Czy umowa bez numeru dowodu jest ważna?

Jakie elementy powinna zwierać umowa?

Pojęcie umowy jest powszechnie definiowane jako porozumienie stron, wyrażone w formie oświadczeń woli wyznaczających wzajemne prawa lub obowiązki. Zagadnienie umów zostało m.in. uregulowane w księdze trzeciej kodeksu cywilnego dotyczącej prawa zobowiązań.

Zgodnie z art. 3531 k.c. „strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się:

• właściwości (naturze) stosunku, 

• ustawie, 

• zasadom współżycia społecznego”.

  

Skuteczność umowy, niezależnie od jej charakteru czy rodzaju, zależy od spełnienia odpowiednich warunków formalnych oraz zawarcia elementów pozwalających na jej praktyczną realizację. Jest to: wskazanie stron umowy, przedmiotu umowy, określenie praw i obowiązków stron.

Dane osobowe stron — numer dowodu osobistego, numer PESEL jako identyfikatory numeryczne, służące do weryfikacji tożsamości.

Komplikacją dla skutecznego egzekwowania warunków umowy może okazać się sytuacja, w której z samej treści umowy nie wynika jednoznacznie, między kim tak naprawdę została zawarta. Brak jednoznacznej informacji w tym zakresie powoduje, że np. na etapie dochodzenia roszczeń nie wiadomo przeciwko komu wystąpić z powództwem. Można odnotować przypadki, w których umowy nie zawierają podstawowych informacji takich jak adres, imię i nazwisko strony.

Na drugiej szali można położyć te umowy, które obok podstawowych danych osobowych stron zawierają także takie informacje jak numer PESEL, seria i numer dowodu osobistego, numer NIP osób fizycznych, imiona rodziców itp.

Jakie zatem informacje będą obligatoryjne by skutecznie oznaczyć strony umowy podczas jej zawierania?  

Z praktycznego punktu widzenia istotne jest, by dało się stronę umowy zidentyfikować bez żadnych wątpliwości. Ta identyfikacja jest co do zasady możliwa m.in. poprzez wskazanie numeru PESEL osoby, z którą podpisuje się dokument.  Zgodnie z art. 15 ust.2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności, „Numer PESEL jest to jedenastocyfrowy symbol numeryczny, jednoznacznie identyfikujący osobę fizyczną, zawierający datę urodzenia, numer porządkowy, oznaczenie płci oraz liczbę kontrolną”.

Kradzież danych osobowych w internecie. Dowiedz się więcej

Czy w przypadku serii i numeru dowodu osobistego sytuacja będzie podobna?

Nie jest to już takie oczywiste. W świetle obowiązujących przepisów dowód osobisty jest dokumentem stwierdzającym tożsamość i obywatelstwo polskie osoby. Każdy pełnoletni obywatel RP zamieszkujący na jej terytorium obowiązany jest posiadać dowód osobisty. Dowód osobisty umożliwia posiadaczowi uwierzytelnianie w usługach online za pomocą profilu osobistego, składanie podpisu osobistego, potwierdzanie obecności w określonym czasie i miejscu. Sama seria i numer dowodu osobistego, na którą składa się ciąg liter i cyfr to przede wszystkim informacje pozwalające stwierdzić czy dokument jest prawdziwy.  Ponadto, w przeciwieństwie do numeru PESEL, numer dowodu osobistego ulega cyklicznej zmianie po upływie jego terminu ważności i wydaniu nowego dowodu osobistego.

W art. 12 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 06 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych, zakwalifikowano serię i numer dowodu osobistego jako dane dotyczące dowodu osobistego, a nie osoby. Mimo różnic definicyjnych między numerem (serią) dowodu osobistego, a numerem PESEL, zarówno jedna, jak i druga kategoria pozwalają na identyfikację osoby fizycznej, szczególnie przez wyspecjalizowane urzędy, organy czy służby.

Cyberstalking i stalking — kiedy jest naruszana nasza prywatność?

Regulacje podane w przepisach — jakie elementy są niezbędne

Podanie w umowie takich danych jak imię, nazwisko i adres zamieszkania ma co najmniej podwójne zastosowanie. Z jednej strony posiada walor identyfikacji tożsamości danej osoby, ale z drugiej strony daje możliwość wymiany korespondencji związanej z realizacją umowy oraz wskazuje na właściwość sądu, co np. będzie miało znaczenie w przypadku zaistnienia sporu między stronami.

Art. 126 kpc reguluje kwestie elementów pisma procesowego. W § 1 wskazuje się m.in. na takie niezbędne elementy pisma jak imię i nazwisko lub nazwy stron, ich przedstawicieli ustawowych i pełnomocników. Natomiast w § 2 wskazano na takie informacje jak oznaczenie miejsca zamieszkania lub siedziby i adresy stron. Wskazanie osób fizycznych, jako stron umowy będzie konieczne także w przydatku jednoosobowych działalności gospodarczych oraz spółek cywilnych.

W przypadku oznaczania jednoosobowej działalności gospodarczej stroną umowy będzie osoba, która tę działalność prowadzi. W przypadku spółek cywilnych zdolność kontraktową mają wspólnicy spółki cywilnej, posiadający odrębne wpisy do ewidencji działalności gospodarczej.

