Windykacja a ochrona danych osobowych - jak egzekwować należności zgodnie z prawem?

Przetwarzanie danych osobowych w dochodzeniu spłaty należności w kontekście RODO i dobrych praktyk windykacyjnych

Biuro Informacji Gospodarczej InfoMonitor S.A. w raporcie Rekordowy wzrost zadłużenia Polaków. Inflacja bardziej zaszkodziła Polsce Wschodniej przedstawia tendencję wzrostową w zadłużeniach Polaków i pokazuje, jakie obszary kraju posiadają największą ilość osób zadłużonych.

Nadal najwięcej niesolidnych dłużników i najwyższa wartość zadłużenia przypada na Mazowsze i Śląsk,  które skupiają ponad jedną czwartą mieszkańców kraju. W woj. mazowieckim i śląskim mieszka blisko jedna czwarta notowanych BIG InfoMoniotor i BIK niesolidnych dłużników. Mają oni niemal jedną trzecią wszystkich zaległości. Zarówno jednak w dłuższej perspektywie, jak i w ostatnich 12 miesiącach zaległości podwyższały się tu wolniej niż w całej Polsce.

– czytamy w raporcie.

Czy można prowadzić działania zmierzające do odzyskania nieopłaconych należności od dłużników z poszanowaniem zasad współżycia społecznego oraz zapewnieniem przestrzegania przepisów prawa w tym zakresie? Można, a jak to zrobić opisujemy w niniejszym artykule.

Skuteczna windykacja należności

Windykacja należności to nic innego jak proces dochodzenia spłaty zaległych zobowiązań, który wiąże się nierozerwalnie z przetwarzaniem danych osobowych dłużników. W tym zakresie kluczowe jest przestrzeganie podstawowych zasad, wynikających z art.5 RODO oraz ustaw sektorowych, np. ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych.

W samym procesie windykacyjnym pomocne może okazać się posiadanie podstawowej wiedzy w zakresie dobrych praktyk windykacyjnych, które powinien posiadać wierzyciel. Te zasady zostały udostępnione przez Związek Przedsiębiorstw Finansowych (ZPF). Pomogą one dobrać odpowiednie działania, aby wykazać spełnianie wymagań w zakresie poszanowania prawa dłużnika do informacji, uszanowania prawa do prywatności oraz do zapewnienia możliwości sprzeciwu dłużnika wobec prowadzonego procesu windykacyjnego.

Firma windykacyjna. Na czym polega windykacja długów zgodnie z RODO?

W pierwszej kolejności, każdy wierzyciel musi zadbać, aby zapewnić przestrzeganie podstawowych zasad z wynikających z RODO:

Zasada zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości

Podstawą prawna przetwarzania danych osobowych naszych kontrahentów jest art. 6 ust 1 lit b RODO ponieważ, przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą. Gdy pojawie się zaległość, wówczas dane osobowe naszego kontrahenta, który staje się dłużnikiem będą przetwarzanie na podstawie art. 6 ust 1 lit f RODO ponieważ przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą̨, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą̨, jest dzieckiem.  

Podstawą prawną przetwarzania może być prawnie uzasadniony interes wierzyciela, o ile w świetle powiązania z dłużnikiem nadrzędne nie są jego interesy lub podstawowe prawa i jego wolności.

Zgodnie z motywem 47 RODO taki prawnie uzasadniony interes może istnieć na przykład w przypadkach, gdy zachodzi istotny i odpowiedni rodzaj powiazania między osobą, której dane dotyczą a administratorem – na przykład, gdy osoba, której dane dotyczą, jest klientem administratora lub działa na jego rzecz.

Motyw 47 w dalszej części wskazuje, że aby stwierdzić istnienie prawnie uzasadnionego interesu, należałoby:

w każdym przypadku przeprowadzić dokładną ocenę, w tym ocenę tego, czy w czasie i w kontekście, w którym zbierane są dane osobowe, osoba, której dane dotyczą, ma rozsądne przesłanki by spodziewać się, że może nastąpić przetwarzanie danych w tym celu. Interesy i prawa podstawowe osoby, której dane dotyczą, mogą być nadrzędne wobec interesu administratora danych w szczególności w przypadkach, gdy dane osobowe są przetwarzane w sytuacji, w której osoby, których dane dotyczą, nie mają rozsądnych przesłanek, by spodziewać się przetwarzania.

