Regulamin pracy zdalnej - wszystko co musisz wiedzieć. Wzór.

Praca zdalna to obecnie standard w wielu firmach. Niesie ze sobą liczne korzyści, jednak pracodawca musi koniecznie pamiętać o dopełnieniu formalności. Jednym z istotnych elementów funkcjonowania w tym systemie jest wprowadzenie regulaminu pracy zdalnej, który powinien być zgodny z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych (RODO). Skorzystaj z naszego wzoru!

Zbiór zasad wykonywania pracy zdalnej

7 kwietnia 2023 r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu Pracy, która definiuje pracę zdalną. Według przepisów polega ona na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika (w tym pod adresem zamieszkania pracownika) i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą.

regulamin pracy zdalnej, praca zdalna — Pracownicy coraz rzadziej wykonują zadania na terenie zakładu pracy.

Praca zdalna to praca w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Kodeks pracy przewiduje zarówno pracę zdalną całkowitą, jak i hybrydową (częściowo w domu, częściowo w firmie), stosownie do potrzeb konkretnego pracownika i pracodawcy. Praca zdalna może być uzgodniona przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia, w formie zmiany warunków umowy o pracę.

praca zdalna przepisy, regulamin pracy zdalnej prawo — Obecne zasady wykonywania pracy zdalnej obowiązują od ponad roku.

Praca zdalna może obywać się na polecenie pracodawcy w szczególnych okolicznościach, czyli w okresie:

obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu epidemii albo stanu zagrożenia epidemicznego oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
w którym z powodu działania siły wyższej (np. pożar lub zalanie zakładu pracy) zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie będzie czasowo możliwe.

Pod warunkiem, że pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Sprawdź także: Aktualna klauzula RODO do CV 2024. Jak poprawnie sformułować zgodę?

Regulamin wykonywania pracy zdalnej

Ustawa wprowadziła obowiązek określania zasad wykonywania pracy zdalnej w:

porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi, nazywanymi także zoz)
regulaminie ustalonym przez pracodawcę – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zoz oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe (wtedy regulamin byłby ustalany po konsultacji z przedstawicielami pracowników).

zakładowe organizacje związkowe, zoz, regulamin pracy zdalnej — Obowiązki pracownika wykonującego pracę zdalną należy określić w porozumieniu z zoz.

Praca zdalna na wniosek pracownika złożony pracodawcy

W przypadku, gdy u pracodawcy nie obowiązuje porozumienie ani regulamin pracy zdalnej – może ona zostać zastosowana na wniosek zainteresowanego pracownika.

Pracodawca, co do zasady, musi uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony m.in przez:

pracownicę w ciąży,
pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności

od kiedy regulamin pracy zdalnej, praca zdalna — W szczególnych przypadkach pracodawca musi zaakceptować wniosek o pracę zdalną.

Pracodawca może takiemu pracownikowi odmówić pracy zdalnej tylko jeżeli jej wykonywanie nie jest możliwe ze względu na rodzaj pracy albo organizację pracy. O przyczynie odmowy pracodawca musi poinformować pracownika.

Zobacz także: Plan kontroli sektorowych UODO na 2024 - kto na celowniku?

Zasady okazjonalnej pracy zdalnej

Nie w każdym przypadku pracodawca będzie zainteresowany wdrażaniem, uzgadnianiem pracy zdalnej na ogólnych zasadach z pokryciem kosztów. Jednocześnie sporadyczne świadczenie pracy zdalnej w wielu firmach może być traktowane jako dodatkowy benefit dla pracowników. W takich sytuacjach interesującym rozwiązaniem będzie okazjonalne wykonywanie pracy zdalnej, w której przypadku niektóre obowiązki pracodawców zostały ograniczone.

– czytamy na portalu biznes.gov.pl.

regulamin pracy zdalnej kto musi mieć, praca zdalna — Regulamin pracy zdalnej. Zasady pracy zdalnej okazjonalnej.

Do pracy okazjonalnej pracy zdalnej nie trzeba stosować przepisów dotyczących:

uzgadniania pracy zdalnej
przyjmowania porozumienia z zakładowymi organizacjami związkowymi, wydawania regulaminu bądź w przypadku ich braku - ustalania określonych w nich zasad wykonywania pracy zdalnej w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem
obowiązków informacyjnych na temat jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której znajduje się stanowisko pracownika
składania wniosków o zaprzestanie pracy zdalnej
obowiązku pracodawcy zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycia wymienionych w projekcie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, a także zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną pomocy technicznej i niezbędnych szkoleń w zakresie obsługi narzędzi pracy (pracodawca może postanowić o zwrocie pracownikowi wykonującemu okazjonalną pracę zdalną kosztów bezpośrednio związanych z taką pracą)
wyłączenia obowiązku przeprowadzania szkoleń okresowych pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych, niezależnie od rodzaju przeważającej działalności pracodawcy.

Mimo to w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej należy stosować zasady pracy w zakresie bezpieczeństwa i higieny czy zapoznania pracownika z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego.

regulamin pracy zdalnej, kalendarz — Kwestia pracy zdalnej okazjonalnej - na co zwrócić uwagę?

Ochrona danych w branży motoryzacyjnej. Co to jest TISAX?

Obowiązki w związku z wykonywaniem pracy zdalnej

Pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikowi zdalnemu materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do pracy zdalnej.

