Jak długo przechowywany jest zapis z kamer sklepowych, czyli retencja danych w procesie monitoringu wizyjnego?

Co ważne, wraz z decyzją o zastosowaniu monitoringu wizyjnego przyjmujemy na siebie wszystkie obowiązki związane z ochroną danych osobowych, o którym mowa w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych. Do jednych z nich należy przestrzeganie zasady ograniczenia przetwarzania, czyli przechowywania danych przez czas nie dłuższy niż jest to konieczne do realizacji konkretnego celu.

Gromadzenie nagrań z monitoringu wizyjnego

Monitoring wizyjny jak sama nazwa wskazuje, pozwala na obserwację tego, co dzieje się na określonym obszarze (np. miejscu pracy) zarówno w czasie rzeczywistym, jak i post factum umożliwiając właścicielowi (operatorowi) natychmiastową reakcję m.in. w przypadku zagrożeń oraz ustalenie uczestników zdarzenia, sekwencji zdarzeń oraz potencjalnych winnych czy ofiary.   

Nagrania najczęściej zapisywane są na tradycyjnych nośnikach fizycznych (dysk twardy) lub wirtualnie (chmura), dzięki czemu możliwy jest powrót do nagrań i dokładana weryfikacja tego, co w danym momencie potrzebuje operator.

Przepisy prawa a monitoring wizyjny

Wykorzystanie i stosowanie monitoringu wizyjnego nie reguluje jeden konkretny akt prawny. Zasady stosowania wprowadza m.in. ustawa Prawo oświatowe, ustawa o odpadach, ustawa o samorządzie gminnym czy ustawa o organizacji imprez masowych. Najbardziej rozpowszechnione są natomiast przepisy wynikające z Kodeksu pracy, w szczególności z art. 22 (2) §1:

"Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia, lub kontroli produkcji, lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu"

Mając na uwadze fakt, że zakład pracy jest równocześnie miejscem publicznym, powyższe przepisy mają zastosowanie do znaczącej ilości miejsc objętych systemem monitoringu wizyjnego. Przy ich stosowaniu należy mieć na uwadze to, że monitoringiem nie mogą być objęte m.in. pomieszczenia socjalne, szatnie, stołówki czy palarnia. Bardzo często zatem monitoring stosowany jest w ciągach komunikacyjnych, korytarzach, na wejściach do poszczególnych budynków.

Jak długo przechowywać nagrania?

Regulacje krajowe czy też Wytyczne 3/1029 Europejskiej Rady Ochrony Danych (EROD) nie odpowiadają jednoznacznie na pytanie, ile wynosi maksymalny czas przechowywania nagrań .

Prawo oświatowe czy Kodeks pracy wskazują na maksymalny termin przechowywania nagrań, określając go na 3 miesiące (chyba że pracodawca powziął wiadomość, że mogą one stanowić dowód w sprawie).

Organizator imprezy masowej musi przechowywać nagrania przez okres nie krótszy niż 30 dni i nie dłuższy niż 90 dni liczone od dnia zakończenia imprezy.

Ustawa o odpadach natomiast nakazuje przechowywać nagrania z monitoringu przez jeden miesiąc.

Wyjątkowo przedłużenie okresu przechowywania nagrań w przypadku monitoringu (szczególnie tego w miejscu pracy) może nastąpić w sytuacji, gdy nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie odrębnych przepisów prawa lub gdy operator, w tym pracodawca dowiedział się (powziął wiadomość), że mogą one być wykorzystane jako dowód w postępowaniu sądowym. Okres przechowywania w tym wypadku ulega przedłużeniu aż do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Nagrania zawierają dane osobowe, dlatego należy zapewnić im odpowiedni poziom ochrony. Przechowywanie nagrań, w szczególności dostęp do nich powinny mieć tylko osoby upoważnione przez administratora do przetwarzania danych w tym konkretnym zakresie. Dodatkowo należy wdrożyć odpowiednie środki bezpieczeństwa, zarówno te techniczne (zamykanie pomieszczeń, kontrola dostępu), jak i organizacyjne (przygotowanie odpowiednich procedur dla pracowników obsługujących stosowane systemy).