W analizowanym przypadku dłużnik popadając w zwłokę musi spodziewać się, że wierzyciel podejmie działania w celu odzyskania swoich należności.

RODO ponadto przewidziało możliwość przetwarzania danych osobowych w celu dochodzenia roszczeń na podstawie prawnie uzasadnionego interesu i w tym zakresie ograniczyło prawo dłużnika do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.

Podkreślenia wymaga fakt, że osoba, której dane dotyczą̨, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit  f RODO. W takim wypadku administratorowi nie wolno już przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże on istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Gdy w grę wchodzi windykacja, podstawą do dalszego przetwarzania danych mimo sprzeciwu jest brak spłaty należności wynikających z zawartej umowy o świadczenie usług, umowy kupna - sprzedaży i każdej innej, z której wynikało zobowiązanie finansowe.

Dane osobowe: Kompletny przewodnik po RODO na 2025 rok

Windykacja. Ważne stanowisko Prezesa UODO

W wykazaniu prawnie uzasadnionych interesów w analizowanym przypadku z pomocą przychodzi również Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, który w swoich decyzjach (np. DKE.523.23.2021) podkreśla ważny interes administratorów, którzy dochodzą spłaty zobowiązań od dłużników:

Skarżący jako dłużnik musi liczyć się bowiem z tym,  że popadając w zwłokę w spełnieniu zobowiązania jego prawo do prywatności może zostać ograniczone ze względu na dochodzenie przez wierzyciela przysługujących mu należności. W przeciwnym wypadku mogłoby dojść do sytuacji, w której dłużnik, powołując się na prawo do ochrony danych osobowych, skutecznie uchyliłby się od spoczywającego na nim obowiązku spełnienia świadczenia i w konsekwencji ograniczyłby prawo wierzyciela do uzyskania należnej mu zapłaty. Powołanie się na prawo do ochrony danych osobowych musiałoby też ograniczać, wyżej wskazane, przewidziane szczególnymi przepisami prawo do zbycia wierzytelności i podejmowania dalszych działań w sprawie ich odzyskania. Powyższe, znajduje potwierdzenie w orzecznictwie sądów administracyjnych, w tym m.in. w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 30 listopada 2004 r. (sygn. akt: II SA/Wa 1057/04),  w którym ww. stwierdził, że „(...) zasadą powszechnie akceptowaną, wynikającą nie tylko  z przepisów prawa cywilnego, lecz także z norm moralnych, zasad współżycia społecznego oraz dobrych obyczajów jest regulowanie zaciągniętych zobowiązań (zapłata długów). Zasada ta w pełni odnosi się do podmiotów prawa mających status konsumentów. (...) Dłużnik, który nie wywiązuje się ze swoich zobowiązań, musi liczyć się z konsekwencjami, wynikającymi z przepisów regulujących obrót gospodarczy. Postawa dłużnika nie może bowiem prowadzić do uprzywilejowania jego sytuacji prawnej. Gdyby generalnie uznać każdy wypadek przetwarzania danych osobowych dłużnika (będącego konsumentem) za godzący w jego prawa i wolności, doszłoby z jednej strony do niczym nieuzasadnionej ochrony osób niewywiązujących się ze swoich zobowiązań, z drugiej natomiast do naruszenia zasady swobody działalności gospodarczej, co z pewnością nie było zamiarem ustawodawcy przy uchwalaniu ustawy o ochronie danych osobowych.

Przeprowadzając proces windykacji, musimy w sposób jasny informować dłużnika o celu i sposobach przetwarzania jego danych osobowych. Informacje powinny być przekazywane w sposób zrozumiały. Jeżeli w chwili nawiązywania relacji z kontrahentem wierzyciel nie określił w klauzuli informacyjnej, że jego dane osobowe w przypadku zaistnienia zadłużenia będą przetwarzane w celach dochodzenia roszczeń, to powinien informacje z art. 13 RODO przekazać przed podjęciem działań windykacyjnych a najpóźniej w pierwszym kontakcie z dłużnikiem.

Dobre praktyki windykacyjne wskazują, że pierwsze wezwanie do zapłaty powinno zawierać klauzulę informacyjną.

