wspólnicy spółki cywilnej, posiadający odrębne wpisy do ewidencji działalności gospodarczej.

id, identity, tożsamość

Zgodnie z art. 20 ust. 2 i 3 ustawy Prawo przedsiębiorców, przedsiębiorca w zakresie wykonywanej działalności gospodarczej winien posługiwać się numerem NIP, a także w określonych przypadkach wskazywać firmę, siedzibę albo adres.

Jakie dane należy przygotować w celu złożenia pozwu?

Przeglądając serwisy internetowe sądów, można znaleźć opublikowane wykazy kategorii informacji wymaganych do złożenia pozwu. W tym zakresie wymagane jest przede wszystkim dokładne oznaczenie osób biorących udział w sprawie z uwzględnieniem takich danych jak: imiona, nazwiska, numery PESEL, ew. nazwy instytucji, dokładne adresy oraz ewentualnie dane ich przedstawicieli ustawowych, bądź pełnomocników. W publikowanych katalogach wymaganych danych nie wskazuje się co do zasady numeru dowodu osobistego. Mając powyższe na uwadze można uznać, iż wskazanie tych danych w umowie będzie wystarczające by następnie na ich podstawie skutecznie wystąpić do sądu z ewentualnym powództwem przeciwko stronie umowy.

contract, dokument, document

Przetwarzanie danych osobowych w umowie, a zasada celowości

Jak wcześniej wskazano, zarówno seria i numer dowodu osobistego, jak i numer PESEL w kontekście zawierania i realizacji umów będą danymi osobowymi. Potwierdzenie w tym zakresie można znaleźć w definicji danych osobowych, którą przynosi RODO w art. 4 pkt 1. W artykule tym legislator wprost wskazuje, że osobę fizyczną można jednoznacznie zidentyfikować na podstawie numeru identyfikacyjnego. Seria i numer dowodu osobistego oraz numer PESEL to dane, które pełnią rolę identyfikatorów numerycznych kojarzonych z określoną osobą fizyczną. Podstawowy cel przetwarzania tych identyfikatorów w większości przypadków to możliwość zweryfikowania tożsamości osoby fizycznej.  

GDPR, RODO, ochrona danych osobowych

Zasada minimalizacji danych

Przetwarzanie numeru dowodu osobistego, jak i numeru PESEL musi opierać się jednak o legalną przesłankę i być zgodne m.in. z zasadą minimalizacji danych, o której mowa w art. 5 ust 1 pkt c RODO. Administrator musi zatem dokonać analizy zasadności przetwarzania konkretnej kategorii danych osobowych z punktu widzenia realizacji celów ich przetwarzania w powiązaniu z adekwatnością skorzystania z konkretnego wolumenu danych osobowych.

Administrator nie powinien przetwarzać niepotrzebnych mu do realizacji konkretnego celu danych osobowych. Jednoczesne przetwarzanie w umowie identyfikatorów numerycznych takich jak numer PESEL oraz seria i numer dowodu osobistego, w celu identyfikacji osoby fizycznej będącej stroną tej umowy może być w tym kontekście nadmiarowe z punktu widzenia wymogów zasady minimalizacji danych. Dodatkowo potencjalna utrata tych danych osobowych generuje wysokie ryzyko naruszenia praw i wolności stron umowy.

dane osobowe, personal data, dane wrażliwe

W opublikowanym w dniu 16.08.2022 r. stanowisku, UODO wskazał, iż zdarza się, że instytucje finansowe, w tym m.in. banki, zawierając umowy z klientami na świadczenie różnego rodzaju usług (założenie i prowadzenie konta bankowego, obsługa bankowości elektronicznej, udzielenie pożyczki, realizacja zlecenia przelewu)  wykonują kopię dokumentu tożsamości. Opierają te działania na potrzebie stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, o których mowa w ustawie z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

UODO zaznacza jednak, że instytucje finansowe nie mogą przywoływać wskazanego przepisu w każdej sytuacji i przed zastosowaniem środków bezpieczeństwa finansowego muszą przeprowadzić ocenę ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu, a także ocenić, czy przetwarzanie na te potrzeby danych osobowych osoby fizycznej zawartych w kopii dowodu osobistego jest niezbędne.

id, driving license, personal identity

Numer dowodu osobistego, a ważność umowy

Reasumując: nieumieszczenie numeru dowodu osobistego strony w umowie, co do zasady, nie będzie powodem dyskwalifikacji takiej umowy, a w niektórych okolicznościach umieszczanie takich danych w umowie, np obok numeru PESEL, może być uznawane za działanie nadmiarowe.

