Praca freelancera w zgodzie z RODO – praktyczny poradnik

Wolność wyboru, elastyczne godziny pracy, własna ścieżka kariery – freelancing jawi się jako nowoczesna odpowiedź na korporacyjne schematy. Jednak wolność nie oznacza braku obowiązków. W epoce cyfrowej prywatność stała się walutą, a freelancer, który przetwarza dane osobowe, w zależności od tego w jakiej roli występuje, tj. roli administratora lub podmiotu przetwarzającego, powinien zadbać o zgodność swojej działalności z RODO. Co to oznacza w praktyce?

Freelancer jako administrator danych

Choć freelancerzy często pracują w pojedynkę, ich odpowiedzialność za dane osobowe klientów czy użytkowników stron internetowych nie różni się od tej, którą ponoszą duże korporacje. Administrator danych to podmiot, który decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych – a więc każda osoba zbierająca dane klientów, prowadząca newsletter, tworząca formularze kontaktowe, wystawiająca faktury. Tak, to właśnie Ty.

Obowiązek informacyjny: nie tylko formalność

Zgodnie z art. 13 RODO, jeśli dane osobowe są zbierane bezpośrednio od osoby, której dotyczą – np. za pomocą formularza na stronie czy w ramach umowy – musisz ją poinformować m.in. o:

celu przetwarzania danych,
podstawie prawnej,
czasie przechowywania danych,
prawach przysługujących osobie, której dane są zbierane.

Tę informację warto zintegrować z regulaminem świadczenia usług lub polityką prywatności, a w przypadku komunikacji e-mailowej – dodać w formie załącznika lub linku.

Ochrona danych osobowych w pracy freelancera

Bezpieczeństwo danych: cyfrowy rozsądek

Dbanie o bezpieczeństwo danych to nie tylko aktualizowanie systemu i instalacja antywirusa. To także:

stosowanie certyfikatu SSL na stronie,
tworzenie kopii zapasowych,
korzystanie z silnych haseł,
zabezpieczenie komputera w miejscu pracy – nawet jeśli jest to własna kuchnia,
korzystanie z VPN przy łączeniu się z publicznymi sieciami Wi-Fi.

Umowy powierzenia danych – kiedy są potrzebne?

Jeśli zleceniodawca udostępnia Ci dane swoich klientów, musisz zawrzeć z nim umowę powierzenia przetwarzania danych. To samo dotyczy sytuacji, gdy sam korzystasz z usług podwykonawców – np. wirtualnej asystentki czy firmy mailingowej – mających dostęp do danych Twoich klientów.

Taka umowa powinna zawierać m.in.:

cel i zakres przetwarzania,
czas trwania umowy,
zobowiązania stron w zakresie poufności i bezpieczeństwa danych.

Procedury i dokumentacja: warto mieć plan

Praca zdalna, choć wygodna, wymaga wdrożenia jasnych procedur:

jak długo przechowujesz dokumenty?
jak reagujesz na incydenty naruszenia ochrony danych?
w jaki sposób komunikujesz się z klientami i przechowujesz dane kontaktowe?

Pamiętaj: brak dokumentacji to nie tylko problem w razie kontroli – to także brak wewnętrznego porządku, który w razie awarii czy utraty danych może mieć realne konsekwencje finansowe.

Dane freelancera też są danymi osobowymi - odpowiednia platforma pomoże je ochronić

Z perspektywy platformy (takiej jak np. Freelancehunt), również Twoje dane – imię, nazwisko, numer PESEL, NIP czy dane bankowe – podlegają ochronie. W zależności od celu mogą być przetwarzane na podstawie zgody lub na podstawie zawartej umowy. Masz prawo m.in. do ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, a także wniesienia skargi do Prezesa UODO.

Podsumowanie

RODO nie jest potworem z korporacyjnej bajki. Dla freelancera to raczej mapa – wskazuje kierunek, jak bezpiecznie poruszać się po cyfrowym świecie. Wiedza o tym, co i jak przetwarzasz, to dziś element profesjonalizmu. A klient, który wie, że jego dane są u Ciebie bezpieczne – wróci.