Klauzula powinna obejmować informację tj. nazwa i dane kontaktowe wierzyciela, dane kontaktowe inspektora ochrony danych (jeżeli został powołany), cel przetwarzania danych osobowych, podstawy prawne przetwarzania danych, zakres danych osobowych, które podlegają przetwarzaniu, przybliżony czas przetwarzania danych osobowych, kategorię odbiorców, przysługujące uprawnienia wynikające z RODO w tym prawo skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Poza powyższymi informacjami, jeżeli wierzyciel planuje przekazać dane osobowe poza Europejski Obszar Gospodarczy to przekazuje te informacje dłużnikowi.

Mając określoną celowość tego przetwarzania oraz uzasadniony interes dochodzenia nieopłaconych wierzytelności, należy podjąć decyzję jaki zakres danych będzie niezbędny do realizacji celu i odzyskania należności. W tym zakresie należy przyjąć możliwą strategię postępowania z podziałem na postępowanie przedsądowe, postępowanie sądowe oraz postępowanie egzekucyjne, które będą wymagały przetwarzania danych w różnym zakresie. Przy doborze zakresu danych osobowych musimy pamiętać o kolejnej zasadzie.

Zasada minimalizacji danych

Wierzyciel powinni unikać nadmiernego gromadzenia danych osobowych dłużnika. Oznacza to, że musi wykazać, że zgromadzone dane osobowe dłużnika są mu niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania jakim jest cel dochodzenia roszczeń.

Niewątpliwie w procesie dochodzenia spłaty zadłużenia wierzyciel musimy posiadać dane identyfikujące dłużnika (np. imię, nazwisko, PESEL, NIP, nr i seria dowodu osobistego i inne identyfikatory, które mogły zostać ujawnione w ramach zawartej umowy), dane kontaktowe (np. adres korespondencyjny, adres siedziby działalności, adres e-mail, numer telefonu), dane wynikające z przedmiotu zobowiązania (np. numer faktury, kwota należności, numer umowy, numer VIN (jeżeli zadłużenie dotyczy samochody), nr księgi wieczystej (jeżeli zadłużenie dotyczy nieruchomości) oraz dane dotyczące postępowań sądowych oraz egzekucyjnych (np. sygnatura akt sądowych, sygnatura akt komorniczych) oraz inne dane, które mogą zostać ujawnione wierzycielowi w związku z prowadzonymi działaniami windykacyjnymi np. ustalenie majątku dłużnika (ruchomości, nieruchomości) w postępowaniu egzekucyjnym. Przetwarzanie dodatkowych informacji (np. ilości osób na utrzymaniu, otrzymywana kwota wynagrodzenia, zajęcia komornicze, informacja o stanie zdrowia dłużnika czy rodziny), które nie mają bezpośredniego związku z windykacją, może być uznane za naruszenie zasady minimalizacji. Zbierając dane osobowe musimy zapewnić, że dane osobowe będą spełniały koleją zasadę.

Zasada prawidłowości

Wierzyciel powinien przewidzieć mechanizmy umożliwiające regularne aktualizowanie i weryfikację przetwarzanych danych, aby zapewnić, że przetwarza prawidłowe dane osobowe dłużnika. Pożądaną sytuacją dla każdego wierzyciela jest sytuacja, w której to sam dłużnik przekazuje aktualne dane osobowe, aby utrzymać kontakt z wierzycielem i dokonać spłaty. Jednak doświadczenia rynku zarządzania wierzytelnościami pokazują, że najczęściej dłużnik unika kontaktu, okłamuje wierzyciela podając błędne lub informując, że posiadane dane przez wierzyciela są nieaktualne. Celem dłużnika jest chęć pozbycia wierzyciela narzędzi i utrudnić odzyskanie należności.

Utrzymanie prawidłowych danych osobowych dłużnika, może nastąpić w wyniku współpracy wierzyciela z firmami detektywistycznych lub detektywem, który ustala miejsce pobytu dłużnika, jego aktualne dane kontaktowe czy też aktualne dane identyfikacyjne (tj. zmiana nazwiska np. w związkach małżeńskich, zmiana nr. PESEL np. w przypadku zmiany płci, zmiana serii i nr dowodu osobistego i inne).