Ustawa przewiduje także możliwość używania przez pracownika prywatnych narzędzi pracy (np. komputera) w przypadku, w którym obie strony stosunku pracy tak ustalą, pod warunkiem, że prywatne urządzenia techniczne i inne narzędzia pracy pracownika wykorzystywane przez niego do pracy zapewniają bezpieczeństwo pracy. W takim przypadku pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Regulamin pracy zdalnej. Koszt energii elektrycznej — Regulamin pracy zdalnej. Kwestia kosztów energii elektrycznej.

Poza tym pracodawca ma obowiązek:

zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do pracy zdalnej lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do pracy zdalnej, a także kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej

pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu (zawartym ze związkami zawodowymi) lub regulaminie (bądź w przypadku braku porozumienia lub regulaminu – w wydanym poleceniu albo porozumieniu zawartym z pracownikiem),

zapewnienia pracownikowi zdalnemu niezbędnych do wykonywania tej pracy szkoleń i pomocy technicznej,

umożliwienia pracownikowi zdalnemu przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowania się z innymi pracownikami i korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej (na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników).

regulamin pracy zdalnej, regulaminu pracy zdalnej — W przypadku pracy zdalnej konieczny jest przemyślany regulamin pracy.

Sprawdź nasz artykuł: Dane do umowy zlecenia — zakres i wymagania

Rozwiązania z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy

Pracodawca wobec pracownika zdalnego realizuje obowiązki wynikające z działu dziesiątego Kodeksu pracy. Są jednak pewne wyłączenia.

To na barkach pracownika wykonującego pracę zdalną spoczywa obowiązek organizowania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

regulamin pracy zdalnej, bezpieczeństwa i higieny pracy — Dbanie o to, by działać w higienicznych warunkach pracy to zadanie podwładnego, a nie firmy.

Co ważne, szkolenie wstępne BHP osób zatrudnianych do pracy zdalnej na stanowiska administracyjno-biurowe w całości może się odbywać za pośrednictwem usług telekomunikacyjnych.

Niedopuszczalne jest zlecanie w ramach pracy zdalnej prac:

szczególnie niebezpiecznych,
w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych dla pomieszczeń mieszkalnych,
związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy.

regulaminu pracy zdalnej, ocena ryzyka pracy zdalnej — Zanim określisz zasady wykonywania pracy zdalnej, musisz sporządzić ocenę ryzyka zawodowego.

Przed dopuszczeniem do pracy zdalnej pracodawca jest obowiązany do opracowania oceny ryzyka zawodowego (pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej) i na jej podstawie do sporządzenia informacji zawierającej zasady bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej i zapoznania z nią pracownika.

Informacja taka powinna zawierać:

zasady i sposoby właściwej organizacji na stanowisku pracy zdalnej
zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej,
czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej,
zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenia dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Do badania wypadku przy pracy zdalnej stosuje się odpowiednio przepisy o wypadkach przy pracy – z uwzględnieniem konstytucyjnego prawa pracownika do ochrony prywatności oraz niezakłócania miru domowego.

rodo, regulamin pracy zdalnej — Wprowadzenie regulaminu pracy zdalnej musi być oparte o przepisy RODO.

Audyt RODO - wszystko co musisz wiedzieć.

Ochrona danych osobowych

Na potrzeby wykonywania pracy zdalnej pracodawca określa procedury ochrony danych osobowych oraz, w miarę potrzeby, przeprowadza instruktaż i szkolenie w tym zakresie.

Pracownik wykonujący pracę zdalną powinien potwierdzić w formie papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z tymi procedurami. Jest zobowiązany do ich przestrzegania.

Co musi zawierać regulamin wykonywania pracy zdalnej?

W praktyce trudno uniknąć wprowadzenia regulaminu pracy zdalnej, ponieważ ta forma wykonywania obowiązków służbowych stała się już standardem w wielu branżach.

Kodeks pracy precyzuje, że w regulaminie pracy zdalnej musi znaleźć się w szczególności: określenie grupy pracowników, którzy są objęci pracą zdalną, zasady pokrycia przez pracodawcę kosztów wykonywania pracy zdalnej, zasady potwierdzania obecności na stanowisku pracy, zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Kontrola przeprowadzana jest w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika.

Ponadto w regulaminie muszą znaleźć się zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych oraz zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

przedstawicielami pracowników wyłonionymi, regulamin pracy — Regulamin pracy zdalnej. Zasady wykonywania pracy zdalnej.

Pobierz kompleksowe zasady wykonywania pracy zdalnej

Szybko i pewnie wprowadzisz regulamin pracy zdalnej dzięki pomocy profesjonalistów! Przygotowaliśmy dla Ciebie zasady wykonywania pracy zdalnej dla pracowników i współpracowników.

W pliku pod tym adresem znajdziesz kompleksowo przygotowane dokumenty, zawierające:

prawa i obowiązki Pracownika/Współpracownika oraz organizację pracy;
prawa i obowiązki Pracodawcy;
reguły pracy z dokumentacją w wersji papierowej;
reguły pracy w systemach informatycznych;
warunki korzystania z poczty elektronicznej;
reguły pracy na sprzęcie prywatnym.

lexdigital wzory praca zdalna — Regulamin pracy zdalnej z LexDigital. Pobierz wzór.

Wzory z LexDigital - szybko i profesjonalnie

LexDigital to specjaliści w zakresie ochrony danych i przetwarzania dokumentów zgodnie z przepisami. Pod tym adresem znajdziesz bezpłatną, aktualną klauzulę RODO do CV.

Poza tym nasz sklep internetowy oferuje wzory takie jak:

Zapraszamy do zapoznania się z pełną ofertą pod adresem https://lexdigital.pl/wzory/.