Klauzula CV – zgoda na przetwarzanie danych w rekrutacji

Regulację na temat tego, jakie dane o potencjalnym pracowniku może przetwarzać pracodawca, można znaleźć m.in. w Kodeksie pracy. Zgodnie z aktualną wersją (obecnie trwają prace nad zmianą tego przepisu) są to następujące informacje:

• imię (imiona) i nazwisko;
• imiona rodziców;
• data urodzenia;
• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);
• wykształcenie;
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Jeżeli przyjrzymy się przedstawionemu katalogowi informacji, możemy dojść do wniosku, że jest on stosunkowo wąski i nie obejmuje wszystkich danych zazwyczaj udostępnianych przez kandydatów na pracowników. Jednym z najczęściej występujących elementów jest przecież zdjęcie pracownika (wizerunek) czy też informacja na temat jego pasji lub zainteresowań. W wielu CV przyszli pracownicy określają nawet swój stan cywilny. Co więc w sytuacji, gdy pracownik podał w swojej aplikacji więcej danych niż wymaganych przez Kodeks pracy?

Rozwiązaniem tej sytuacji jest zamieszczenie w CV tzw. klauzuli o przetwarzaniu danych osobowych. Klauzula ta stanowi zgodę pracownika na przetwarzanie przez pracodawcę podanych przez niego danych osobowych. Jest ona ponadto odzwierciedleniem zasady, że podstawowych danych o pracowniku pracodawca może żądać na postawie prawa, ale pracownik może podać również wybrane przez siebie, dodatkowe informacje na swój temat, z którymi pracodawca powinien mieć możliwość się zapoznania.

Aktualna klauzula do CV - wzór

Każdy pracownik w swoim CV powinien zawrzeć zgodę na przetwarzanie jego danych przez pracodawcę w procesie rekrutacyjnym. Taka klauzula do CV może przykładowo brzmieć:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celu rekrutacji zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)”.

Może mieć również bardziej uproszczoną wersję i mieć następujące brzmienie:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez ……… w celu i zakresie niezbędnym w procesie rekrutacyjnym.

Aktualna klauzula CV jest więc stosunkowo prosta i nie istnieje jeden, uniwersalny szablon, który musi być powtarzany słowo w słowo. RODO wprowadza odejście od formalizmu i nadmiernie skomplikowanego słownictwa. Przyszły pracownik powinien jednoznacznie rozumieć, na co się zgadza, a pracodawca, jako administrator jego danych, ma obowiązek informowania go o tym, co się dzieje z jego danymi.

Dodatkowa klauzula w CV

Wielu pracodawców stale rozwija swoją firmę i ma świadomość tego, że poza pracownikiem zatrudnianym w czasie prowadzonej rekrutacji, w niedalekiej przyszłości będzie znowu poszukiwać kolejnego specjalisty. Z drugiej strony, zdarzają się również pracownicy, którzy są zainteresowani pracą w określonym przedsiębiorstwie i mogą poczekać nawet kilka miesięcy na konkretną ofertę zatrudnienia. W takich przypadkach bardzo praktyczne i wygodne dla obu stron jest nieusuwanie przez pracodawcę CV wszystkich pracowników, którzy nie zostali zatrudnieni w pierwszym procesie rekrutacji, ale przechowywanie ich do czasu kolejnych zatrudnień.

W opisanej sytuacji, powyżej przedstawiona klauzula do CV jest niewystarczająca, ponieważ zgoda pracownika dotyczy wyłącznie tego procesu rekrutacyjnego, na który wyraził zgodę. Konieczne jest zatem wyrażenie dodatkowej zgody, na przetwarzanie danych pracownika również w procesach przyszłych rekrutacji. Co ważne, brak takiej zgody powinien pozostawać bez żadnego wpływu na prowadzony pierwszy proces rekrutacyjny, a w szczególności nie może wiązać się z dyskryminowaniem kandydata na pracownika.

Dodatkowa klauzula CV „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych również na potrzeby przyszłych rekrutacji, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)”.

Podobnie, jak w przypadku zgody na przetwarzanie danych w pierwszym procesie rekrutacji, dodatkowa zgoda na przetwarzanie danych pracownika również w procesach przyszłych rekrutacji, może mieć jeszcze bardziej uproszczoną formę, np.:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez ……. do realizacji procesu rekrutacji jak również w zakresie przyszłych procesów rekrutacyjnych”.

Co ważne, w tym zakresie pracodawca jest związany żądaniem pracownika i powinien się do niego dostosować. Jeżeli więc pracownik wyraźnie wskaże w klauzuli CV, że wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych wyłącznie w aktualnym oraz w kolejnym procesie rekrutacji, wówczas oznaczać to będzie, że administrator może wykorzystywać dane kandydata wyłącznie w dwóch procesach rekrutacyjnych.

Czas przechowywania danych

Pomimo tego, że kandydat na pracownika wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w CV również w przyszłych procesach rekrutacyjnych i nie określa, jak wielu rekrutacji jego zgoda dotyczy, nie oznacza to, że pracodawca jest uprawniony do przetwarzania jego danych osobowych bezterminowo. Zgodnie bowiem z RODO, dane osobowe muszą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. Dane osobowe można przechowywać przez okres dłuższy, o ile będą one przetwarzane wyłącznie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych, pod warunkiem wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych na mocy rozporządzenia w celu ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą. Bez wątpienia procesy rekrutacyjne w firmie nie spełniają przesłanek określonych w poprzednim zdaniu – stąd konieczne jest określenie przez pracodawcę terminu, w jakim będzie przechowywał przekazane mu dokumenty aplikacyjne zawierające dane osobowe pracownika. Czas ten nie powinien być nadmiernie długi. Każdy pracodawca powinien z zachowaniem zdrowego rozsądku określić, jak długo może przechowywać przesłaną przez pracownika aplikację. Należy wziąć pod uwagę, że w danym czasie pracownik mógł już znaleźć satysfakcjonującą go pracę, której nie będzie chciał zmienić. Z drugiej strony administrator powinien uwzględnić także swoje potrzeby i to, że od chwili przesłania mu przez pracownika CV do chwili rekrutacji dużo rzeczy mogło się zmienić (np. pracownik mógł zmienić kierunek studiów czy przekwalifikować się). Mając to na uwadze, za uzasadniony okres, w ciągu którego pracodawca powinien przechowywać CV przesłane mu przez pracownika, można uznać czas ok. 1 roku. Po tym czasie administrator powinien usunąć aplikację. Obowiązek taki spoczywa na pracodawcy również wtedy, gdy pracownik wyraził w klauzuli CV zgodę na udział w tylko jednym procesie rekrutacji. Wówczas usunięcie danych musi nastąpić niezwłocznie po zakończeniu tego procesu.

Sprawdź również:

• Jak Google dostosowuje się do RODO?
• Wymuszenia na RODO – czego nie musisz zrobić?
• Ochrona danych osobowych a dostęp do informacji publicznej