Compliance officer — czym się zajmuje i jaki ma zakres obowiązków

W artykule znajdziesz omówienie takich kwestii:

• co to jest compliance — jak powinien wyglądać system zarządzania ryzykiem i zgodnością;
• kim jest compliance officer i czym zajmuje się w firmie, jakie kompetencje powinien mieć;
• odpowiedzialność karna, jaką ponosi compliance officer;
• wymagania do pracy compliance managera i officera.

Co to jest compliance?

Pojęcie "compliance" w tłumaczeniu z języka angielskiego oznacza zgodność z obowiązującymi przepisami prawa oraz z regulaminami występującymi wewnątrz organizacji. Jest to nie tylko egzekwowanie stosowania się do zasad, lecz także narzędzie służące do zwiększenia zaufania wśród klientów i partnerów biznesowych.

Compliance stanowi zbiór procedur, działań i rozwiązań organizacyjnych, które sprawiają, że firma funkcjonuje zgodnie z obowiązującym prawem. Spektrum działania compliance jest niezwykle szeroki. Obejmuje on m.in.: proces zapewnienia zgodności z regulacjami wewnętrznymi oraz zewnętrznymi, zarządzanie ryzykiem, a także monitorowanie i raportowanie możliwych zagrożeń. Za wdrożenie, obsługę i kontrolę właściwego funkcjonowania systemu zarządzania zgodnością odpowiada compliance officer.

Jak powinien wyglądać system zarządzania ryzykiem i zgodnością?

System zarządzania zgodnością, znany także jako system compliance to kompleksowe podejście zapewniające funkcjonowanie firmy w zgodności z obowiązującymi przepisami prawa, wewnętrznymi regulacjami, zasadami w zakresie etyki biznesowej, standardami branżowymi, zasadami dotyczącymi dobrego zarządzania i ładu korporacyjnego, a także z wymaganiami ze strony społeczeństwa. Compliance to bardzo istotne narzędzie, które pomaga firmom w zarządzaniu ryzykiem w całości, jak i w minimalizowaniu ryzyka prawnego.

Przy wprowadzeniu systemu compliance zaangażowana jest cała firma. Kontroli oraz przestrzeganiu wewnętrznych przepisów podlegają zatem:

• Zarząd i członkowie Rady Nadzorczej,
• kadra kierownicza wszystkich działów,
• komórki compliance,
• pozostali pracownicy.

Przykładowe regulacje, które wpisują się w system compliance:

• przepisy RODO,
• przepisy dotyczące marketingu,
• przepisy z zakresu prawa pracy i BHP,
• przepisy antymonopolowe,
• przepisy antykorupcyjne,
• przepisy AML, czyli przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
• przepisy ładu korporacyjnego,
• cyberbezpieczeństwo,
• normy ochrony środowiska,
• przestrzeganie zasad oraz dobrych praktyk wszelkiego rodzaju ISO.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o standardach ISO przeczytaj nasze artykuły "System zarządzania jakością zgodny z ISO 9001" oraz "ISO 27002 - nowa odsłona 'starej' normy".

System zarządzania zgodnością — czego potrzebujesz do zaprojektowania?

• identyfikacji ryzyka,
• cyklicznych kontroli zgodności oraz aktualizacji dokumentacji i procedur w tym zakresie,
• monitorowania wdrożenia wewnętrznego procesu zgłaszania naruszeń,
• wyjaśniania zgłaszanych naruszeń i incydentów oraz wsparcie ich wykrywania,
• ochrony sygnalisty,
• reagowania na naruszenia z zachowaniem zgodności z obowiązującym prawem.

Więcej o systemie compliance w firmie możesz przeczytać tutaj.

Kim jest compliance officer i czym zajmuje się w firmie?

Compliance officer jest specjalistą, którego zadaniem w firmie jest minimalizowanie ryzyka prowadzenia działalności niezgodnie z prawem, a także regulaminami oraz zasadami wewnętrznymi. Czuwa on także nad zapobieganiem możliwości wystąpienia utraty reputacji firmy z powodu nieprzestrzegania przyjętych norm prawnych, etycznych oraz społecznych. Kolejny obowiązek, który musi spełniać compliance officer to edukacja pracowników w zakresie obowiązujących przepisów prawa oraz odpowiedzialności prawnej za niepoprawne wykonanie lub niewykonanie danego zadania.