Należy podkreślić, że w relacjach z firmą detektywistyczną czy detektywem w zakresie podejmowanych działań, o których mowa w art. 2. ustęp 1 Ustawy z dnia 6 lipca 2001 r. o usługach detektywistycznych, firma detektywistyczna/detektyw jest odrębnym administratorem danych osobowych realizującym własny cel przetwarzania danych osobowych. Alternatywą firm detektywistycznych są firmy wzbogacające, ustalające dane osobowe dłużników na zlecenie wierzyciela. Firmy te prowadzą działalność gospodarczą polegającą na wykorzystywaniu własnych lub wynajmowanych baz danych osobowych i działają jako podmioty realizujące cel wierzyciela, dlatego też w tej relacji niezbędne będzie zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych, o której mowa w art. 28 RODO.

Każdy podmiot posiadający uzasadnioną podstawę prawną do żądania ujawnienia danych osobowych, może wnioskować o ich ujawnienie z rejestru PESEL. Wierzyciel jako osoba posiadająca takie uprawnienie została wprost wskazana na stronie internetowej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji. Wniosek można złożyć przez Internet w gminie lub listownie. Ministerstwo udostępnia dane osobowe po weryfikacji wniosku i podstawy prawnej żądania ujawnienia danych osobowych dłużnika. Mając mechanizmy umożliwiające utrzymanie danych osobowych w aktualności należy zapewnić, aby dane osobowe przetwarzane w tym celu podlegały kolejnej zasadzie.

Zasada ograniczenia przechowywania

Zasada wymaga od wierzyciela podjęcia decyzji jak długo będzie potrzebował danych osobowych dłużnika do realizacji celu ich przetwarzania. Cel wierzyciela zostanie osiągnięty w sytuacji, w której dłużnik dokona spłaty zadłużenia. W chwili planowania operacji przetwarzania wierzyciel nie jest wstanie określić sztywnego reżimu czasowego, dlatego też określa okoliczności, które muszą zostać spełnione, aby zakończyć przetwarzanie danych osobowych w celu dochodzenie spłaty zadłużenia. W przypadku zakończenia procesu windykacyjnego (np. spłaty zadłużenia, sprzedaży wierzytelności), dane dłużnika powinny być usunięte, chyba że istnieje inna podstawa prawna do dalszego ich przechowywania, jak np. obowiązki związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, dokumentacja finansowa musi być przechowywana przez okres 5 lat, co może obejmować także niektóre informacje dotyczące dłużników a w szczególności w sytuacji sprzedaży wierzytelności. Prowadząc działania windykacyjne, wierzyciel musi liczyć się z tym, że dłużnik ma prawo do dochodzenia roszczeń od wierzyciela, jeżeli w jego ocenie prowadzone działania były niezasadne, naruszały jego dobra osobiste lub doprowadziły do szkody majątkowej lub niemajątkowej. Wówczas wierzyciel, aby zabezpieczyć się przed roszczeniami dłużnika, które mogą się pojawić w terminie przewidzianym w Ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny będzie przetwarzał jego dane osobowe do czasu przedawnienia tych roszczeń.

Zasada integralności i poufności

Wierzyciel musi zapewnić, że dostęp do danych osobowych dłużnika otrzymają wyłącznie osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych lub podmioty działająca w jego imieniu na podstawie art. 28 RODO. Dodatkowo dla zabezpieczenia danych dłużników przed nieautoryzowanym dostępem, wierzyciel powinna wdrożyć odpowiednie zabezpieczenia. Mogą to być np. systemy do zarządzania dostępem do danych, gdzie jedynie uprawnione osoby mają możliwość wglądu i edycji informacji dotyczących dłużników, szyfrowane bazy danych, monitorowanie dostępu do informacji czy regularne szkolenia dla pracowników w zakresie ochrony danych. Art. 32 RODO wymaga od administratorów danych stosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających odpowiedni poziom bezpieczeństwa. W kontekście windykacji, kluczowe aspekty związane z bezpieczeństwem danych to:

Pseudonimizacja i szyfrowanie danych

Jednym z zalecanych środków ochrony jest stosowanie pseudonimizacji i szyfrowania danych. Chociaż nie zawsze jest to wymóg prawny, szyfrowanie danych przesyłanych drogą elektroniczną (np. w komunikacji mailowej) jest bardzo efektywnym sposobem na zapewnienie, że informacje o zadłużeniu nie trafią do osoby nieuprawnionej.