Zasadność przetwarzania serii i numeru dowodu osobistego w umowie zależeć będzie w wielu przypadkach: od celu, w jakim administrator będzie przetwarzał takie dane; w tym czy te dane będą niezbędne do zawarcia i późniejszej realizacji umowy.

W procesie realizacji umowy z tego punktu widzenia istotne jest, przede wszystkim by na podstawie zawartych w niej informacji zapewnić możliwość skutecznego dochodzenia roszczeń w tym zapewnić możliwość jednoznacznej identyfikacji stron umowy, gdyż brak takiej możliwości będzie podstawą do uznania umowy za nieważną.

Polecane

Anonimizacja danych osobowych i anonimizacja dokumentów

Anonimizacja danych osobowych i anonimizacja dokumentów

Poza oczywistymi korzyściami wynikającymi z anonimizacji danych polegającymi na uzyskiwaniu zgodności z przepisami prawa, istnieje jeszcze wiele innych. Anonimizacja umożliwia organizacjom przetwarzanie informacji wrażliwych w sposób bezpieczny, minimalizując ryzyko naruszenia prywatności użytkowników czy ujawnienia tajemnicy przedsiębiorstwa. Umożliwia korzystanie z informacji w celach badawczych i statystycznych bez naruszania prywatności jednostek.

Test weryfikujący wiedzę o RODO jako element systemu ochrony danych osobowych

Test weryfikujący wiedzę o RODO jako element systemu ochrony danych osobowych

Jednym z podstawowych obowiązków Inspektora ochrony danych, wynikającym z art. 39 RODO jest podejmowanie działań, zwiększających świadomość w zakresie ochrony danych osobowych i szkolenie personelu, uczestniczącego w operacjach przetwarzania (każda osoba zatrudniona u administratora, bez względu na podstawę prawną tego zatrudnienia, która przetwarza dane osobowe).

Profilowanie - jak je legalnie i odpowiedzialnie stosować?

Profilowanie - jak je legalnie i odpowiedzialnie stosować?

Profilowanie to potężne narzędzie, które może pomóc firmom lepiej zrozumieć swoich klientów i dostosować swoje usługi do ich potrzeb. Jednak w dobie coraz większej troski o prywatność danych, legalne i odpowiedzialne profilowanie staje się niezwykle istotne. W naszym artykule przeanalizujemy, czym dokładnie jest profilowanie, jakie są jego korzyści, a przede wszystkim jak można je stosować w zgodzie z przepisami prawa i z poszanowaniem prywatności użytkowników.

Popularne

Chcesz skorzystać z naszej oferty?Nie czekaj!

Wspieramy przedsiębiorców

Skontaktuj się osobiście z doradcą LexDigital - odpowiemy na nurtujące Cię pytania, zaplanujemy spotkanie, przygotujemy spersonalizowaną ofertę dopasowaną do potrzeb Twojej organizacji.

Zapraszamy do kontaktu

Informujemy, że Państwa zgoda może zostać cofnięta w dowolnym momencie przez wysłanie wiadomości e-mail na adres naszego Inspektora Ochrony Danych iod@lexdigital.pl spod adresu, którego zgoda dotyczy.

Administratorem Państwa danych osobowych jest LexDigital Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (60-363), przy ul. Grodziska 8. Wszystkie pytania i wątpliwości prosimy kierować do naszego Inspektora Ochrony Danych na adres iod@lexdigital.pl

Państwa dane przetwarzane są w celu odpowiedzi na wiadomość wysłaną za pomocą formularza kontaktowego, podjęcia na Państwa wniosek określonych działań przed zawarciem umowy lub wysłania Państwu treści marketingowych. Przysługuje Państwu prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu i cofnięcia w każdym momencie udzielonej zgody bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Masz również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych znajdziecie Państwo w naszej Polityce prywatności.

komputronik biofarm lpp apart wykop volkswagen tpay netguru novol pearson impel phyto-pharm veolia cuf-podatki talex gethero tesgas uep fibaro akademia-kozminskiego bilety24 bims cichy-zasada currency >
<img src= kir ministerstwo cyfryzacji pierre-fabre polomarket porr przelewy24 swiss-krono vox wielkopolska-izba-lekarska wsb wtk