Seria i numer dowodu osobistego — jak przetwarzać te dane?

Czym jest seria i numer dowodu osobistego?

Seria i numer dowodu osobistego stanowią, zgodnie z ustawą z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych, są obligatoryjnymi elementami dowodu osobistego, czyli dokumentu stwierdzającego tożsamość i obywatelstwo. Zgodnie ze wspomnianą ustawą, zarówno warstwa graficzna, jak i elektroniczna dowodu osobistego musi zawierać serię i numer dowodu osobistego. W praktyce są tą oznaczenia składające się liter i cyfr.

Wzór dowodu osobistego określa Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 grudnia 2023 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego, jego wydawania i odbioru oraz utraty, uszkodzenia, unieważnienia i zwrotu. Seria i numer dowodu osobistego zgodnie z rozporządzeniem znajdują się na awersie oraz rewersie dokumentu, obok takich danych jak data wydania dowodu, nazwisko rodowe, numer PESEL, miejsce urodzenia, termin ważności, czy organ, który wydał dowód osobisty.

Warto zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 5 ustawy o dowodach osobistych obowiązek posiadania dowodu osobistego spoczywa na każdym obywatelu Rzeczypospolitej Polskiej zamieszkującym na jej terytorium.

Czy seria i numer dowodu osobistego to dane osobowe?

Analizując treść artykułu 12 ust. 2 pkt 2 ustawy o dowodach osobistych, można dojść do wniosku, że seria i numer dowodu są danymi ściśle związanymi z dokumentem tożsamości, jakim jest dowód osobisty. Ustawa bowiem wprost wskazuje w art. 12 ust. 2 pkt 2, że w zakresie warstwy graficznej seria i numer są danymi dotyczącymi dowodu osobistego, podczas gdy art. 12 ust. 2 pkt 1 wymienia dane dotyczące osoby.

Czy jednak numer i seria dowodu faktycznie są tylko danymi dokumentu tożsamości i nie pozwalają na identyfikację konkretnej osoby fizycznej? Odpowiedź na to pytanie nie jest oczywista i może przypominać dyskusję nad tym, czy numer rejestracyjny jest daną osobową.

Wydawać by się mogło, że numer i seria dowodu same w sobie (bez powiązania z innymi danymi) nie mogą prowadzić do zidentyfikowania osoby fizycznej. Pamiętać jednak należy, że definicja danych osobowych zawarta w RODO odnosi się nie tylko do zidentyfikowanej osoby, ale również osoby możliwej do zidentyfikowania, którą można zidentyfikować bezpośrednio lub pośrednio. W świetle tej definicji i chociażby tego, że w Rejestrze Dowodów Osobistych znajdują się dane osób wnioskujących o wydanie dowodów, takie jak imię, nazwisko i numer PESEL, można uznać, że numer i seria dowodu są danymi osobowymi, bowiem potencjalnie, na podstawie tylko tych danych i przy wykorzystaniu odpowiednich narzędzie może dojść pośrednio do identyfikacji konkretnej osoby.

Czy seria lub numer dowodu to dane wrażliwe?

Patrząc od strony definicji danych szczególnej kategorii (art. 9 ust. 1 RODO), trudno uznać serię dowodu osobistego lub jego numer za dane szczególnej kategorii.

Nie zmienia to jednak faktu, że intuicyjnie uznajemy dane pochodzące z dokumentu tożsamości za dane wrażliwe i nie można tej intuicji ignorować. Pamiętajmy, aby takich danych nikomu nie udostępniać bez wyraźnej potrzeby oraz podstawy prawnej.

Czym różnią się dane osobowe zwykłe i wrażliwe? Dowiesz się z tego artykułu

Seria i numer dowodu osobistego: do czego służą?

Seria i numer dowodu to przede wszystkim unikatowy numer dokumentu tożsamości. Funkcją serii dowodu osobistego oraz jego numeru jest przede wszystkim identyfikacja dokumentu tożsamości.

Niekiedy serii dowodu oraz numeru dowodu osobistego mogą żądać banki lub instytucje obowiązane do stosowania środków bezpieczeństwa finansowego (AML). W tym przypadku jednak jest to wyraźnie uregulowane przepisami prawa bankowego oraz ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Ta druga ustawa wprost wskazuje w art. 36 ust. 1 seria dowodu osobistego oraz numer dowodu, obok innych danych takich jak numer PESEL, służą identyfikacji klienta.

Warto zwrócić uwagę, że prawo bankowe i ustawa AML nie są jedynymi ustawami zawierającymi przepisy uprawniające do przetwarzania serii dowodu osobistego oraz numeru dowodu osobistego. Jest ich wiele więcej. Nie to jest jednak istotne. Ważne jest to, aby zwracać uwagę na to, do czego konkretnie przepisy upoważniają. Niekiedy przepisy dotyczące przetwarzania danych znajdujących się na dowodzie osobistym są opacznie rozumiane, co często prowadzi do kopiowania całego dokumentu, a to może z kolei skutkować naruszeniem zasady minimalizacji oraz zasady ograniczenia celu. Zwracał na to uwagę Urząd Ochrony Danych Osobowych tutaj.

W jakich sytuacjach seria dowodu osobistego nie może być przetwarzana?

Warto pamiętać, że w wielu sytuacjach w obrocie gospodarczym nie ma obowiązku podawania serii i numeru dowodu. W szczególności przy zawieraniu umów seria dowodu osobistego lub jego numer nie są w żaden sposób niezbędne do zawarcia umowy, a nawet — co często jest uzasadnieniem do pozyskiwania tych danych — do dochodzenia ewentualnych roszczeń.

Sprawdź także: Czy umowa bez numeru dowodu jest ważna?

Seria dowodu osobistego — dlaczego to ważne, aby nie pokazywać jej obcym?

Dokument tożsamości i dane na nim zgromadzone powinniśmy chronić. W nieodpowiednich rękach mogą prowadzić do sprzecznego z prawem wykorzystania np. zaciągania pożyczki.

Seria i numer dowodu osobistego: jak sprawdzić autentyczność dokumentu?

Aby sprawdzić autentyczność dokumentu, można skorzystać z usługi internetowej dostępnej na stronie obywatel.gov.pl. Usługa ta pozwala sprawdzić, czy dowód osobisty jest unieważniony lub zawieszony. Aby z niej skorzystać, trzeba się zalogować za pomocą profilu zaufanego lub e-dowodu i podać serię i numer dowodu osobistego, który chcemy sprawdzić. Usługa jest bezpłatna i daje natychmiastową odpowiedź. Pamiętaj, że usługa ta nie potwierdza, czy dowód osobisty jest prawdziwy, czy fałszywy, tylko czy jest ważny, czy nie. Aby sprawdzić, czy dowód osobisty jest prawdziwy, trzeba zwrócić uwagę na zabezpieczenia przed fałszerstwem, takie jak hologramy, mikrodruki, znaki wodne, itp.

Czy tablice rejestracyjne to dane osobowe?

Autorem artykułu jest radca prawny Jakub Pawłowski.