Kontrola dostępu

Praktyki windykacyjne powinny obejmować szczegółowe zasady kontroli dostępu do danych osobowych. Oznacza to, że dostęp do danych powinien być przyznany jedynie tym pracownikom, którzy faktycznie są zaangażowani w proces dochodzenia roszczeń. Przykładem wdrożenia takiej polityki jest ograniczenie możliwości dostępu do danych dłużników jedynie pracownikom konkretnego działu, np. działu windykacji, z wyłączeniem pozostałych pracowników firmy co niewątpliwie wpłynie na zminimalizowanie ryzyka nieuprawnionego ujawnienia danych.

Regularne testy i audyty

Wierzyciel powinien regularnie poddawać proces przetwarzania danych pod kontrolę, ocenę i skuteczności wdrożonych środków ochrony danych. W tym celu należy przewidzieć cykliczne audyty wewnętrzne, które sprawdzą, czy dane są odpowiednio chronione. W szczególności audyty powinny obejmować przegląd procedur związanych z przechowywaniem i przesyłaniem danych, a także oceniać, czy pracownicy przestrzegają przyjętych polityk bezpieczeństwa i regulacji wewnętrznych.

Jak wspomniałam na początku Wierzyciel może wspierać się Dobrymi praktykami windykacyjnymi, wydanymi przez Związek Przedsiębiorstw Finansowych.

Dobre praktyki windykacyjne, opracowane przez Związek Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce (ZPF), nie są wprawdzie bezpośrednio wiążące prawnie, ale stanowią standard, który podmioty na rynku finansowym powinny stosować, aby zapewnić zgodność z przepisami prawa oraz etyczne podejście do dłużników. Oto kilka kluczowych elementów, na które każdy wierzyciel powinien zwrócić uwagę:

Etyczne podejście do dłużników

Zgodnie z wytycznymi ZPF w procesie windykacyjnym Wierzyciel powinien prowadzić działania zgodnie z poszanowaniem godności dłużników. Oznacza to unikanie agresywnych, nachalnych lub poniżających metod dochodzenia należności. Przykładem niedopuszczalnych działań może być publiczne ujawnianie informacji o zadłużeniu dłużnika, co może narazić go na utratę dobrego imienia a nawet na straty majątkowe (utratę kontrahentów, zleceń usług) czy niemajątkowe (tj. utrata zdrowia, pogorszenie relacji rodzinnych).

Incydenty i naruszenia ochrony danych osobowych w dni wolne od pracy i święta - dowiedz się więcej

Transparentność kosztów

Wierzyciel powinien w sposób jasny informować dłużnika o wszelkich dochodzonych należnościach, dodatkowych kosztach związanych z procesem windykacyjnym, np. odsetkach za zwłokę czy kosztach postępowania sądowego, egzekucyjnego. Niewystarczająca przejrzystość w tym zakresie może zostać uznana za działanie naruszające prawa konsumentów, co niejednokrotnie zostało wskazane przez Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów w jego decyzjach.

Windykacja polubowna

Kodeks dobrych praktyk ZPF zaleca, aby przed podjęciem kroków prawnych, dążyły do polubownego rozwiązania sprawy. Negocjacje z dłużnikiem w sprawie rozłożenia zadłużenia na raty lub zawarcie ugody mogą być korzystnym rozwiązaniem zarówno dla wierzyciela, jak i dłużnika.

Proces windykacji. Oporność dłużnika i trudność w spłacie zadłużenia

Ważnym aspektem dochodzenia spłaty zadłużenie poza standardowym postępowaniem sądownym i egzekucyjnym jest udostępnienie danych dłużnika do rejestrów Biur Informacji Gospodarczych (wykaz biur działających w Polsce znajdziesz tutaj) i ostrzeżenie innych wierzycieli przed potencjalnym ryzykownym klientem. Ponadto wpis do Biura Informacji Gospodarczej może mieć dla dłużnika poważne konsekwencje. Przede wszystkim może on utrudnić zaciągnięcie kredytu, wynajęcie mieszkania czy podpisanie umowy abonamentowej z operatorem telekomunikacyjnym. Brak możliwości zaciągania innych zobowiązań w dużej mierze przyczynia się do spłaty zobowiązań widocznych w Biurach Informacji Gospodarczych.