Odpowiedzialność compliance officer'a

Compliance officer pełni funkcję gwaranta niewystąpienia w firmie nieprawidłowości prawnych. Mogą to być na przykład nieprawidłowości związane z prowadzoną działalnością maklerską lub identyfikacją i oceną ryzyka wynikającego z wymogów prawa, lub problemy występujące przy wdrożeniu procedur przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. W przypadku, w którym rola ta została powierzona mu w sposób czytelny i jednoznaczny, to ponosi on odpowiedzialność za niewywiązanie się z niej. Odbywa się to jedynie na gruncie obowiązującej go umowy. Warto zaznaczyć, że jeżeli zakres obowiązków oraz skutek ich ewentualnego niewykonania jest w sposób konkretny oznaczony w umowie, to nie jest wykluczone, że compliance officer będzie ponosił również odpowiedzialność karną np. z tytułu wyrządzenia szkody w obrocie gospodarczym, tj. przestępstwo o którym mowa w art. 296 § 1 Kodeksu karnego.

Praca jako compliance officer

Specjaliści z zakresu compliance są powoływani w firmach z silnymi regulacjami zewnętrznymi, np. informatycznych, farmaceutycznych, ubezpieczeniowych, telekomunikacyjnych, a także pośrednictwa finansowego oraz ubezpieczeniowego. W obecnych czasach, w zmiennym, niepewnym i złożonym otoczeniu biznesowym coraz więcej firm potrzebuje funkcji oraz komórek odpowiedzialnych za kontrolowanie podejmowania decyzji z literą prawa.

Compliance officer jest znany także jako manager lub specjalista ds. zgodności, jednakże najczęściej można się spotkać z angielskim zwrotem.

Do kogo raportuje compliance officer?

Najczęściej wysyła on raporty bezpośrednio do zarządu, chociaż formalnie może być członkiem np. działu administracji lub prawnego.

Jakie są kompetencje, które powinien posiadać compliance officer?

Osoba na stanowisku compliance officera powinna przede wszystkim wykazywać się odpowiednim poziomem kwalifikacji, bardzo dobrą znajomością prawa oraz być na bieżąco z jego modyfikacjami i zmianami. Compliance manager powinien również stale się kształcić, rozwijać i edukować w zakresie stale zmieniających się przepisów prawnych. Jego kompetencje mają służyć zarówno sprawnemu zaadaptowaniu się do ewoluujących ryzyk, jak i efektywniejszemu korzystaniu z narzędzi z branży IT wspierających systemy zarządzania zgodnością.

Oprócz wykształcenia z zakresu prawa, cenną wiedzą możliwą do wykorzystania jest znajomość ekonomii. Pozwala ona lepiej zrozumieć charakterystykę funkcjonowania danego przedsiębiorstwa oraz konkretne aspekty finansowe. Ważna jest także wiedza m.in. z zakresu audytu wewnętrznego, zarządzania, czy rachunkowości finansowej oraz. Compliance officer powinien także cechować się umiejętnościami interpersonalnymi i organizacyjnymi, które pomagają np. w efektywnym prowadzeniu szkoleń dla pracowników organizacji.

Przede wszystkim, compliance officer powinien być osobą wysoce odporną na sytuacje stresowe.

Wyzwania stojące przed compliance officerem

Wielu osobom wydaje się, że rola compliance officera polega jedynie na weryfikowaniu wewnętrznych regulaminów firmy i kodeksów, a następnie ocena ryzyka wynikającego z nieprzestrzegania prawa przez przedsiębiorstwo w celach biznesowych. Jednak zakres jego obowiązków jest znacznie szerszy, co może wyjaśniać fakt, że najczęściej w firmie za sektor compliance odpowiada cały sztab powołanych pracowników organizacji, a nie jedna osoba.

