Wizerunek pracownika – co wolno pracodawcy?

Wykorzystanie wizerunku pracownika

Zakres danych osobowych, jakie pracodawca może uzyskać od pracownika, określają przepisy kodeksu pracy. Zgodnie z aktualnie obowiązującą wersją, pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie/pracownika podania danych osobowych obejmujących:

• imię (imiona) i nazwisko;
• imiona rodziców;
• datę urodzenia;
• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);
• wykształcenie;
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia;
• innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
• numeru PESEL pracownika;
• od 1 stycznia 2019 r. także podania numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
• inne dane osobowe, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

W katalogu tym nie ma więc wizerunku pracownika. Trzeba jednak zauważyć, że w związku z wejściem w życie nowych regulacji dotyczących ochrony danych osobowych, wskazany przepis zostanie jednak zmieniony i zgodnie z nim pracodawca będzie mógł przetwarzać następujące dane osobowe pracownika:

• imię (imiona) i nazwisko;
• datę urodzenia;
• dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
• wykształcenie;
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia;
• adres zamieszkania;
• numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
• inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy
• inne dane osobowe, gdy jest to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa.

Projekt nowej ustawy przewiduje wyraźnie, że przetwarzanie przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione wyżej jest dopuszczalne wyłącznie za zgodą osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika i tylko wtedy, gdy jest to dla nich korzystne. Brak takiej zgody lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Publikowanie wizerunku bez zgody

Ze znowelizowanego kodeksu pracy wynika więc wprost, że żeby opublikować wizerunek pracownika, konieczna jest m.in. jego zgoda. Czy istnieją jednak sytuacje, kiedy takiej zgody nie trzeba uzyskiwać? Tego typu rozwiązanie jest dopuszczalne na gruncie ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Zgodnie z zawartymi tam przepisami, o ile strony (w tym wypadku pracodawca i pracownik) nie umówiły się wyraźnie inaczej, zgoda pracownika na rozpowszechnianie jego wizerunku nie jest wymagana, jeżeli pracownik ten otrzymał umówioną zapłatę za pozowanie. Wtedy wykorzystanie wizerunku pracownika jest legalne.

Kiedy jest potrzebna zgoda na wykorzystanie wizerunku? Sprawdź!

Umowa o wykorzystanie wizerunku

W takiej umowie należy wyraźnie określić:

• przedmiot umowy, którym jest wyrażenie przez pozującego zgody na wykorzystanie jego wizerunku, za zapłatą przez twórcę odpowiedniego wynagrodzenia;
• sposób wykorzystania wizerunku, pola eksploatacji, zakres czasowy i terytorialny;
• wynagrodzenie za pozowanie i czas jego zapłaty.

Zgoda na publikację zdjęć – wzór

Z kolei zgoda na publikację wizerunku pracownika powinna zawierać:

• datę i miejsce jej udzielenia,
• cel wykorzystania wizerunku,
• czas, na jaki zgoda została udzielona,
• podpis pracownika.

Przykładowo, może to być oświadczenie o następującej treści:

„Ja, (imię i nazwisko), wyrażam zgodę na wykorzystanie mojego wizerunku w formie zdjęcia przez (nazwa pracodawcy) w okresie obowiązywania zawartej przez nas umowy o pracę, w celu opublikowania go na stronie internetowej pracodawcy (podać link do strony).”

Wizerunek pracownika a dane biometryczne

RODO wykorzystuje pojęcie wizerunku przy definiowaniu danych biometrycznych. Dane te oznaczają dane osobowe, które wynikają ze specjalnego przetwarzania technicznego, dotyczą cech fizycznych, fizjologicznych lub behawioralnych osoby fizycznej oraz umożliwiają lub potwierdzają jednoznaczną identyfikację tej osoby, takie jak wizerunek twarzy lub dane daktyloskopijne. Zgodnie z ogólną zasadą RODO (od której istnieje szereg wyjątków) istnieje generalny zakaz przetwarzania danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej. W związku z tym, czy przetwarzanie każdego zdjęcia pracownika, np. w CV będzie oznaczało, że administrator przetwarza dane biometryczne? Otóż nie. Nieodłączną cechą umożliwiającą zakwalifikowanie danych do danych biometrycznych jest ich przetwarzanie szczególnymi metodami technicznymi, które umożliwiają jednoznaczną identyfikację osoby fizycznej lub potwierdzenie jej tożsamości. Dlatego też sytuacja, kiedy to pracodawca zbiera CV, w których pojawiają się zdjęcia kandydatów do pracy, nie oznacza, że zbiera od dane biometryczne, dopóki nie dysponuje on technologią umożliwiającą rozpoznawanie osób na podstawie zdjęć.

Czy umowa bez numeru dowodu jest ważna? Dowiesz się z naszego artykułu

Kara za wykorzystanie wizerunku bez zgody

Nieprzestrzeganie wskazanych powyżej regulacji i wykorzystanie przez pracodawcę wizerunku pracownika bez jego zgody (chyba że jest to możliwe na gruncie prawa albo umowy) wiąże się z surowymi konsekwencjami nie tylko na gruncie przepisów o ochronie danych, ale również przepisów dotyczących dóbr osobistych. W odniesieniu do tej pierwszej grupy, należy zauważyć, że wykorzystanie wizerunku pracownika bez odpowiedniej podstawy prawnej będzie oznaczało naruszenie RODO, zgodnie z którym przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy - i w takim zakresie, w jakim - spełniony jest co najmniej jeden z wymienionych tam warunków (np. osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów; przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy). Naruszenie podstawowych zasad przetwarzania, takich jak przytoczona, podlega karze pieniężnej w wysokości do 20 000 000 euro, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 4 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa.

Ponadto, w opisanej sytuacji pracownik, którego wizerunek został bezprawnie opublikowany, może żądać zaniechania publikacji jego zdjęcia, jak również dopełnienia przez pracodawcę czynności potrzebnych do usunięcia skutków jego działania, w szczególności złożenia oświadczenia odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie (np. przeprosin). Może on również żądać zadośćuczynienia pieniężnego lub zapłaty odpowiedniej sumy pieniężnej na wskazany cel społeczny. Jeżeli zaś wskutek naruszenia dobra osobistego została wyrządzona szkoda majątkowa, poszkodowany może żądać jej naprawienia.

Jak więc widać, w każdym wypadku chęci wykorzystywania wizerunku pracownika (czy to na identyfikatorze, czy to w Internecie), pracodawca powinien zadbać o uprzednie uzyskanie zgody swojego podwładnego.

Sprawdź również:

• Ochrona danych osobowych w służbie zdrowia
• Polityka bezpieczeństwa informacji
• Dla kogo powołanie IOD to obowiązek?