Wymagania, jakie musi spełniać wierzyciel, aby wpisać dłużnika do Biur Informacji Gospodarczych (BIG)

Wierzyciel, które chce wpisać dłużnika do Biura Informacji Gospodarczej (BIG), musi działać zgodnie z przepisami określonymi w ustawie z dnia 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych. Wpisanie dłużnika do BIG musi spełniać określone wymogi formalne i proceduralne, w tym odpowiednie terminy oraz komunikację z dłużnikiem. Poniżej przedstawiam najważniejsze wymagania oraz procedury związane z wpisem dłużnika do rejestru BIG.

Postępowanie egzekucyjne. Podstawa prawna i tytuł prawny do zgłoszenia dłużnika

Aby wierzyciel mógł wpisać dłużnika do Biura Informacji Gospodarczej, musi posiadać podstawę prawną do przekazania danych. Może to być zobowiązanie wynikające z umowy cywilnoprawnej, faktury, umowy kredytowej lub innego tytułu prawnego, który potwierdza istnienie długu. Ważne jest, że wierzyciel musi mieć dowód potwierdzający istnienie zaległości finansowej.

Zgodnie z ustawą, wierzyciel może wpisać do BIG informacje o dłużniku, jeśli spełnione są następujące warunki:

• Zobowiązanie pieniężne dłużnika wynosi co najmniej 200 zł w przypadku osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub 500 zł w osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą.
• Zadłużenie musi być przeterminowane co najmniej o 30 dni. Oznacza to, że od upływu terminu płatności (np. faktury, raty kredytu) musi minąć co najmniej 30 dni, aby wierzyciel mógł wpisać dłużnika do BIG.
• Zobowiązanie musi być bezsporne.

Zanim wierzyciel wpisze dłużnika do BIG, musi podjąć próbę polubownego rozwiązania sprawy poprzez wezwanie dłużnika do zapłaty. Zgodnie z ustawą o udostępnianiu informacji gospodarczych, przed dokonaniem wpisu wierzyciel ma obowiązek przesłać dłużnikowi wezwanie do zapłaty z informacją o zamiarze przekazania danych do BIG. Wezwanie to musi spełniać kilka warunków formalnych, które zostały określone w ustawie. Wezwanie do zapłaty jest jednym z kluczowych wymogów, ponieważ nie można wpisać dłużnika do BIG bez uprzedniego poinformowania go o planowanym wpisie i umożliwienie mu spłaty zadłużenia jeszcze przed wpisem. Wierzyciel, zgłaszając dłużnika do BIG, musi przekazać zestaw danych wymaganych przez ustawę. W przypadku osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej są to: imię i nazwisko dłużnika, PESEL lub inny numer identyfikacyjny (np. numer dowodu osobistego), adres zamieszkania, informacje o wysokości długu i terminie jego wymagalności.

Ustawa wymusza na Wierzycielu obowiązek aktualizacji wpisu. Jeżeli dłużnik spłaci swoje zobowiązanie, wierzyciel ma obowiązek niezwłocznie poinformować BIG o spłacie długu, aby dane dłużnika zostały zaktualizowane lub usunięte z rejestru. Ustawowo wierzyciel musi dokonać tego w ciągu 14 dni od momentu spłaty. Ponadto Wierzyciel ma obowiązek regularnie weryfikować wpisane do BIG dane. Jeśli okaże się, że informacje o dłużniku są nieaktualne lub nieprawidłowe, wierzyciel powinien natychmiast skorygować dane w BIG. Udostępnianie danych osobowych między wierzycielem a biurem informacji gospodarczej następuje w relacji dwóch odrębnych administratorów danych realizujących własne cele przetwarzania danych.