Praca w zakresie obowiązujących przepisów prawa. Obowiązki compliance officera:

• uporządkowanie, monitorowanie, kontrola pod kątem zgodności,
• przewidywanie ryzyka w firmie,
• przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
• zapobieganie konfliktom interesu,
• weryfikacja przestrzegania prawa przy zawieranych umowach,
• dbanie o ochronę danych osobowych,
• zapewnianie standardów postępowania z informacjami poufnymi,
• współpraca z zewnętrznymi podmiotami, np. kancelariami prawnymi,
• raportowanie zdarzeń, które zaszły w przedsiębiorstwie,
• raportowanie stanu przestrzegania prawa do zarządu i przełożonych,
• doradzanie w zakresie nowo wprowadzonych oraz aktualnych przepisów prawa, kodeksu postępowania, a także standardów rynkowych i regulacji,
• obowiązek przekazywania do wiadomości publicznej i organów nadzoru raportów oraz informacji związanych z działalnością przedsiębiorstwa,
• wdrożenie systemu informowania o nieprawidłowościach,
• wdrożenie systemów, procedur i mechanizmów zabezpieczających,
• przestrzeganie zasad wręczania i przyjmowania prezentów przez pracowników,
• monitorowanie umów z kontrahentami,
• prowadzenie szkoleń i edukacja pracowników oraz partnerów biznesowych w zakresie obowiązujących wymogów i przepisów,
• rozwój świadomości w zakresie compliance u członków i pracowników organizacji.

Miejsce w organizacji zajmowane przez compliance officera

Dokładne miejsce w firmie zajmowane przez osobę na stanowisku compliance officera nie jest zdefiniowane, ponieważ może ona pełnić także inne funkcje. Należy pamiętać o tym, że za sektorem compliance często stoi cały dział specjalistów, a nie jeden pracownik. Najczęściej compliance officer podlega bezpośrednio pod prezesa zarządu.

Czy praca jako compliance officer jest dla mnie odpowiednia?

Pewnie niejednokrotnie zadałeś sobie pytanie, czy jesteś odpowiednią osobą, aby aplikować na dane stanowisko pracy. Jak to jednak wygląda w przypadku pracy jako compliance officer?

Kandydat, który ubiega się o pracę na stanowisko, takie jak compliance manager musi posiadać wykształcenie specjalistyczne, np. z zakresu prawa, a także cechować się szeroką znajomością biznesu oraz ekonomii. Ponadto powinieneś wykazywać się również znajomością przedsiębiorstwa oraz określonego profilu jego działalności. Oprócz wiedzy twardej, książkowej, akademickiej, powinieneś także posiadać miękkie umiejętności, takie jak np.: praca w zespole i inne kompetencje interpersonalne.

Jeśli chciałbyś pracować w obszarze compliance, to musisz wiedzieć, że powinieneś zadbać o stały rozwój i poszerzanie wiedzy. Tę możliwość zapewniają ci szkolenia z obszaru compliance, podczas których zdobędziesz wiedzę teoretyczną, ale również zapoznasz się z praktyką pracy jako compliance officer. Praca na stanowisku manager obszaru compliance stawia niewątpliwie wiele wyzwań przed pracownikami. Compliance officer musi również wykonywać swoje obowiązki, aby zapewnić funkcjonowanie firmy zgodnie z obowiązującym i aktualnym prawem.

Komisja Nadzoru Finansowego (KNF) określa zakres wiedzy, doświadczenia, a także wytyczne, które powinien spełniać kandydat aplikujący na wybrane stanowisko pracy w obszarze compliance i zapewnienia zgodności z prawem.

Kurs Compliance Officer - od teorii do praktyki

Na rynku można znaleźć wiele firm oferujących usługi z zakresu szkoleń na stanowisko compliance officera.

Współczesny, dynamicznie zmieniający się świat biznesu wymaga nieustannej akomodacji, przystosowania się do nich, a także szybkiego reagowania na nowości. Działania mające na celu przystosowanie się do panujących warunków zostały spotęgowane. Idzie za tym nieustanne edukowanie się. Obecnie bardzo ważna jest swoboda w możliwości podejmowania sprawnych decyzji biznesowych. Tak obrany przez przedsiębiorstwo cel może zostać spełniony dzięki wdrożeniu systemu zarządzania zgodnością oraz powołaniu managera ds. zgodności lub całego działu osób odpowiedzialnych za ten sektor. System compliance pozwala podnieść efektywność działalności firmy w każdym jej obszarze.

Przedsiębiorcy mają coraz większą świadomość odnośnie ważnej roli, jaką pełni compliance w firmie.