Jak udostępnić dane z monitoringu, gdy utrwala on jednocześnie dane dotyczące innych osób?

RODO gwarantuje osobie, które dane dotyczą, prawo dostępu do przetwarzanych danych (art. 15 RODO), co w przypadku przetwarzania danych z monitoringu wiąże się z obowiązkiem udostępnienia jego zapisu zainteresowanemu w formie umożliwiającej odczyt (osoba, której dane dotyczą, może oczekiwać możliwości wglądu w nagranie). Z drugiej strony możliwa i częsta jest sytuacja, w której za pomocą monitoringu rejestrowane i przechowywane są dane więcej niż jednej osoby w tym samym czasie. Może więc okazać się, że udostępnienie zapisu z monitoringu osobie zainteresowanej mogłoby wiązać się z udostępnieniem wizerunku także innych osób utrwalonych na tym zapisie.

W świetle punktu 93 Wytycznych EROD niedopuszczalna jest sytuacja, w której administrator danych udostępnia wizerunki osób trzecich (dale możliwości wglądu), które zarejestrował monitoring w związku z żądaniem udostępnienia swoich danych przez inną osobę. Ochrona praw osób trzecich nie może jednak stanowić wymówki i dostatecznie usprawiedliwiać odmowy udostępnienia danych osobie, której dane dotyczą.

Administrator danych powinien natomiast wdrożyć takie środki techniczne, które pozwalałyby mu na spełnienie żądania udostępnienia danych zainteresowanemu bez ujawniania wizerunku innych osób. Jako środek do realizacji powyższego celu wskazano anonimizację wizerunku osób innych niż osoba wnioskująca o udostępnienie, w szczególności poprzez zamazanie lub zamaskowanie wizerunku tych osób.

Prezentowane podejście do zagadnienia stwarza problemy praktyczne, gdyż możliwości edycji zapisu monitoringu są ograniczone, skomplikowane, czasochłonne dla osób dokonujących edycji lub wiążą się ze znacznymi nakładami finansowymi. Co więcej, wprowadzenie anonimizacji, która jest procesem nieodwracalnym, generuje ryzyko braku możliwości wywiązania się z prawa dostępu do danych innej osoby, której wizerunek na potrzeby realizacji innego żądania został zanonimizowany.

Inne obowiązki

Stosując monitoring wizyjnych w twojej firmie, pamiętaj także o następujących elementach:

- odpowiednie oznaczenie miejsc objętych monitoringiem wizyjnym, poprzez nie tylko piktogramy, ale również informacje o administratorze i celach, w jakich się go stosuje;

- spełnienie obowiązku informacyjnego, w tym przekazanie osobie, której wizerunek będzie utrwalony informacji, w jakim celu stosowany jest monitoring, na jakiej podstawie prawnej odbywa się przetwarzanie oraz przez jaki czas będą przechowywane nagrania, oraz przysługujących osobie, której dane dotyczą prawach.

Podsumowując

Korzystanie z wizyjnego monitoringu stanowi jeden z czynników prewencyjnych, który służy zarówno bezpieczeństwu ludzi, jak i ochronie mienia sprzedawcy. Co więcej często nagrania z monitoringu mogą stanowić dowód w postępowaniu. Ważne jest jednak to aby korzystając z nowoczesnych rozwiązań nie naruszać praw i wolności osób, których wizerunek zostaje utrwalony. Należy zatem zadbać o to aby:

- nagrania nie były przechowywane dłużej niż jest to potrzebne tj. zaleca się stosowanie maksymalnie 3-miesięcznego okresu retencji,

- nagrania były zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem,

- zostały ustanowione zasad wglądu w nagrania i nieudostępnianie ich każdemu, kto o to poprosić bez odpowiedniej refleksji i weryfikacji czy istnieje podstawa prawna takiego udostępnienia (ujawnienie danych w postępowaniu prowadzonym przez organy ścigania musi również odbywać się na podstawie prawa specyficznego dla danego organu).