NIS2 - sprawdź nowe wymagania dla firm

Sprzedaż wierzytelności furtką do odzyskania części należności - postępowanie sądowe przed NSA

Jeżeli przyjęta strategia windykacyjna nie przyniosła oczekiwanego rezultatu, wierzyciel może podjąć decyzję o sprzedaży wierzytelności, aby choć w części odzyskać zobowiązanie. Na Polskim rynku gospodarczym działają firmy za pomocą, których wierzyciel może wystawić wierzytelność na sprzedaż korzystając z internetowych giełd wierzytelności, które umożliwiają bez wysiłku wierzyciela oczekiwać na ofertę od potencjalnego nabywcy. Przedsiębiorcy świadczący usługi internetowe w zakresie giełdy wierzytelności działają w celu i na polecenie wierzyciela oraz w zakresie zawartej umowy na podstawie art. 28 RODO. Aby wystawiona wierzytelność mogłaby być uznana za ofertę w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego musi zostać skonkretyzowana, czyli zawierać przedmiot umowy. W celu ustalenia minimalnego zakresu danych osobowych niezbędnych do określenia oferty sprzedaży wierzytelności z pomocą przychodzi Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, który w swoich decyzjach wskazuje, że jest to imię, nazwisko, miejsce zamieszkania (miasto, ulica, bez numery domu, mieszkania), całkowita wartość wierzytelności oraz informacje o wierzytelności. W decyzji o syg. DKE.523.23.2021 wskazał, że Odnosząc się natomiast do zarzutu ujawnienia przez X danych osobowych Skarżącego na Internetowej Giełdzie Długów, … wskazać należy, że takie działanie znajdowało prawnie uzasadnienie… Przepisem takim, jeśli uwzględnić okoliczności niniejszej sprawy, jest niewątpliwie art. 66 k.c., stosownie do którego brzmienia oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy (art. 66 § 1 k.c.). A zatem,  w przypadku oświadczenia woli zawarcia umowy sprzedaży wierzytelności bezsporne jest,  że należy tę wierzytelność (przedmiot umowy) skonkretyzować. W analizowanym przypadku  – jak to już wcześniej opisano – skonkretyzowanie wierzytelności nastąpiło poprzez wskazanie danych osobowych Skarżącego.

Prezes Urzędu Ochrony danych w tym samym postanowieniu podkreśla, że przelew wierzytelności wiąże się z uprawnieniem do przekazania nabywcy danych osobowych dłużnika umożliwiających podjęcie względem niego stosowanych działań zmierzających do odzyskania należności. Powyższa dopuszczalność przelewu wierzytelności nie podlegała ograniczeniom umownym ani ustawowym. W tym miejscu wymaga powołania stanowisko Naczelnego Sądu Administracyjnego (zwany dalej: NSA) orzekającego w składzie 7 sędziów, który w wyroku z dnia 6 czerwca 2005 r. (OPS 2/2005), wskazał, że przekazanie danych osobowych dłużników firmom windykacyjnym może nastąpić bez ich zgody, nie naruszając przy tym ochrony danych osobowych. W związku z czym wierzyciel udostępnia dane nabywcy na podstawie art. 509 Kodeksu cywilnego, który staje się odrębnym administratorem danych osobowych.

Certyfikacja ISO 27001 i ISO 22301 - wspólny sukces Trafford IT i LexDigital!

Dochodzenie do spłaty długu. O czym musisz pamiętać

Proces dochodzenia spłaty należności wiąże się z koniecznością przetwarzania danych osobowych dłużników, jednak aby działać zgodnie z RODO, wierzyciel musi spełniać szereg wymagań. Przestrzeganie zasad z art. 5 RODO, wdrażanie dobrych praktyk windykacyjnych oraz świadomość orzecznictwa UODO są kluczowymi elementami skutecznego i legalnego zarządzania procesem windykacyjnym. Tylko w ten sposób można osiągnąć równowagę pomiędzy skutecznym dochodzeniem roszczeń a ochroną prywatności dłużników. Ponadto należy podkreślić, że działania windykacyjne odgrywają kluczową rolę w prawidłowym funkcjonowaniu gospodarki, ponieważ pozwalają firmom na efektywne odzyskiwanie zaległych należności, co z kolei wpływa na ich płynność finansową. W sytuacji, gdy przedsiębiorstwa nie mają możliwości skutecznego dochodzenia spłat od dłużników, są zmuszone do pokrywania kosztów działalności z innych źródeł lub ograniczania swojej aktywności gospodarczej. To prowadzi do zwiększenia kosztów operacyjnych firm, które mogą w rezultacie przenosić te koszty na konsumentów, podnosząc ceny oferowanych produktów i usług.

Jak legalnie przetwarzać dane osobowe? Rozwiewamy wątpliwości