Zgodnie z art. 20 ust. 2 i 3 ustawy Prawo przedsiębiorców, przedsiębiorca w zakresie wykonywanej działalności gospodarczej winien posługiwać się numerem NIP, a także w określonych przypadkach wskazywać firmę, siedzibę albo adres.

Skan dowodu osobistego - czy to w ogóle legalne?

Jakie dane należy przygotować w celu złożenia pozwu?

Przeglądając serwisy internetowe sądów, można znaleźć opublikowane wykazy kategorii informacji wymaganych do złożenia pozwu. W tym zakresie wymagane jest przede wszystkim dokładne oznaczenie osób biorących udział w sprawie z uwzględnieniem takich danych jak: imiona, nazwiska, numery PESEL, ew. nazwy instytucji, dokładne adresy oraz ewentualnie dane ich przedstawicieli ustawowych, bądź pełnomocników. W publikowanych katalogach wymaganych danych nie wskazuje się co do zasady numeru dowodu osobistego. Mając powyższe na uwadze można uznać, iż wskazanie tych danych w umowie będzie wystarczające by następnie na ich podstawie skutecznie wystąpić do sądu z ewentualnym powództwem przeciwko stronie umowy.

Przetwarzanie danych osobowych w umowie, a zasada celowości

Jak wcześniej wskazano, zarówno seria i numer dowodu osobistego, jak i numer PESEL w kontekście zawierania i realizacji umów będą danymi osobowymi. Potwierdzenie w tym zakresie można znaleźć w definicji danych osobowych, którą przynosi RODO w art. 4 pkt 1. W artykule tym legislator wprost wskazuje, że osobę fizyczną można jednoznacznie zidentyfikować na podstawie numeru identyfikacyjnego. Seria i numer dowodu osobistego oraz numer PESEL to dane, które pełnią rolę identyfikatorów numerycznych kojarzonych z określoną osobą fizyczną. Podstawowy cel przetwarzania tych identyfikatorów w większości przypadków to możliwość zweryfikowania tożsamości osoby fizycznej.  

Zasada minimalizacji danych

Przetwarzanie numeru dowodu osobistego, jak i numeru PESEL musi opierać się jednak o legalną przesłankę i być zgodne m.in. z zasadą minimalizacji danych, o której mowa w art. 5 ust 1 pkt c RODO. Administrator musi zatem dokonać analizy zasadności przetwarzania konkretnej kategorii danych osobowych z punktu widzenia realizacji celów ich przetwarzania w powiązaniu z adekwatnością skorzystania z konkretnego wolumenu danych osobowych.

Administrator nie powinien przetwarzać niepotrzebnych mu do realizacji konkretnego celu danych osobowych. Jednoczesne przetwarzanie w umowie identyfikatorów numerycznych takich jak numer PESEL oraz seria i numer dowodu osobistego, w celu identyfikacji osoby fizycznej będącej stroną tej umowy może być w tym kontekście nadmiarowe z punktu widzenia wymogów zasady minimalizacji danych. Dodatkowo potencjalna utrata tych danych osobowych generuje wysokie ryzyko naruszenia praw i wolności stron umowy.

W opublikowanym w dniu 16.08.2022 r. stanowisku, UODO wskazał, iż zdarza się, że instytucje finansowe, w tym m.in. banki, zawierając umowy z klientami na świadczenie różnego rodzaju usług (założenie i prowadzenie konta bankowego, obsługa bankowości elektronicznej, udzielenie pożyczki, realizacja zlecenia przelewu)  wykonują kopię dokumentu tożsamości. Opierają te działania na potrzebie stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, o których mowa w ustawie z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

UODO zaznacza jednak, że instytucje finansowe nie mogą przywoływać wskazanego przepisu w każdej sytuacji i przed zastosowaniem środków bezpieczeństwa finansowego muszą przeprowadzić ocenę ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu, a także ocenić, czy przetwarzanie na te potrzeby danych osobowych osoby fizycznej zawartych w kopii dowodu osobistego jest niezbędne.

Numer dowodu osobistego, a ważność umowy

Reasumując: nieumieszczenie numeru dowodu osobistego strony w umowie, co do zasady, nie będzie powodem dyskwalifikacji takiej umowy, a w niektórych okolicznościach umieszczanie takich danych w umowie, np obok numeru PESEL, może być uznawane za działanie nadmiarowe.

Zasadność przetwarzania serii i numeru dowodu osobistego w umowie zależeć będzie w wielu przypadkach: od celu, w jakim administrator będzie przetwarzał takie dane; w tym czy te dane będą niezbędne do zawarcia i późniejszej realizacji umowy.

W procesie realizacji umowy z tego punktu widzenia istotne jest, przede wszystkim by na podstawie zawartych w niej informacji zapewnić możliwość skutecznego dochodzenia roszczeń w tym zapewnić możliwość jednoznacznej identyfikacji stron umowy, gdyż brak takiej możliwości będzie podstawą do uznania umowy za nieważną.

Sprawdź także:

Czy imię i nazwisko to dane osobowe?

Czy numer telefonu to dane osobowe? Ważne stanowiska UODO i sądu